Randstad consolide ses outils de collaboration avec Google Apps

Le spécialiste des ressources humaines s’est lancé dans une vaste opération de déploiement des Google Apps auprès de ses 29 000 employés dans le monde. Le projet vise à standardiser les outils de communications et de collaboration du groupe, qui souffre d’un système trop hétérogène.

Le groupe mondial de gestion RH, Randstad, a décidé de consolider ses outils de collaboration en troquant un système hétérogène basé sur Lotus Notes et Exchange Server pour les Google Apps. Randstad dispose d’une informatique décentralisée, avec une très faible couche de consolidation. Chacune des 4 500 banches du groupe installées dans 40 pays s’adosse ainsi à son propre système. A l’échelle mondiale, le groupe a recours à différents systèmes de messagerie et de collaboration, mais pour la plupart des employés, le tandem Exchange - Outlook sert pour la messagerie alors qu’en matière de collaboration, le groupe utilise Lotus Notes. Ce qui, selon Martijn Nykerk, un consultant sénior du département IT de Randstad pose plusieurs problèmes.

Dans un billet de blog, il explique : « Outlook et Lotus Notes n’étaient pas parfaitement intégrés aux autres systèmes, demandant ainsi à nos employés de trouver des solutions intermédiaires et de résoudre par leurs propres moyens des problèmes de formats. Provoquant ainsi des pertes de temps tant pour les employés que pour le département IT. » Si celui-ci explique évidemment que l’aspect familier des outils Google auprès d’un effectif plutôt jeune ainsi que le côté intégré de la suite Google ont notamment contribué à faire pencher la balance pour la suite de productivité de Mountain View, Hans Wanders, le DSI de Randstad, y voit également une possibilité de standardiser des mécanismes de communication aujourd’hui trop disparates. « En tant que CIO, je vais ainsi établir un standard et laisser chaque entité au niveau local le déployer de son côté ». Il espère que toutes les filiales auront finalisé leur migration vers Gogole au premier trimestre de l’année prochaine. Le déploiement sera effectué au final auprès des 29 000 employés du groupe. Aujourd’hui, quelque 8 000 employés ont déjà basculé, en France (7 000 employés utilisent Google Apps depuis décembre 2011), au Japon et en Inde. Hans Wanders s’attend à faire des économies dans le stockage, les serveurs, la sauvegarde et dans la récupération après sinistre en se reposant sur l’infrastructure Cloud de Google. En matière d’économies réalisées au delà des coûts opérationnels de datacenter , il confirme que « Google Hangouts et la vidéo conférence contribuent à réduire les déplacements lors des réunions de groupe ». Il affirme également que les employés utilisent Google Drive pour partager des documents en ligne ainsi que des feuilles de calcul entre collègues. Toutefois, nuance-t-il, il peuvent certes travailler en partage sur une version unique d’un document de part le monde, mais Google ne va pas remplacer Microsoft Office chez Randstad ». Selon lui, le messagerie cloud va assurément devenir la norme. Toutefois, cela ne convient pas à toutes les activités. Le groupe, qui prévoit un déploiement mondial, n’entend pas équiper la Chine avec Google, à cause des restrictions du gouvernement au niveau local. Bien que Randstad ait signé un contrat mondial, censé apporter des réponses aux problèmes de déplacement des données personnelles auxquels les entités pourraient être confrontées, Wanders place le déploiement entre les seules mains des filiales. « En Allemagne, par exemple, il a fallu passer un accord supplémentaire avec Google. » La société néerlandaise G-company a été choisie pour des prestations de conseil. « G-Company a apporté sa connaissance, des idées et des templates », affirme Martijn Nykerk. Selon lui G-company a notamment été moteur dans la gestion du changement. « Dans un projet, 80% est de l’ordre de la communication et du changement et 20 % de l'IT. Vous devez vraiment communiquer avec les utilisateurs. N’attendez pas la fin du projet. Envoyez des messages, postez de nouveaux articles sur le projet en interne ». Pour Martijn Nykerk, en dépit de son ampleur, ce projet est relativement simple : « nombre de composants sont implémentés une fois, comme la configuration de l’environnement et le provisioning. Cela peut être ensuite utilisé sous forme de template. »

Traduit et adapté de l’anglais par la rédaction

Dernièure mise à jour de cet article : janvier 2013

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