Definition

RPA ou automatisation robotisée des processus

L'automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, RPA) consiste à utiliser des logiciels dotés de fonctionnalités d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage statistique pour traiter des tâches volumineuses et répétitives qui, par le passé, étaient réalisées par des humains. Il peut s'agir notamment de requêtes, de calculs, et de tâches de maintenance des enregistrements et des transactions.

La technologie RPA, parfois appelée robot logiciel ou bot, reproduit le comportement d'un travailleur humain : elle se connecte aux applications, saisit des données, élabore et exécute des tâches, puis se déconnecte.

Le logiciel RPA ne fait pas partie de l'infrastructure informatique de l'entreprise, mais vient s'y superposer, permettant à une entreprise de le mettre en oeuvre rapidement et efficacement sans avoir à modifier les systèmes existants.

Evolution de la RPA

Bien que l'expression « automatisation robotisée des processus » remonte au début des années 2000, le concept était à l'étude depuis de nombreuses années.

La RPA s'est développée à partir de trois technologies majeures : la capture de données d'écran, l'automatisation des flux de travail et l'intelligence artificielle.

La capture de données d'écran consiste à récupérer les données affichées à l'écran dans une ancienne application, afin de les intégrer à une interface utilisateur plus moderne. Les logiciels d'automatisation des flux de travail, en rendant inutile la saisie manuelle des données et en accroissant les taux d'exécution des commandes, offrent rapidité, efficacité et précision. Enfin, l'intelligence artificielle permet aux systèmes informatiques d'effectuer des tâches qui nécessitent habituellement une intervention et une intelligence humaines.

Avantages de la RPA

L'automatisation robotisée des processus peut contribuer à la transformation numérique des entreprises en apportant les bénéfices suivants :

  • amélioration du service à la clientèle ;
  • conformité des activités et processus métier à la réglementation et aux normes ;
  • exécution accélérée des processus ;
  • efficacité accrue grâce à la numérisation et la vérification des données ;
  • réduction des coûts liés aux tâches manuelles et répétitives ;
  • augmentation de la productivité des employés.

Applications de la RPA

La RPA connaît ses principales applications dans les domaines suivants :

  • Service clientèle :
    La RPA permet aux entreprises d'améliorer leur service à la clientèle en automatisant les tâches des centres d'appels, notamment au niveau de la vérification des signatures électroniques, du chargement de documents numérisés et de la vérification des informations en vue d'une approbation ou d'un rejet automatique.
  • Comptabilité :
    Les entreprises peuvent faire appel à la RPA pour la comptabilité générale, la gestion opérationnelle, le reporting transactionnel et l’élaboration du budget.
  • Services financiers :
    La RPA peut s'avérer utile aux entreprises du secteur des services financiers pour effectuer des paiements en devises, automatiser les ouvertures et clôtures de comptes, gérer les demandes d'audit et traiter les demandes de remboursement d'assurance.
  • Secteur de la santé :
    Les établissements de santé auront recours à la RPA pour gérer les dossiers des patients, les demandes de remboursement, l'accompagnement des patients, les comptes, la facturation, les rapports et l'analytique.
  • Ressources humaines :
    La RPA permet d'automatiser les tâches des RH, au nombre desquelles la gestion de l'intégration et des départs de collaborateurs, la mise à jour des informations des employés et le traitement des feuilles de présence.
  • Gestion de la chaîne logistique :
    La RPA a sa place dans la gestion des approvisionnements, l'automatisation du traitement des commandes et des paiements, la surveillance des niveaux de stock et le suivi des expéditions.

Différences entre RPA et automatisation ordinaire

La RPA se distingue de l'automatisation informatique classique par sa capacité à détecter les changements de contexte, les exceptions et les nouvelles situations, et à s'y adapter. Une fois qu'ils ont appris à capter et à interpréter les actions de certains processus dans des applications existantes, les logiciels RPA peuvent manipuler les données, déclencher des réponses, lancer de nouvelles actions et communiquer avec d'autres systèmes en toute autonomie.

Ils sont notamment pratiques pour les entreprises qui possèdent de nombreux systèmes différents et complexes, censés interagir de façon fluide.

Par exemple, s'il manque un code postal dans un formulaire électronique d'une application de ressources humaines, un logiciel d'automatisation classique se contentera de signaler l'erreur, un employé étant alors chargé de rechercher le bon code et de le saisir dans le formulaire. Une fois le formulaire complété, l'employé pourra l'envoyer au service de la paie pour que les informations soient saisies dans le système de paie de l'entreprise.

Avec la technologie RPA, en revanche, un logiciel capable de s'adapter, d'auto-apprendre et de s'auto-corriger traitera l'erreur et interagira avec le système de paie sans aucune intervention humaine.

Principaux fournisseurs de technologie RPA

  • Automation Anywhere Inc. fournit une plateforme numérique de gestion du personnel axée sur la chaîne d'approvisionnement (P2P) et les ventes (Q2C), les ressources humaines, le traitement des demandes de remboursement et autres processus de back-office.
  • Blue Prism s'attache à fournir aux entreprises des secteurs réglementés une main-d'oeuvre virtuelle plus flexible, proposant des robots adaptés aux différents postes de travail, définis et gérés de façon centralisée.
  • Contextor. Cette société française, rachetée en 2018 par SAP, s'appuie sur une technologie particulière qui lui permet de capter les messages inter-applicatifs. Proche du monde Windows, Contextor supporte également les architectures virtualisées.
  • EdgeVerve Limited, une société du groupe Infosys, aide les entreprises à moderniser leur service clients, à améliorer leurs processus métier et à accroître leur productivité.
  • HelpSystems permet de rationaliser le fonctionnement informatique et métier en automatisant les tâches et les flux de travail sans aucune programmation.
  • UiPath propose une plateforme ouverte aidant les entreprises à automatiser efficacement leurs processus métier.
  • Workfusion associe robotique, automatisation cognitive par l'IA et orchestration de la main-d'oeuvre pour automatiser les processus.

Choix d'un logiciel RPA

Les dirigeants d'entreprise cherchant à s'équiper en technologies RPA doivent tenir compte de certains critères :

  • Evolutivité :
    Il n'est pas recommandé de choisir des logiciels RPA qui nécessitent le déploiement de robots sur des postes de travail ou dans des environnements virtualisés. Il est préférable de se tourner vers des plateformes hautement évolutives et gérables de façon centralisée.
  • Rapidité :
    Il doit être possible de concevoir et de tester de nouveaux processus robotiques en quelques heures, voire moins, ainsi que d'optimiser les bots pour un fonctionnement rapide.
  • Fiabilité :
    Pour lancer des robots destinés à automatiser des centaines voire des milliers de tâches, les entreprises ont tout intérêt à s'équiper d'outils comportant des fonctionnalités intégrées de surveillance et d'analyse, afin de contrôler l'intégrité de leurs systèmes.
  • Simplicité :
    Les produits doivent être suffisamment simples pour que les employés puissent les paramétrer et s'en servir dans de nombreux types de tâches, dont la collecte de données et la transformation de contenu en informations permettant de prendre des décisions avisées.
  • Intelligence :
    Les meilleurs outils RPA sont capables de prendre en charge des activités simples décomposées en tâches, de lire et d'écrire sur n'importe quelle source de données, et de tirer parti d'un apprentissage plus poussé pour renforcer encore l'automatisation.
  • Envergure professionnelle :
    Les entreprises doivent rechercher des outils entièrement conçus dans un souci d'évolutivité, de fiabilité et de maniabilité maximales.

Prise de décisions des dirigeants d'entreprise en matière de RPA

Les prévisions indiquent que les logiciels d'automatisation devraient entraîner la suppression d'environ 140 millions de postes à plein temps dans le monde d'ici 2025, mais de nombreux emplois hautement qualifiés liés à la maintenance et à l'amélioration de la RPA seront créés en contrepartie.

Lorsque des robots logiciels remplacent réellement des employés dans l'entreprise, il incombe aux cadres dirigeants de s'assurer que les objectifs de l'entreprise sont atteints et les nouvelles règles de gouvernance respectées.

La technologie de l'automatisation robotisée des processus exige également que les directeurs techniques et informatiques jouent un rôle moteur et assument la responsabilité à la fois des résultats de l'entreprise et des risques liés au déploiement des outils RPA.

Par ailleurs, le directeur des opérations, le directeur informatique, le directeur des ressources humaines et le responsable du processus automatisé doivent tous se porter garants de la disponibilité d'une plateforme d'entreprise sécurisée pour le contrôle et l'exploitation des bots dans les différents systèmes.

Evolution future du marché de l'automatisation robotisée des processus

Selon une étude de Global Market Insights Inc., le marché de la RPA devrait atteindre 5 milliards de dollars d'ici 2024. Cette progression devrait être principalement due à l'adoption croissante des technologies RPA par les entreprises dans le but d'améliorer leurs performances et de réduire leurs coûts.

Cette définition a été mise à jour en décembre 2018

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