L’hôpital d'Amiens numérise l’administratif

Depuis plus d’une année, la gestion administrative des patients est fluidifiée grâce à la dématérialisation de tous les documents dés l’admission. Bilan, moins de contentieux et une traçabilité améliorée.

Depuis plus d’une année, la gestion administrative des patients est fluidifiée grâce à la dématérialisation de tous les documents dés l’admission. Bilan, moins de contentieux et une traçabilité améliorée.

 

« Nous voulions limiter le contentieux lié au recouvrement de la facturation des séjours comme des consultations externes» justifie Marie Dumond, attachée d’administration au pôle finances, du CHU d’Amiens. « La multiplicité des statuts des patients vis-à-vis des organismes sociaux ou des mutuelles, entre autres, engendrait beaucoup de manipulation de documents papier pour résoudre les litiges » détaille-elle. Autre préoccupation,  il était nécessaire d’améliorer l’identito-vigilance, en d’autres termes de s’assurer que le patient est bien celui qu’il prétend être tout au long de son parcours de soins. Deux motivations majeures qui ont poussé l’hôpital à mettre en place une solution de dématérialisation des dossiers administratifs des patients sans attendre la construction du nouveau CHU et un nouveau système d’information. Le nouvel établissement centralisera sur un site unique des unités de soins répartis pour l’instant sur quatre lieux dans l’agglomération d’Amiens. Deux motivations financières et réglementaires importantes pour cet l’établissement de référence de la région Picardie qui compte 1 725 lits. Raison supplémentaire, il devenait important de faciliter la traçabilité des informations.

 

Dématérialiser dés l’entrée

 

L’institution a choisi de dématérialiser les documents dés l’arrivée des patients et démarre le projet en mars 2013. Pendant l’étape de pré-admissions ou de pré-consultations, les agents chargés de créer les dossiers administratifs des patients, des« chargés de clientèle », numérisent les documents administratifs (pièces d’identité, attestations de sécurité sociale et mutuelle, assurance privée, CMU, demandes de prise en charge, …) et les enregistrent dans le logiciel FileNet P8 d’IBM. Un code IPP (Identifiant Permanent du Patient) valable pour toutes les hospitalisations ou consultations successive est attribué à chaque patient. Plus de 400 documents sont numérisés par jour et intégrés à l’application de gestion administrative des malades, GAM. Membre du GIP MiPih (Midi Picardie Informatique Hospitalière), l’hôpital a fait le choix de la plate-forme d’IBM pour la gestion de contenu. Au quotidien cette dématérialisation du dossier administratif du patient, facilite une traçabilité complète des quelques 1 400 patients reçus à l’hôpital quotidiennement. « Grâce à la centralisation des dossiers administratifs et aux recherches multicritères, il est aisé de retrouver, dans le système d’information, les informations relatives à chaque patient ou à chaque situation », précise Thomas Petit, responsable du système d’information du CHU.

 

Intégration facilitée dans le SI

 

Accessible à partir d’un navigateur, la solution est plutôt simple d’utilisation par les agents. Une technologie qui s’est traduite par la même simplicité pour l’intégration de l’application dans le système d’information. Après une année d’utilisation, outre le respect des objectifs initiaux en terme de réduction du contentieux et l’amélioration de l’identito-vigilance, les collaborateurs ont constaté des gains de temps et un suivi administratif facilité.

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