Cet article fait partie de notre guide: Le catalogue de données, un pilier de la gouvernance

Gouvernance de données : quelles sont les priorités pour bien choisir son outil

Evaluer et sélectionner un outil de gouvernance de données ne dépend pas que des fonctions, mais aussi des cas d’usage.

On connait tous l’expression « comparer des pommes et des oranges » pour illustrer la difficulté de comparer deux choses qui ne sont pas vraiment comparables. Cela est encore plus compliqué lorsqu’on évoque la question des outils de gouvernance des données.

En général, les entreprises décident d’y avoir recours pour s’assurer un bon usage des données et surtout que ces données apportent de la valeur au métier. Toutefois, choisir le bon outil peut s’avérer complexe, étant donné les différences de couvertures fonctionnelles et de philosophies des éditeurs sur la question. Dans certains cas, des éditeurs peuvent proposer la même fonction, mais avec une approche opposée.

Résultat, il faut identifier très tôt les cas d’usage et les fonctionnalités jugées indispensables. A cela s’ajoute une autre dimension : ne pas centrer son choix sur les seules fonctions, mais aussi sur la valeur apportée. Si un glossaire est indispensable dans la mise en place du projet, il faut être sûr que son utilisation est acceptée, en amont de l’achat d’un outil de gouvernance des données. Mais au final, sans parvenir à démontrer la valeur d’une telle démarche sur le court terme, et quel que soit le produit, il sera difficile d’obtenir le financement et le soutien du management.

Fonctions : il faut établir des priorités

Pour vous accompagner à établir une liste des fonctions les plus importantes, nous avons énuméré les éléments susceptibles d’entrer dans votre spectre.

Artifacts. Tous les outils de gouvernance de données doivent pouvoir gérer les artifacts clés, comme les glossaires ou les modèles de données, essentiels pour la cohérence des données. C’est en général la première fonction supportée par les solutions. Cela est ici obligatoire.

Dans votre quête du bon outil, il convient de chercher un logiciel qui puisse identifier et suivre les opérations de création, lecture, mise à jour et suppression. Considérez également les fonctions de découverte de données, ainsi que les possibilités autour des métadonnées. Une autre fonction très utile est la capacité à pouvoir gérer les relations entre les données, via des principes de hiérarchie et de taxonomie. Enfin, un outil de gouvernance de données peut également permettre de classer les données selon leur usage ou leur pertinence.

Gestion des données. Rappelez-vous que la gouvernance des données correspond finalement à contrôler la gestion des données. C’est le second groupe fonctionnel à évaluer en priorité. Recherchez des outils avec les fonctions suivantes :

  • Gestion de la qualité des données, avec des règles de qualité, du profiling et du reporting ;
  • Cycle de vie des données-maîtres et données de référence ;
  • Déplacement des données et traçabilité ;
  • Découverte des données ;
  • Journalisation des modifications effectuées sur les métadonnées, les modèles de traçabilité et les glossaires ;
  • Support des changements en cascade ;
  • Exposer les métadonnées pour être utilisées dans des outils tiers ;
  • Représentations graphiques de la traçabilité.

Autres artifacts. Même si toutes les solutions de gouvernance de données supportent les données structurées stockées en ligne et colonnes dans des tables de bases de données, beaucoup de documents doivent aussi être pris en compte. Cela est rarement pris en compte en priorité, mais la plupart des entreprises ont des données non structurées à gérer.

Il convient ici de considérer des outils qui supportent la classification de documents et leur cycle de vie.

Opérations de gouvernance. Identifiez un outil avec les fonctions suivantes :

  • Gérer des rôles de gouvernance et les responsabilités (qui est par exemple le data steward) ;
  • Structuration des programmes de gouvernance (groupes de travail, par exemple) et suivre l’activité des membres ;
  • Définition et contrôle de SLA ;
  • Pouvoir définir des politiques d’approbation.

Gestion de workflow. La collaboration est au cœur de tous processus opérationnels liés à la donnée. Par exemple, initier un cycle de révision et approbation sans avoir recours à des workflows et à de la collaboration peut être une procédure lourde. Les workflows peuvent être utilisés pour accélérer et opérer des processus de MDM (Master Data Management), contrôler la qualité des données et gérer les problèmes de gouvernance. Cela est également clé pour bâtir et entretenir un programme de gouvernance. Les workflows sont également très utiles dans la coordination d’équipes et dans le processus de prise de décision.

Ces outils apportent des fonctions suivantes :

  • Définir et gérer des workflows pour la collaboration ;
  • Gérer des niveaux de permission ;
  • Supporter différents processus d’approbation ;
  • Suivre les avancées du programme de gouvernance des données.

Alignement métier. La gouvernance des données est plus un projet centré sur le métier qu’un réel projet IT.  Vous devez donc être aligné sur les métiers. Toutefois, si cela est un élément essentiel, ce n’est pas la première fonction recherchée par les entreprises. En fait, la plupart du temps, un simple tableur peut suffire.

Voici une liste des fonctions :

  • Documentation et hiérarchisation des processus métier ;
  • Contrôle des programmes et stratégies métier ;
  • Calcul de la valeur métier de la donnée et si cela correspond aux objectifs ;
  • Mesurer les avancées et l’efficacité dans un tableau de bord.

Réduire la liste des outils à prendre en compte

Une fois la liste des fonctions établie, vous pouvez identifier une catégorie d’outils à utiliser. Pour répondre à tous vos besoins, il se peut que vous ayez à acheter plusieurs outils – dans plusieurs catégories : des outils de gestion de données traditionnels, de qualité des données, de gouvernance par exemple.

Voici quelques questions à vous poser qui permettront de faire le tri.

D’abord, comment sont-ils proposés ? Votre entreprise préfère-t-elle les déploiements sur site ou dans le Cloud ? Avez-vous besoin de fonctions liées à la mobilité ? De quels types de connecteurs avez-vous besoin ?

Recherchez-vous un outil qui prenne en compte les environnements Big Data ? Certains outils de gouvernance fonctionnent bien en ce sens, mais pas d’autres. Quel type de reporting propose l’outil ? Parfois cela peut faire défaut à certains produits.

Obtenez enfin un premier niveau de tarification en gardant à l’esprit que certains outils sont disponibles en option. Ce peut être la fonctionnalité que vous recherchez, mais elle ne peut être accessible qu’à un prix exorbitant. Il convient enfin de prendre en compte le support et la formation proposés par l’éditeur. 

Dernière mise à jour de cet article : septembre 2017

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