Office 365 vs Exchange 2013 : avantages et inconvénients

Avant de mettre à niveau votre messagerie, il convient de peser les pour et les contre d'Office 365 par rapport à ceux d'éventuels déploiements Exchange 2013, ou hybrides. En voici un récapitulatifs.

Lorsque vous évaluez la possibilité d'une migration de votre messagerie, rappelez-vous que l'importance des facteurs varie d'une entreprise à l'autre. Aussi convient-il de pondérer chaque avantage et inconvénient en fonction de ce qui est le plus important dans votre cas.

Sachant qu'Office 365 va continuer à se développer et à s'enrichir de nouvelles caractéristiques, il est intéressant de consulter les articles du wiki sur le sujet pour déterminer si certains aspects rendant le produit moins attrayant au départ ne seraient pas améliorés par une mise à jour dans un délai raisonnable.

Exchange 2013 sur site : avantages et inconvénients

Le tableau 1 détaille les avantages et les inconvénients liés à l'administration d'un environnement Exchange 2013 sur site, dans le cas où vous décideriez d'opter pour ce type de mise à niveau.

Tableau 1. Avantages et inconvénients d'un déploiement Exchange 2013 sur site.

Exchange 2013 sur site : avantages et inconvénients

Avantages

Inconvénients

Vous disposez d'un contrôle total sur votre environnement, qu'il s'agisse du matériel, des logiciels, des sauvegardes ou de la récupération. Vous contrôlez également l'affectation des quotas sur les boîtes de messagerie et sur le transport : vous spécifiez, par exemple, la taille de la boîte aux lettres de chaque utilisateur, ainsi que celle des messages reçus et envoyés. Vous avez par ailleurs le contrôle sur tout produit tiers que vous souhaitez intégrer à votre environnement de messagerie.

Cette approche peut s'avérer plus coûteuse qu'une solution en Cloud du fait que vous détenez et administrez l'ensemble du matériel et des logiciels. Parallèlement, vous devez conserver un niveau élevé de compétences internes, particulièrement si vous avez déployé un environnement à haute disponibilité réparti sur plusieurs datacenters. L'exploitation d'une infrastructure à haute disponibilité impose de maîtriser les aspects suivants : administration réseau, gestion de clusters Windows, relecture des journaux de base de données Exchange, accès client résilient et serveurs de transport.

Les données de vos courriers électroniques sont totalement à portée de vue ; vous savez où elles se trouvent et qui y a accès. Vous contrôlez intégralement la sécurité au sein de votre environnement.

Le fonctionnement de plusieurs serveurs Exchange en interne accroît l'empreinte carbone globale de votre entreprise. En effet, vous devez alimenter et refroidir chacun des serveurs, ainsi que l'équipement réseau associé.

Vous pouvez programmer librement vos propres fenêtres de maintenance pour les mises à niveau. Vous avez donc un contrôle total sur la disponibilité.

Vous devez assurer la maintenance de l'environnement et effectuer toute la planification nécessaire pour transiter entre les mises à jour cumulatives.

Vous disposez de toutes les fonctions et caractéristiques associées d'Exchange 2013.

Dans les scénarios sur site, les accès sont souvent plus rapides car l'infrastructure est proche de la base d'utilisateurs.

Avantages et inconvénients d'Office 365

Le tableau 2 donne un aperçu des avantages et des inconvénients d'un environnement de messagerie en Cloud, pour le cas où vous souhaiteriez transférer votre messagerie sous Office 365.

Tableau 2. Avantages et inconvénients d'un environnement Office 365.

Avantages et inconvénients d'Office 365

Avantages

Inconvénients

Vous diminuez l'ensemble de vos dépenses en capital et de vos frais de fonctionnement sur le matériel et les logiciels.

Techniquement, vous perdez le contrôle de vos données, ainsi que de leur gestion, à partir du moment où elles sortent de votre champ de vision.

Vous diminuez vos frais constants d'administration et de personnel.

Si votre organisation impose des règles strictes de protection des données, certains courriers électroniques sont déjà acheminés et stockés d'une certaine manière. En migrant vers Office 365, vous risquez de ne plus pouvoir garantir les mêmes conditions. En effet, vos données pourraient être réparties sur de nombreux datacenters dans le monde.

La disponibilité est garantie à 99,9 % avec un système d'indemnisations financières.

Si vous devez intégrer d'autres systèmes métier à votre environnement, vous pouvez vous trouver limité dans vos réalisations, en comparaison d'un hébergement qui vous serait propre. Par exemple, il pourrait s'avérer impossible d'intégrer une application CRM à votre système de messagerie via une API ou un composant logiciel installé physiquement.

Vous pouvez vous connecter pratiquement n'importe où.

Vous ne maîtrisez pas les coûts d'abonnement à mesure de la croissance de votre entreprise.

Les services d'intégrité et autres services tiers sont intégrés au coût d'abonnement global du déploiement.

Si vous mettez fin au contrat, les conditions de réintégration des données dans votre entreprise peuvent se révéler floues.

Avantages et inconvénients d'un déploiement hybride

Le tableau 3 vous fournit une vue d'ensemble des avantages et des inconvénients d'un déploiement hybride combinant une solution Exchange 2013 sur site (ou une version précédente d'Exchange qui prend en charge le modèle hybride) et Office 365.

Tableau 3. Avantages et inconvénients d'un déploiement hybride.

Avantages et inconvénients d'un déploiement hybride

Avantages

Inconvénients

Offre le meilleur des deux mondes : vous permet de conserver un certain degré de contrôle sur la sécurité, l'intégration et les données.

Peut se révéler compliqué à installer et à administrer, et ne vous permet pas de réaliser immédiatement des économies substantielles en personnel, logiciels et matériel.

Permet la migration par étapes des environnements de grande envergure à un rythme maîtrisable, ce qui vous permet d'évoluer vers un modèle « à la demande » dans lequel vos dépenses mensuelles ou annuelles sont proportionnelles au nombre de boîtes aux lettres dont vous disposez.

Est plus cher car vous payez à la fois pour vos infrastructures sur site et hors site.

Vous permet d'évaluer les services Exchange hébergés sans engager l'intégralité de votre base d'utilisateurs.

Vous impose un « système d'économie mixte » et un jeu de fonctions utilisateur non homogène. Certains utilisateurs profiteront des avantages de la solution en interne, tandis que d'autres ne disposeront que d'une interaction limitée via le Cloud.

Conclusion

Prendre une décision entre les trois options décrites ci-dessus est indubitablement compliqué. Il faut pour cela tenir compte directement des besoins métier de votre organisation. Rappelez-vous que la solution la moins coûteuse n'est pas forcément la plus rentable à long terme.

On me demande souvent si nous serons tous dans le Cloud dans cinq ans. Ma réponse est « Probablement pas ».

Chaque entreprise possède ses propres exigences culturelles et ses propres normes de sécurité, et en termes d'applications collaboratives et de messagerie, le modèle en Cloud ne convient pas à tout le monde.

Il est certainement plus réaliste de penser qu'au cours des cinq prochaines années environ, les départements informatiques adopteront l'approche hybride, avec certains services sur site et d'autres dans le Cloud. Cette approche mixte permet aux administrateurs de conserver en interne certains aspects d'une application pour des questions de sécurité ou d'administration, mais parallèlement de se décharger de certaines tâches sur les fournisseurs, libérant ainsi du temps pour des tâches et des décisions plus stratégiques.

Dernière mise à jour de cet article : mars 2015

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