Tribune : Gouvernance de données et systèmes d’information durables, pourquoi maintenant ? pourquoi tout de suite ? 

1 - Gouvernance de données et systèmes d’information durables : quels liens ?

Pendant près de mille ans, la nature seule était responsable de digérer les déchets que les hommes produisaient. Cependant la concentration d’êtres humains en ville a imposé de nouvelles organisations, infrastructures et disciplines. A Paris, par exemple, c’est à Philippe Auguste, au XIème siècle, que l’on doit les premières rues pavées et les canaux, tandis qu’en 1884, le décret Poubelle obligeait la population parisienne  à utiliser un récipient dédié pour déposer ses déchets, afin qu’ils soient « proprement » ramassés par les services municipaux.
Puis, l’enjeu est devenu non plus de détruire ces déchets, mais de les recycler chaque fois que possible. Ainsi anoblis, les déchets sont redevenus matières premières, notre graal étant que notre économie ressemble à notre biosphère, apte à s’auto-régénérer. Le recyclage des déchets est aussi devenu une économie en tant que telle, qui, rien qu’aux Etats Unis, représente 236 milliards de dollars, 1,1 million de salariés et 56 000 entreprises

La gestion de l’information dans l’entreprise suit une logique très similaire. Pendant de nombreuses années, l’information n’était pas surabondante dans l’entreprise donc nul besoin de dispositifs sophistiqués pour en gérer la qualité, pour en organiser la distribution, la protection et la certification : chaque système d’information ou activité était responsable du traitement et retraitement de ses propres informations. Puis, les systèmes sont devenus plus complexes et interdépendants, les processus plus transverses, les acteurs impliqués plus nombreux et plus gourmands en information, la vitesse d’exécution plus rapide. De la même façon qu’il a fallu agir pour maîtriser la prolifération des déchets en milieu urbain, il faut mettre en place les dispositifs dédiés et transverses pour gérer l’information. Et à l’instar du principe du recyclage des déchets, certains processus de gestion de l’information devront être repensés en profondeur en tant que cycle : pourquoi, par exemple, tant de sites web imposent au client, dans son parcours, la saisie de ses coordonnées via un formulaire, sans chercher à savoir si les coordonnées dudit client ne sont pas déjà en possession de l’entreprise ? N’est-ce pas là introduire une source de pollution de plus dans un système pourtant déjà alourdi par la masse d’informations qu’il doit gérer ? Et n’est-ce pas aussi encourager ainsi le client/prospect, las de devoir renseigner sans cesse ses coordonnées, à augmenter ce phénomène de pollution en s’identifiant sous de faux noms, avec des adresses mails « poubelles » auxquelles il n’accède jamais… Le tout avec un effet dévastateur sur l’efficacité des opérations de générations de leads entrants, pourtant critiques pour le marketing.

Comme pour le traitement des déchets où les usines de traitement ne constituent qu’un des maillons du dispositif,  on aurait tort de croire que les systèmes d’information sont à même de résoudre seuls le problème : la mise en place d’outils de Master Data Management (MDM), de gestion de qualité de données est donc sans doute nécessaire, mais en aucun cas suffisante. Il faut pouvoir compter sur d’autres Philippe Auguste (les sponsors) pour en faire un enjeu d’entreprise, d’autres Préfet Poubelle (les législateurs, comme par exemple l’audit interne, le contrôle de gestion…)  pour mettre en place les dispositifs, institutionnaliser les règles et organiser leur mise en application ; il faut aussi mettre en place une « économie en tant que telle » pour traiter le sujet de manière permanente dans l’entreprise : choisir des outils adaptés, affecter des ressources dédiées, entretenir les savoir-faire…

Enfin et surtout, il faut mobiliser chacun, obtenir son engagement personnel et gérer le  changement pour y parvenir. Au même titre que l’efficacité de toute une filière de recyclage dépend de la volonté de celui qui est en début de chaîne, qui remplit la bonne poubelle avec le bon déchet, il faut du temps et de l’énergie pour que les données soient correctement renseignées et mises à jour en temps voulu dans les systèmes d’information d’entreprise. Et que chacun se sente responsable de la bonne gestion de l’information dont il maîtrise les contenus.