La SNCF opte pour un SIRH hybride HR Access / Talentsoft

L’opérateur français de chemin de fer a franchi une nouvelle étape dans la refonte de son SIRH. Celui-ci a choisi HR Access pour ces processus administratifs et Talentsoft pour gérer les compétences de ses collaborateurs et sa bourse aux emplois. Un projet qui touche 250 000 personnes.

Depuis 2011, la SNCF est engagée dans la refonte de son système d’information RH. Le groupe, qui compte 250 000 collaborateurs, est passé d’une approche « sur-mesure » à une approche qui mêle aujourd’hui progiciels et Saas. « Le SIRH de la SNCF était constitué de multiples briques toutes développées sur mesure et créées pour répondre aux spécificités de l’activité de la SNCF », rappelle Delphine Comolet, Directrice de projet au sein de la DRH SNCF Mobilités. « Les technologies de ces applications sont devenues aujourd’hui obsolètes.

Par exemple, notre bourse à l’emploi interne avait été développée voici 10 ans maintenant, dans une technologie qui n’existe plus. Une application que plus personne ne sait maintenir maintenant. Nous disposions de beaucoup d’outils, mais ceux-ci ne communiquaient pas entre eux, plantaient assez souvent et nous coutaient très cher en termes de maintenance. » Depuis 2008, la SNCF s’est rapproché de HR Access, entité qui appartient aujourd’hui à Sopra HR Software et les premiers déploiements de la solution HR Access à la SNCF ont eu lien en 2011.

Delphine Comolet

Une plateforme que la RH du groupe a souhaité compléter par l’offre Saas de Talentsoft sur certains processus. « Nous composons notre SIRH en arbitrant nos choix entre des modules HR Access et des modules Talentsoft », explique Delphine Comolet. HR Access gère le volet paie / formation ainsi que le recrutement externe, tandis que la gestion de carrière, les entretiens individuels et la mobilité interne sont gérés via Talentsoft.

« En ce qui concerne le Saas, nous avons montré la voie. Le choix de Talentsoft était l’une des premières utilisations du Cloud par la SNCF », ajoute la directrice de projet. « L’interfaçage à nos autres applications était un pré-requis important pour nous. Nous voulions avoir véritablement les mêmes informations d’une application SIRH à une autre.

Pour les données administratives, Talentsoft est alimenté par HR Access sur lequel notre paie a été basculée en janvier. Ce fut un gros projet qui s’est bien déroulé et assure maintenant la paie des collaborateurs de la SNCF. Il a été interfacé avec Talentsoft, à l’exception d’une petite donnée. Ce projet d’interfaçage a été bien mené. D’autres petits outils gravitent autour de cela, mais l’ossature du SIRH est là. »

Un premier pilote mené auprès des 50 000 cadres de SNCF Voyages

Le déploiement de Talentsoft à la SNCF a été précédé d’un premier projet pilote, mené chez SNCF Voyages, l’entité en charge du TGV. Le périmètre du projet ne représentait alors que 2 500 personnes.

« Ce projet était un peu le baptême du feu pour Talentsoft, car nous avions des spécificités. Nous avons dû adapter certains processus, pour le volet gestion de carrière et de mobilité interne. Je m’occupe de ces deux processus et, après le pilote, nous avons décidé de les déployer sur une cible de 50 000 personnes, c'est-à-dire l’ensemble des cadres et des agents de maîtrise. »

Tous les cadres de l’entité ont la possibilité de mettre en ligne leur CV, c'est-à-dire leurs diplômes, les langues parlées, etc. « Le suivi de carrière a été un gros challenge pour Talentsoft car la SNCF connaît un fort turn-over interne. Les agents restent 35 à 40 ans dans l’entreprise, mais ils sont amenés à changer de poste tous les 4 à 5 ans. Une personne peut ainsi avoir un parcours professionnel très riche : aller sur le terrain, faire des RH, du contrôle de gestion, revenir sur le terrain, prendre un poste en direction, etc. Il est important pour les conseillers carrière qui accompagnent les cadres tout au long de leur parcours professionnel de savoir ce qu’ils ont peu faire avant leur poste actuel. Avoir un historique de poste complet dans l’outil est important pour nous, d’autant plus que les personnes évoluent dans l’entreprise selon des grilles bien précises que nous devons observer. Pour Talentsoft, ce fut un challenge, car ils ont du intégrer 4 millions de lignes. Un vrai défi pour leur équipe technique. »

Autre processus RH de la SNCF porté sur la plateforme Talentsoft, la cérémonie des entretiens annuels, les EIA. « Nous réalisons maintenant nos entretiens annuels sur cette plateforme. Nous l’avons réalisé cette année pour la deuxième fois à l’aide de cette plate-forme. Nous nous demandions si les gens allaient franchir le pas et au final, ça a très bien marché. Notre objectif a été atteint. »

La première expérimentation a eu lieu entre la fin de l’année 2012 et début 2013, sur un périmètre de 33 000 personnes. Le taux de remplissage des formulaires en ligne a alors atteint 91%. La deuxième campagne, menée début 2014, a été réalisée auprès de 50 000 personnes. Le taux a atteint 95%, ce qui met en exergue la bonne adhésion des cadres de la SNCF à ce processus en ligne.

« Nous nous sommes systématiquement placés du côté de l’utilisateur avec la volonté de leur faciliter au maximum l’utilisation de la plateforme. Le fait qu’ils puissent retrouver facilement leurs entretiens, que les objectifs soient repris d’une année à l’autre permet d’éviter les ressaisies en tout genre et les envois par email. L’outil a apporté un vrai gain de temps pour ses utilisateurs. »

En outre, l’application Talentsoft est accessible via le Web, notamment sur tablette, un atout important pour l’adoption de la solution, selon Delphine Comolet : « L’application est accessible sur tablette via le Web. L’un des plus qui nous intéressait dans la solution Talentsoft, c’est cette simplicité d’accès, car beaucoup de cadres sont amenés à se déplacer. Pouvoir relire les entretiens individuels, pouvoir les valider sans être à son bureau est un vrai plus. »

Une bourse aux emplois ouverte à 150 000 personnes

Autre applications RH de la SNCF aujourd’hui portée par Talentsoft, la bourse aux emplois. Celle-ci n’a rien d’anecdotique puisqu’elle s’adresse à l’ensemble des collaborateurs de la SNCF, soit potentiellement 150 000 personnes sur le périmètre actuel. Ce sont environ 4 000 offres de postes qui sont proposées en permanence aux collaborateurs de l’entreprise.

« Nous avions deux outils auparavant, selon que le collaborateur était cadre ou non cadre. Pour ces derniers, il s’agissait essentiellement d’un tableau informatisé des offres. Ils sont maintenant rentrés dans le processus totalement dématérialisé des candidatures. Pour accompagner les agents en déplacement qui ne sont pas en permanence derrière un ordinateur dans un bureau, nous sommes en train de mettre en place l’application mobile. Tout agent qui dispose d’un smartphone pourra se connecter à distance sur la bourse à l’emploi. En outre, dans certains de nos ateliers sont disposées des bornes pour permettre aux agents qui ne disposent pas d’ordinateur et de smartphone de consulter certaines applications. »

Cette bourse à l’emploi doit être ouverte au niveau groupe d’ici la fin de l’année 2015. Elle s’adressera alors aux 250 000 collaborateurs. Quant à une fusion des données RH de l’ensemble des entreprises du groupe, le projet n’est pas encore à l’ordre du jour, même si Delphine Comolet évoque cette piste : « Nous aimerions bien ouvrir l’ensemble de la plateforme aux 250 000 collaborateurs du groupe, mais un projet d’une telle ampleur va demander du temps. Geodis, l’une de nos principales filiales, vient de signer avec Talentsoft tandis que Keolis a choisi SuccessFactors. A partir du moment où nous avons les mêmes outils ou des outils de même génération, nous pouvons commencer à réfléchir à une gestion de carrière et une mobilité au niveau groupe, même si nos métiers sont parfois différents. »

Dernièure mise à jour de cet article : mai 2015

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