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Le Val de Marne s’appuie sur Postfiles d’Oodrive pour ses échanges de fichiers

Confronté à un recours croissant à la messagerie électronique pour des échanges de fichiers toujours plus volumineux, le Conseil départemental a été amené à trouver une alternative.

C’est en 2011 que le Conseil départemental du Val de Marne a adopté Postfiles d’Oodrive pour rationaliser ses échanges de fichiers. Mohamed Ben Amar, responsable Secteur Architectures & Systèmes du Conseil départemental du Val de Marne, se souvient : « nous avions besoin d’échanger des fichiers volumineux. Mais leur transfert par courrier électronique saturait l’espace de stockage de la messagerie ». Dès lors, il a été décidé de limiter la taille des pièces à 2 Mo. Une limitation inadaptée à certains métiers : pour ses projets d’architecture, « la direction du bâtiment devait graver des CD ou des DVD et les envoyer par la poste avec accusé de réception ». Peu pratique et potentiellement onéreux.

Alors Mohamed Ben Amar s’est mis en quête d’une plateforme permettant d’échanger des fichiers volumineux. Conscient de l’importance de l’adoption par les utilisateurs, il voulait « un outil intuitif et sécurisé ». Pas question, pour autant, de recourir à des solutions Cloud basées sur des infrastructures déployées aux Etats-Unis : l’impératif était de disposer d’une solution déployée en interne, dans le centre de calcul du Conseil départemental.

Une alternative avait été identifiée : Crypt And Share (CNS), lancé par Opentrust début 2008. Mais Postfiles l’a notamment emporté par ses capacités de mobilité : des applications sont disponibles pour BlackBerry, iPhone, iPad et terminaux Android.

Dans la pratique, le déploiement de Postfiles s’est fait progressivement, en commençant par la DSI, afin d’éprouver la solution. Il a ensuite été graduellement étendu direction par direction. Avec à chaque fois démonstrations et formations : « l’accompagne du changement est une chose à laquelle nous accordons beaucoup d’importance », souligne Mohamed Ben Amar.

Même si dans la pratique, la solution d’avère aussi simple que possible. Dès qu’une pièce jointe dépasse la limite des 2 Mo, c’est Postfiles qui prend le relais. Mais un dossier ou un fichier peut également être partagé d’un simple clic droit : « pour une collaboration temporaire avec un tiers externe, on envoie un simple lien Web dans un courriel ». Mais pour les collaborations à long terme, pour un projet complet par exemple, « on peut créer un dossier partagé dédié et attribuer un identifiant à l’utilisateur externe ». Lequel lui permettra alors de se connecter directement à la plateforme.

Si le Conseil départemental du Val de Marne a ainsi pu reprendre le contrôle de l’espace de stockage de sa messagerie, et gagner en souplesse grâce à la dématérialisation de certains de ses échanges, il a également en traçabilité : Postfiles permet en effet de suivre les accès aux fichiers partagés et de vérifier qui a ouvert ou pas un document partagé dont il était le destinataire.

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