Cet article fait partie de notre guide: Guide de migration vers Office 365

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les licences entreprises d’Office 365

Le modèle par abonnement permet de choisir une licence Office 365 adaptée à sa taille et surtout à ses besoins. Encore faut-il bien comprendre les différents plans.

Lorsqu'un nouveau client s'inscrit à Microsoft Office 365, il doit décider quelles licences acheter. Un coup d'œil à la page des plans et des prix révèle un éventail vertigineux d'options pour les PME, les entreprises, les gouvernements, les établissements d'enseignement, les organismes à but non lucratif et même les particuliers.

Il existe deux catégories de plans de licence Office 365 pour les entreprises : Business et Enterprise. Les plans Business Office 365 sont disponibles pour un maximum de 300 utilisateurs (seats), et les plans Office 365 Enterprise ont un nombre illimité de places. D'autres plans spécifiques sont disponibles, tels que les plans Exchange Online qui ne fournissent qu'une boîte aux lettres, mais cet article, nous nous en tiendrons uniquement aux plans Office 365 qui fournissent une suite complète de logiciels et de services.

Mais même au sein des options Entreprise et Business, il y a beaucoup d'options à évaluer. Une entreprise peut choisir de ne licencier que les applications Office elles-mêmes, jusqu' à la gamme complète des services Office 365 et des fonctionnalités professionnels.

Licences Office 365

Avant de nous pencher sur ce que ces options fournissent réellement en termes de logiciels et de services, passons en revue quelques points généraux sur la licence Office 365.

Un plan Office 365 commence par une seule licence. De là, l'entreprise peut acheter n'importe quel nombre de licences dont elle aura besoin d'un mois à l'autre, y compris en mélangeant des licences différentes pour répondre aux besoins de chaque utilisateur. Si vous n'avez besoin que de Microsoft Visio pour cinq membres sur les 100 comptes pour votre personnel, vous pouvez n’acheter simplement cinq licences Visio. Vous pouvez également augmenter ou diminuer vos licences à mesure que vos effectuent fluctuent. Besoin d'une boîte aux lettres à court terme? Achetez une licence pour une personne et annulez-la lorsqu'elle part à la fin du projet.

Ce modèle de licence flexible présente des avantages considérables, mais il est également assorti de certaines mises en garde.

Si vous annulez la licence d'un utilisateur, toutes ses données stockées dans les services Office 365 sont, à terme, supprimées. Le processus de suppression n'est pas instantané, avec des délais de grâce qui varient d'un service à l'autre, ce qui vous permet d'inverser une erreur, mais en général, les administrateurs doivent comprendre que quand vous ne payez plus la suppression n’est pas loin. Il y a toutefois une exception (lire plus bas).

Les forfaits Business Essentials et Business Premium fournissent une gamme de services IT dont la plupart des entreprises ont besoin, tels que les boîtes aux lettres Exchange Online, la messagerie instantanée et les conférences avec Skype for Business et OneDrive for Business. Mais les plans Business manquent de fonctionnalités importantes, telles que eDiscovery, l'archivage illimité des courriels et l'intégration de la messagerie vocale.

A l’inverse, le top des plans Enterprise, connu sous le nom de E5, comprend des fonctionnalités comme la possibilité de diffuser Skype jusqu' à 10 000 personnes et même l'option de remplacer votre système téléphonique par un central téléphonique en cloud privé cloud. Même une entreprise qui a peu de personnel pourrait avoir besoin de ces caractéristiques.

Économisez sans sacrifier les communications

Bien sûr, même avec une facturation flexible par utilisateur, les options d’Office 365 s'additionnent. Certaines organisations commencent à chercher à réduire les coûts. Voici des moyens rapides de vous assurer que vous ne payez pas trop.

Le moyen le plus simple de réduire la consommation inutile de licences est d'utiliser le bon type de boîte aux lettres. Les boîtes aux lettres partagées, les boîtes aux lettres groupées et les boîtes aux lettres de salle de réunion ne consomment pas de licence. Certains nouveaux clients d'Office 365, en particulier ceux qui migrent à partir d'environnements sur site, ont tendance à ignorer ce que sont boîte aux lettres "partagée", et à les considérer incorrectement en tant que boîte aux lettres utilisateur. Par conséquent, ils finissent par payer plus de licences que nécessaire. Entreprenez donc un audit de vos boîtes mails pour vous assurer que vos licences correspondent bien à votre utilisation réelle.

Une autre amélioration rapide est possible en gérant mieux les départs. Inévitablement, le personnel d'une organisation va et vient, et vous devez décider quoi faire avec les données de la boîte aux lettres de l'utilisateur. Je vois souvent des administrateurs qui convertissent de vieilles boîtes aux lettres en boîtes aux lettres partagées afin qu'ils puissent supprimer la licence, mais ce n'est pas la bonne façon faire. La conversion vers une boîte aux lettres partagée fait en sorte que Office 365 supprime la boîte aux lettres d'archive associée, s'il en existe une. De plus, la conversion à une boîte aux lettres partagée ne préserve pas les données d'une suppression délibérée ou accidentelle. La bonne action consiste à transformer la boîte en une boîte inactive, en la bloquant avant que l'utilisateur Office 365 ne soit supprimé. La boîte aux lettres est alors conservée indéfiniment, sans consommer de licence Office 365. Cette gestion des boîtes aux lettres inactives est disponible pour les plans d'entreprise E3 et supérieurs, mais pas pour les plans Business.

Le licensing d’Office 365 est complexe, mais il peut être plus facile à gérer une fois que vous comprenez les besoins de votre entreprise.

Achetez toujours des plans de licence Office 365 fondés sur les caractéristiques et non sur le nombre de sièges/utilisateurs. Sachez également que si vos besoins évoluent avec le temps, les abonnements Office 365 vous permettent de modifier les licences en fonction de vos nouvelles exigences.

Dernière mise à jour de cet article : octobre 2017

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