Déployer un ERP Cloud est rapide, mais « hâtez-vous lentement » quand même

Déployer une ERP Cloud est beaucoup plus court qu’un déploiement sur site. Il est tentant de sauter des phases préliminaires qui peuvent pourtant améliorer les processus métiers et donner tout son sens au SaaS.

Extrait du Guide Essentiel :

ERP pour PME : le Cloud, l'option idéale ?

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Selon une étude de Mint Jutras, deux tiers des entreprises manufacturières, de la distribution et des services considèrent (à plus ou moins long terme) l’idée de passer à un ERP en mode Cloud (SaaS) comme option dans un futur déploiement. Mieux, quelles que soient leurs tailles, la moitié l’envisage comme premier choix.

Mais migrer vers le Cloud ne simplifie pas automatiquement l’ERP. En particulier quand on passe par une étape de cloud hybride.

Et plus généralement va vitesse peut être trompeuse.

« Nous avons déployé un nouvel ERP en mode SaaS en six semaines », explique par exemple un industriel interrogé par Mint Jutras. « Nous l’avons fait trop vite ».

Une de ses erreurs a été de ne pas regarder ce qui pouvait être amélioré dans les process grâce au nouveau système. « Nous n’avons pas pris le temps de bien comprendre ce que nous étions en train de faire ».

Un temps réduit est également un handicap pour remonter les demandes des utilisateurs et s’assurer de l’adoption du nouvel ERP.

La vérité est qu’un changement d’ERP est un changement d’ERP. Sur site ou dans le Cloud, la logique devrait être la même. Même si de nombreuses personnes ne veulent pas le dire (ou l’entendre), la phase préparatoire reste critique dans tous les cas de figure, rappelle Frank Scavo, président du cabinet de conseils californien Strativa Inc.

« Vous n’avez pas à évaluer une infrastructure et à acheter du matériel. Mais pour le reste c’est pareil », explique-t-il. Il est important de faire une carte des processus métiers sur un tableau ou avec n’importe quel outil de visualisation graphique pour identifier où et quelles améliorations peuvent être réalisées grâce au Cloud.

« Il est à peu près sûr que vos métiers sont contraints par vos systèmes sur site », parie Frank Scavo. « Or le Cloud est plus flexible, il permet de faire des choses plus avancées ». Bien comprendre ces opportunités est un élément central d’un tel projet.

« Le re-enegenring » de processus opérationnels peut certes être long et douloureux. Mais si vous ne le faites pas, la plupart de l’intérêt du projet s’envolera en même temps que l’infrastructure.

Idéalement, une plateforme Cloud facilite l’intégration avec des add-ons ou des APIs qui permettent de connecter le système à des applications tierces. Penser cette ouverture peut être très fructueux.

Dans ce cadre, « l’agilité est très important », avance pour sa part le président de Mint Jutras. « Tout ce que vous savez avec certitude, c’est que demain sera différent d’aujourd’hui. Peut-être juste un petit peu différent. Ou peut-être très différent. Mais il sera différent ». Les produits, les services, les clients, l’industrie et même les buisness models peuvent changer. La priorité est donc de s’assurer que l’on n’est pas plombé par un ERP qui sera trop peu réactif ou pas assez modifiable et adaptable.

Centraliser, consolider et nettoyer les données (Master Data Management) pour avoir des informations de qualité et une seule version de la vérité est une autre étape indépassable. « Si vous ne le faites pas, votre passage au Cloud sera un échec », prédit Frank Scavo.

Vient ensuite la délicate question du calendrier. Quel processus et quelles données migrer en premier ? Une bonne réponse, d’après Mint Jutras, est de commencer par ceux qui peuvent donner le plus rapidement des retours positifs et des améliorations tangibles.

Par exemple, si les opérationnels se plaignent de ne pas pouvoir travailler correctement à cause d’un mauvais système de gestion d’un entrepôt, ou à cause de procédures manuelles qui pourraient être automatisées, commencer par là peut donner une impulsion pour la suite.

« Cherchez où vous pouvez avoir le plus de bénéfices avec le moins d’efforts et de changements pour les métiers », conclue Mint Jutras. L’intuition première (mais fausse) serait de faire l’inverse en cherchant à résoudre tout de suite, grisé par un déploiement rapide, des problèmes profonds et anciens. Mais ces problèmes sont souvent complexes et transverses. Ils résisteront. Une approche modulaire, et fonction par fonction, sera a priori plus efficace sur le long terme.

Comme l’écrivait le poète français Nicolas Boileau, « hâtez-vous lentement, et sans perdre courage, vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage : polissez-le sans cesse et repolissez-le ». Un conseil qui s’applique particulièrement bien aux ERP Clouds.

Dernièure mise à jour de cet article : juillet 2017

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