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RPA : attention aux coûts cachés et à la consolidation du marché, alerte Gartner

Dans une note de recherche, Gartner rappelle que le RPA impose de négocier des clauses contractuelles spécifiques qui restent aujourd’hui mal cernées par les entreprises.

Parce qu’il est un marché émergent, le RPA (Robotic Process Automation), un pilier de l’automatisation de processus dans les entreprises, souffre encore d’un manque certain de maturité, tant en matière de contractualisation que de gestion des coûts, alerte le cabinet d’étude Gartner dans une note exclusive que s’est procurée la rédaction. Une immaturité qui justement comporte des risques. Une des raisons est que les fournisseurs de RPA passent directement par les dirigeants d’entreprise, attirés par des prix bas et « les retombées attractives promises par les fournisseurs », précisent Melanie Alexander, Frances Karamouzis, Bill Ryan, les auteurs de l’étude. Quitte alors à contourner la direction des achats, gardienne des modalités des contrats et de leurs subtilités. Surtout, au-delà de cette approche, Gartner reconnait également que la fragmentation du RPA en matière de licences et de tarifications complique la tâche des achats « qui n’ont pas d’autre choix que de découvrir (à leur insu, NDLR) les coûts cachés. »

Parmi ces coûts cachés, les auteurs de l’étude pointent du doigt un modèle de tarification bien connu : celui des coûts de licences indirects, dont l’imbrication avec le RPA n’est pas forcément une évidence. « Les robots de RPA sont généralement déployés pour effectuer des routines bâties sur des règles, telles que la collecte et la saisie de données, pour automatiser un travail précédemment accompli par des êtres humains. Selon le niveau d’interaction du RPA avec les autres applications existantes, il peut être nécessaire d’acquérir une licence pour le robot couvrant l’utilisation des logiciels des autres éditeurs (par exemple Microsoft, Salesforce ou SAP », indiquent-ils.

Ce qui soulève un autre problème de taille : celui de la définition d’un utilisateur. « Le robot doit-il être considéré comme un utilisateur pour chaque application et, si oui, nécessite-t-il une licence ; quel type de licence est approprié pour un robot dont le taux de productivité est plus élevé que les utilisateurs humains qu’il remplace », liste le cabinet d’études.

Il faut ainsi probablement s’attendre à ce que les fournisseurs créent de nouveaux métriques qui prévoient un surcoût pour les utilisateurs robots, anticipe Gartner.

Du coup, Gartner, s’adressant aux directions achats, recommande dans une longue liste d’établir « une structure de coûts prévisible pour les futures implémentations en incluant des modalités relatives à de meilleures conditions tarifaires et offrant un prix unitaire inférieur par robot ».

Un marché en proie à la consolidation

Autre point souligné par le cabinet dans son étude : la fragmentation du marché du RPA. Ce segment comporte en effet de nombreux petits acteurs. Ce qui laisse présager d’une consolidation « d’ici quelques années », soutient Gartner pour qui 90% de ces acteurs sont des entreprises dont les revenus annuels sont inférieurs à 40 millions de dollars.

Il est ainsi fortement recommandé, soutient-il, d’inclure aux contrats – qui rappelons ne sont que peu matures, eux-aussi – des mesures de protection « pour empêcher des changements préjudiciables résultant du rachat d’un fournisseur de RPA ». Des préjudices liés à une hausse de la tarification, à un changement de niveau de support ou encore à une répartition des fonctions dans plusieurs versions.

Pour le cabinet d’études, il convient de limiter la durée des contrats à deux ou trois ans. « Si une durée plus longue est nécessaire, négociez la possibilité de résilier le contrat, sans obligation de payer des frais, au cas où le fournisseur de RPA serait racheté. »

L’AI : risque pour la propriété intellectuelle

Mais ce n’est pas tout : Gartner attire également l’attention sur les risques liés à l’utilisation d’outils de RPA qui embarqueraient des fonctions d’intelligence artificielle. Des fonctions mal-définies qui sont susceptibles de compromettre la propriété intellectuelle de l’entreprise : « les capacités d’apprentissage machine de certaines technologies d’intelligence artificielle conduisent à la création de nouveaux jeux et modèles de données, et à la modification de processus existants ». Mais « de nombreux contrats n’abordent pas ces types de scénarios et, s’ils sont mal négociés, risquent d’entraîner la cession par défaut de la propriété intellectuelle au fournisseur », rappelle Gartner.

D’où la nécessité absolue de demander à l’éditeur une cartographie précise des fonctions d’AI présentes dans le logiciel. « Arrêtez d'offrir des informations différenciatrices ou confidentielles à vos concurrents par l'intermédiaire des fournisseurs de RPA qui proposent des fonctionnalités d'intelligence artificielle », lance Gartner. Il recommande de « négocier de façon proactive une définition claire et précise des données du client qui englobe tous les jeux de données créées par l’AI. »

 

Dernière mise à jour de cet article : mai 2018

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