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Partage de fichiers : explorer ce qu'offre le marché

Les organisations cherchant à accroître leur productivité tout en maintenant la sécurité de leurs données devraient se pencher sur les systèmes de partage et de synchronisation de fichiers.

Partager des documents sur un service Cloud public, tel que Google Drive, peut présenter un risque parce que l’IT dispose de peu de contrôle sur les données de l’entreprise qui y sont stockées. Mais ce marché historiquement centré sur le grand public a évolué pour répondre aux besoins des entreprises.

Les systèmes de partage et de synchronisation de fichiers d’entreprise (EFSS, ou Enterprise File Sync & Share) fournissent aux utilisateurs le même confort de partage et de collaboration tout en maintenant les niveaux de sécurité et de contrôle élevés requis par l’IT.

Avant de se pencher sur le marché de l’EFSS, il est important de savoir exactement qui sont les utilisateurs, quand ils ont besoin d’avoir accès au service, d’où, et comment ils vont interagir avec lui. Etudier ces facteurs va aider l’IT à se concentrer sur un fournisseur d’EFSS bien adapté à l’organisation et à ses besoins.

Qu’est-ce que l’EFSS ?

Le marché du partage de fichiers est né centré sur le grand public, avec des offres telles que celles de Dropbox et Google Docs. Les services ont séduit parce qu’ils permettaient d’accéder à ses documents tant qu’il était possible de se connecter au Cloud où étaient stockés les fichiers. Les services ont été monétisés sur le stockage : pour profiter de plus, il fallait passer à la caisse. Le monde de l’entreprise a pris de cette transition vers le modèle de l’accès sans couture, et des fournisseurs tels que Box ont commencé à s’intéresser à ce marché. Les offres adaptées aux entreprises sont aujourd’hui nombreuses et permettent aux travailleurs d’accéder à leurs documents à tout moment, du moment qu’ils parviennent à s’authentifier.

Les services d’EFSS peuvent s’intégrer aux organisations de nombreuses manières. La première est le cloud public, avec des services tels que Box et Dropbox for Business. Les entreprises choisissent généralement le Cloud public parce que c’est simple et que l’investissement initial est souvent limité. Toutefois, cela implique souvent de confier la sécurité des données au fournisseur d’EFSS, même si ce n’est pas systématique. La seconde option est le cloud privé. Plus coûteux, il permet de disposer d’un contrôle accru sur ses données. Mais l’approche hybride est également disponible, avec des offres telles que ShareFile de Citrix, ou encore Egnyte.

Pourquoi utiliser l’EFSS ?

A mesure qu’un nombre croissant de collaborateurs intègrent des terminaux mobiles à l’environnement de travail, les entreprises qui ne s’adaptent pas prennent du retard. Le marché de l’EFSS s’est développé sur le segment des entreprises avec l’arrivée de nouveaux outils collaboratifs et s’est depuis fait une place au sein des workflows modernes. Seulement 17,5 % des entreprises s’intéressant à l’EFSS ne disposent pas déjà d’un outil de travail collaboratif, selon un sondage TechTarget réalisé cette année.

La raison la plus fréquemment mentionnée pour l’adoption d’un outil d’EFSS est le besoin accru d’outils collaboratifs. Viennent ensuite l’aspiration à un accès simplifié aux fichiers partagés doublé d’un contrôle renforcé, puis l’accès en mobilité et l’administration centralisée. La flexibilité offerte par l’EFSS en termes de coûts, de déploiement, et d’implication de l’IT a ouvert ce marché à de nombreux secteurs d’activité, tels que la construction, la santé, et la presse, entre autres.

Qui sont les principaux acteurs ?

Le marché de l’EFSS a profondément changé au cours des cinq dernières années. Les principaux acteurs que sont Microsoft, Box, Google et Dropbox, ont créé des fonctionnalités taillées pour les entreprises. OneDrive, de Microsoft, dispose ainsi de capacités de prévention des fuites de données (DLP). Box Entreprise propose l’automatisation de workflows ainsi que des capacités de mobilité avancées, pour la gestion des terminaux. Google s’est penché sur les besoins d’archivage et de recherche, avec Vault, et Dropbox for Business intègre des capacités d’EMM et de formation avancée.

Mais d’autres fournisseurs, comme Egnyte, BlackBerry et Syncplicity, cherchent à répondre à des besoins spécifiques. Le premier utilise les contrôles de sécurité déployés en interne, notamment pour le chiffrement, pour aider l’IT à disposer d’un contrôle élevé. BlackBerry Workspaces peut également aider en sécurité en intégrant des protections de type DRM directement dans les fichiers. Et Syncplicity utilise une fonctionnalité dite PrivacyRegions pour assurer la cohérence avec les réglementations et les besoins de protection locaux. 

Dernièure mise à jour de cet article : décembre 2017

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