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Cas d’entreprise : Arrow Génériques parie sur la BI pour optimiser ses prévisions budgétaires

Début 2009, Arrow Génériques – filiale française du spécialiste de la production de médicaments génériques Arrow Generics – s’est mis en quête d’un outil décisionnel susceptible d’accompagner sa croissance et surtout ses besoins en termes de prévisions budgétaires. Après une procédure de présélection durant laquelle le groupe lyonnais s’est appuyé sur un groupe de conseil spécialisé, trois solutions se sont dégagées : le choix d’un grand nom de la BI, un développement spécifique en s’appuyant sur une SSII ou enfin un nouvel entrant, plus petit mais remplissant pleinement le cahier des charges. Cette dernière option l’a finalement emportée et l’italien Tagetik a été choisi.

Un premier projet décisionnel

Yanis Najid, directeur administratif et financier d’Arrow Génériques, s’en félicite et explique que « jusqu’à présent nous n’avions pas d'outil de BI. La plupart des rapports étaient réalisés sur un mode manuel, sous Excel. Une approche qui a vite atteint ses limites puisque nous avions un besoin croissant d’informations, tant en quantité qu’en qualité. Nous cherchions avant tout un outil pour la partie financière et notamment à des fins prévisionnelles. » Un certain nombre de critères de sélection ont été définis.

Yanis Najid – qui a piloté directement le choix – recherchait, pour ses services, « un logiciel souple pouvant s’adapter aux besoins précis de notre organisation, et un outil qui soit également très technique au niveau financier et très orienté autour des métiers de la comptabilité (gestion des charges mais également la production du bilan et sur la gestion de la trésorerie). » Le tout dans une enveloppe précise, inférieure à 100 000 euros.

Au niveau du projet lui-même, « dès le choix établi - fin avril - nous avons attaqué pour un début de chantier en juin. Le cabinet de conseil nous a alloué une personne tandis que les gens de chez Tagetik étaient deux, avec des équipes tournantes tant françaises qu’italiennes mais francophones, donc sans aucune difficulté linguistique particulière. En interne, notre contrôleur de gestion a assuré l’interface et la gestion du projet. »

Une mise en production rapide et concluante

Après avoir travaillé sur le projet durant tout le mois de juillet, Arrow Générique a laissé passer le mois d’août avant de basculer en phase de production début septembre avec un déploiement sur trois postes. Yanis Najid explique avoir « choisi d’aller vite et de tout centraliser sur la DAF avec des données qui transitent systématiquement par une personne afin de garder la main sur l’outil. » Un projet et un objectif très orientés métier donc, sur lequel la direction informatique n’est pas intervenue. Selon Yanis Najid, chez Arrow Génériques, l’équipe informatique « est surtout concentrée sur la gestion du parc et le support. Le choix a été de se concentrer à 100% sur le besoin fonctionnel et la DSI n’est intervenue ni à ce niveau ni dans le déploiement »
Une option qui a permis de mettre très rapidement en œuvre la solution tout en s’assurant qu’elle serait opérationnelle dès l’automne, pour répondre aux besoins en matière de préparation du budget 2010. Yanis Najid affirme que « sur le budget 2010 – en cours de constitution – on devrait diviser par deux le temps nécessaire à y consacrer. Le processus prévisionnel est donc plus court et plus fiable et on va pouvoir multiplier les points intermédiaires. »