Comment l’OCDE a entamé sa transformation en consolidant ses bases de données

L’organisation internationale a consolidé les données de 16 bases de données dans MarkLogic afin de favoriser le partage d’informations entre pays-membres. Les technologies natives de base XML, Search et sémantique ont été déterminants.

L’OCDE a posé avec MarkLogic les premières pierres qui formeront la fondation de la transformation numérique de l’institution. Dans le cadre de son vaste programme « 21 for 21 » qui liste 21 propositions portant l’organisation internationale vers la numérisation de ses processus, l’OCDE a déployé une vaste plateforme unifiée d’accès au contenu qui forme la première application de ce programme. Nom de code : O.N.E pour OECD Environment Network. Fondation de l’édifice : la base de données MarkLogic.

Concrètement, l’organisation souhaitait fédérer l’ensemble de ses vieux systèmes (réunis sous la bannière OLIS) qui fournissait aux experts, partenaires et autres délégués des pays-membres de l’institution les informations issues des différents comités. En tout, 15 systèmes en silo et en place depuis 18 ans. Ces documents étaient jusqu’alors stockés dans 16 bases de données distinctes.  L’OCDE s’appuyait par exemple sur Vignette pour la gestion documentaire. Certains étaient certes interconnectés, mais globalement les architectures sont trop hétérogènes (et implémentées à des époques différentes) pour garantir une interconnexion standard. « Ce programme nous a donnés l’opportunité d’avoir un regard nouveau sur ce que nous devions réaliser et bâtir pour notre avenir », explique Omar Baig, directeur exécutif par intérim à l’OCDE.

L’idée était donc de construire une plateforme centralisée « vers laquelle convergent membres, partenaires et secrétaires de l’OCDE pour y trouver les informations qu’ils souhaitent, et non pas qu’ils aient à les rechercher dans plusieurs systèmes ». O.N.E vise ainsi à réunir les participants externes à l’organisation et les forces vives en interne, les secrétaires – cette partie est en cours de développement. En clair, un hub centralisé dont la vocation est de favoriser la découverte et le partage d’informations.

Parmi les informations proposées, on retrouve à la fois des données structurées et non structurées qui apportent du contexte. « Quelque 40 000 fonctionnaires des ministères du monde entier ont un accès sécurisé à une gamme complète d’informations (détails des événements, archivage de documents, publications et statistiques) », ajoute MarkLogic.

XML, Search et technologies sémantiques

Pour soutenir cette base unifiée, O.N.E dispose de plusieurs composants cœurs qui forment l’épine dorsale des services proposés. Cela comprend d’abord un moteur de recherche classique (ONE Search) ainsi qu’un moteur de découverte de données (ONE Site). Celui-ci a été développé en collaboration avec la société française TEMIS, spécialiste des technologies sémantiques. « Cela apporte une vue globale du contenu en créant des relations entre documents », note-t-il. Le moteur sémantique joue ici un rôle clé : il favorise l’interconnexion des documents en proposant des enrichissements, eux-mêmes entraînant l’ajout de méta-données pour une meilleure recherche et une meilleure classification.

Dans l’architecture globale nommée FAST, les données sont passées au travers d’un bus d’événements en temps réel, qui vient capter le contexte (et donc des données non structurées) autour des documents. Omar Baig évoque par exemple les nombreux passages des partenaires et membres des comités dans l’OCDE. « Quelles sont les réunions auxquelles ils vont assister, quels documents sont-ils en train de lire, quels sont leurs centres d’intérêt ? Des suggestions de contenu leur sont également proposés (un moteur de recommandation a en effet été couplé à cet édifice, NDLR)», explique-t-il. Le tout est converti en documents XML versés dans MarkLogic, pour finalement établir un profil. Dans l’architecture d’O.N.E, « MarkLogic fait office d’un super-index », précise un responsable de l’organisation internationale.

La plateforme, déployée sur un environnement Windows – et hébergée dans le datacenter de l’OCDE à Paris -  a été développée en 5 mois en s’appuyant sur les méthodes agiles, avec un objectif de 2 livrables tous les 6 mois, argumente Omar Baig. « L’intégration d’outils natifs dans MarkLogic nous a aidés à accélérer les développements », souligne-t-il. La combinaison de technologies sémantiques, associées à un repository XML et un moteur de recherche natif a permis de ne pas s’appuyer sur d’autres outils tiers.

Pour l’OCDE, la mise en place de O.N.E couronne également un programme de ré-organisation mis en musique par Omar Baig pour assurer la transformation numérique de l’institution. Cette ré-organisation a été mise en place pour favoriser les collaborations et le co-développement de cette stratégie, car « ce n’est pas qu’une affaire d’IT », souligne-t-il.

Cela a contribué à la création et à la réorganisation d’un nouveau département IT, Business Digital Practices. « L’idée était de créer une nouvelle mentalité », assure-t-il. De cet élan sont nées 8 équipes (nommées donc Digital Practices) : work management (dédié à l’amélioration des processus au sein de Secretariat), content management (gestion de contenu), knowledge management (création et diffusion des connaissances), network management (collaboration avec l’extérieur), evidence management (statistiques), dissemination management (la publication des études et documents), ressource management (gestion financière) et operations management (parc IT, immobilier). De cette collaboration inter-département est née le plan de transition vers le numérique et la création de O.N.E.

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