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Office 365 : quatre outils pour ne pas regretter SharePoint

Pour convaincre les entreprises de quitter SharePoint, Microsoft a développé des outils de collaboration qui améliorent les capacités de base dans Office 365.

Nombreuses sont les grandes organisations qui donnent encore leur préférence à SharePoint pour leur collaboration et leur gestion de contenus (EIM). Elles l'utilisent à la fois pour stocker et accéder aux fichiers (comme un EFSS), pour automatiser les workflows documentaires, pour créer des formulaires et/ou pour afficher des tableaux de bord BI.

Pourtant, Office 365 propose à présent nombre de ces fonctionnalités de SharePoint, qui ne sont donc plus l'apanage de la plateforme que Microsoft tente de mener doucement mais sûrement vers la retraite.

En voici quelques unes qui se répartissent en quatre catégories.

1. Services de collecte de données et de formulaires

Microsoft a mis à jour et amélioré PowerApps - un outil qui permet aux utilisateurs non techniques de créer des applications mobiles et des modèles interactifs - après avoir annoncé son intention de cesser de prendre en charge InfoPath, un outil de création de formulaires de données qui s'appuie sur XML dans SharePoint.

PowerApps inclut des fonctionnalités similaires à celles d'InfoPath, mais c'est une solution autonome indépendante de SharePoint et plus conviviale pour les utilisateurs mobiles. Tandis que SharePoint fournit des formulaires personnalisés à l'aide de listes pour collecter des données commerciales, PowerApps permet aux formulaires d'interagir avec le matériel des appareils mobiles tels que les caméras et le GPS, permettant ainsi aux utilisateurs de capturer ces informations en une seule touche.

2. Automatisation de workflow

SharePoint permet d'automatiser les processus métier tels que l'approbation des documents, les notifications par e-mail et la création de documents. Cependant, la capacité d'interagir avec des sources externes est limitée et les développeurs créent fréquemment des solutions de contournement personnalisées.

Au lieu de mettre à jour SharePoint, Microsoft a introduit Microsoft Flow, un outil d'automatisation de workflow qui interagit avec les documents SharePoint et se connecte aux services en ligne tels que Facebook, Twitter, Slack, Dropbox et Office 365.

3. Espaces de travail collaboratif

Office 365 Groups et Microsoft Teams sont les nouvelles plates-formes de collaboration mises en avant par Microsoft.

Elles peuvent stocker des documents partagés, gérer des calendriers, partager des actualités et assigner des tâches aux utilisateurs, en remplacement de SharePoint.

Teams offre également des capacités de communication en temps réel, avec des espaces de réunion virtuels pour collaborer à base de messages instantanés, de conférences audio et vidéo.

4. Tableaux de bord et Business Intelligence

PerformancePoint de SharePoint permet de créer des tableaux de bord et des rapports, ce qui séduit de nombreux responsables métier ou d'unités opérationnelles.

Mais aujourd'hui, de nombreuses fonctionnalités de PerformancePoint existent aussi dans Power BI, l'outil de visualisation des données d'Office 365.  Et contrairement à PerformancePoint, Power BI fournit aussi des dashboards via une application mobile dédiée et offre davantage de connecteurs aux services en ligne comme Twitter, Google Analytics, Microsoft Dynamics... ou SharePoint Online.

Dernière mise à jour de cet article : mars 2019

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