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Box : vers plus de collaboration interne et externe

Le « All New Box » ajoute « Collections » pour mieux organiser les documents, « Annotations » pour commenter les fichiers directement dans Box, et une possibilité d’importer des documents de partenaires sans compte Box.

Ce que Box – le spécialiste du Files Sync & Share concurrent de Dropbox ou du Français Oodrive – a présenté sous le nom de « All-New Box » en mai est une version qui apporte plusieurs améliorations, en termes d’ergonomie et de collaboration.

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Le but est de ne plus être un simple dépôt, mais un outil de plus en plus bout en bout.

« Avec All New Box, nous allons encore plus loin dans les usages en introduisant de nouveaux outils pour organiser vos fichiers et travailler ensemble en temps réel, tout en facilitant l’intégration de votre contenu dans les applications que vous utilisez au quotidien », confirme Aaron Levie, co-fondateur et PDG de Box

Nouvelle UI et Collections

Première nouveauté, l’interface utilisateur a été repensée pour rendre la navigation dans Box « plus simple que jamais ».

On remarquera un nouveau design de la barre d’actions, des icônes retravaillées, un défilement infini lors de l’affichage des fichiers et des dossiers, ou encore la prévisualisation avancée pour les Zip et les fichiers RAW.

Deuxième nouveauté, les « Collections » sont présentées comme une façon plus simple d’organiser des fichiers et des dossiers autour de différents thèmes.

Concrètement, les « Collections » permettent aux utilisateurs de créer et de nommer un espace dédié à des projets (une collection) puis de marquer des éléments (fichiers, dossiers) avec des signets. Et cela sans que l’accès des collaborateurs à ces éléments dans Box ne soit affecté.

« Par exemple, un utilisateur peut vouloir regrouper des documents et des dossiers dans des Collections appelées “Contacts d’événements”, “Lancements marketing” et “Études de recherche d’utilisateurs” » illustre l’éditeur.

Plus de collaboration intégrée

All-New Box veut également s’attaquer plus sérieusement aux contenus et aux équipes distribuées, que ce soit en interne (travail à distance) ou externe (avec des partenaires).

« Au lieu d’ouvrir une application pour […] souligner un passage d’un PDF […] les utilisateurs pourront le faire directement à partir de la prévisualisation dans Box sur plus de 100 types de fichiers. »
Box

Un élément essentiel pour collaborer est évidemment la capacité de faire des commentaires et celle à réviser des documents. Jusqu’ici, Box le permettait, mais via des outils tierces.

Avec la nouvelle fonction « Annotations », les utilisateurs pourront faire des commentaires et souligner des éléments directement dans Box. « Cela évite d’utiliser des applications externes », se félicite l’éditeur. « Par exemple, au lieu d’ouvrir une application pour ajouter une note sur la timeline d’une vidéo, souligner un passage d’un PDF ou une partie d’une diapositive, les utilisateurs pourront le faire directement à partir de la prévisualisation dans Box sur plus de 100 types de fichiers ».

Annotations directement dans Box
Annotations directement dans Box

Box File Request est une autre fonctionnalité qui permet de recevoir des fichiers de collaborateurs extérieurs à l’organisation et/ou sans compte Box. « C’est une manière de remplacer les vieux FTP, les portails personnalisés coûteux ou les formulaires sur papier qui sont très lents », explique Box. Il était possible d’uploader des fichiers dans Box depuis l’extérieur d’une entreprise, mais en configurant un dossier spécifique.

Box File Request permet d’envoyer un lien directement à l’extérieur de l’organisation pour demander des fichiers. Les partenaires envoient ensuite des fichiers par glisser-déposer qui sont enregistrés directement dans Box. Des métadonnées sont automatiquement ajoutées, ce qui peut déclencher des workflows dans Box et ce qui améliore l’indexation du contenu pour les requêtes dans son moteur de recherche.

Box Files Request
Une demande d'importer un document à un partenaire extérieur sans compte Box

La nouvelle interface, les collections et Box File Request sont disponibles en bêta depuis mai. Les Annotations seront disponibles publiquement en juillet.

Pour approfondir sur Outils collaboratifs

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