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Office 365 : Une feuille de route qui avance vers la collaboration

Les nouvelles fonctions d’Office 365 facilitent la collaboration et le travail de groupe. Partage de fichiers dans les emails et services de téléphonie sont au programme.

La collaboration au cœur d’une mise à jour d’Office 365. Comme pour marquer la volonté de positionner l’application de productivité au delà de la collaboration sur le Web, Microsoft a intégré de nouvelles fonctions à Office 365 comme le partage de fichier et l’édition de documents Office.

Ces nouvelles fonctions seront progressivement déployées au troisième trimestre 2016. Les membres du programme First Release en bénéficieront en premier.

Les pièces jointes partagées replaceront ainsi les traditionnels fichiers joints dans Outlook et tous les fichiers seront stockés dans un répertoire en ligne, en tant que copie unique. Ces fichiers joints apportaient une mauvaise notion de la collaboration. Grâce à cette copie unique que les utilisateurs peuvent modifier, « le fichier final se constitue à la volée », explique Rob Helm, vice-président du cabinet de conseil américain Directions on Microsoft.

Au lieu de stoker les fichiers joints dans Exchange, les utilisateurs peuvent insérer un fichier dans un email et le stocker sur le Web avec SharePoint, soutient quant à lui Steve Goodman, en charge des communications unifiées chez un gros partenaire Office au Royaume-Uni et Microsoft MVP. « Cela signifie que la version de la pièce jointe ne change pas à chaque fois que quelqu’un l’utilise, et la taille du fichier expédié par email est plus réduite », affirme-t-il.

Delve et Office Graph sont deux nouvelles fonctions qui permettent aux utilisateurs de trouver les bons documents ainsi que d’autres ressources dans les grandes entreprises.  S’appuyant sur une base de données qui accumule les données Office365 d’une entreprise, Office Graph fournit les données liées à l’identité d’un utilisateur et à son activité. Delve quant à lui propose des résultats de recherche et du contenu personnalisé en fonction de l’activité de l’utilisateur dont les informations ont été collectées par Office Graph.

La feuille de route d’Office 365 comprend également des améliorations portées à SharePoint, comme des services liés à la collaboration dans une équipe et à la recherche. « Il est recommandé d’évaluer les services d’Office 365, car il sont devenus plus universels et de plus en plus difficiles à contourner », analyse Rob Helm.

Avec les Office 365 Groups, une série de services Outlook qui favorisent le partage des emails, la planification d’événement, les échanges ainsi que les documents, Microsoft étend ici SharePoint Team Sites.

Eliminer SharePoint est une perspective sur le long terme, soutient Rob Helm. « Sur le court terme, Microsoft va évaluer ses concurrents, comme Alfresco, Huddle et Google Drive et considérer ce qui fait davantage sens pour ses clients et les convaincre. Les entreprises ont beaucoup investi dans SharePoint. »

« Microsoft investit également dans l’intégration globale de ses services. Au lieu d’une base hétérogène de services Cloud, comme Azure Active Directory Premium, Microsoft doit gérer Office 365 à une plus grande échelle », ajoute-t-il.

La téléphonie dans Office 365

Microsoft proposera également davantage d’outils de téléphonie et de conférence en ligne avec Skype for Business. La téléphonie est un élément clé et très populaire de Skype. Microsoft souhaite proposer un service professionnel sans avoir à se soumettre aux régulations d’un opérateur, explique encore Rob Helm.

Les services de téléphonie additionnels n’auront pas d’impact sur le trafic réseau dans les entreprises, poursuit-il. Microsoft Azure ExpressRoute se connecte à Office 365 et permet aux entreprises de connecter leur réseau étendu à l’infrastructure de Microsoft. Ainsi, les performances et la fiabilité restent inchangées, et surtout ne sont pas affectées par un niveau élevé de trafic.

Ces nouvelles fonctions seront automatiquement poussées vers les services Cloud Office 365. Pour Exchange on-premise, les administrateurs IT doivent activer des services Cloud, affirme Steve Goodman. De plus, les nouvelles fonctions d’Exchange Online peuvent améliorer les fonctions de collaboration pour ceux qui ont résisté à des services comme SharePoint Online et Yammer.

Office 365 doit également permettre de lever les doutes quant à la conformité et aux usages d’outils tiers par les employés d’une entreprise. «  Le gros débat concerne les plus jeunes employés qui utilisent des services comme Dropbox et OneDrive qui ne sont pas en conformité avec les politiques de l’entreprise », explique encore Rob Helm. « Il est plus facile de développer une politique de conformité autour des services Office 365. »

La question des coûts

Les ajouts en matière de téléphonie sont compris avec d’autres services comme Exchange Online. Les DSI ont donc déjà payé pour certains des services, qu’elles les utilisent ou non.

Vous pouvez ainsi ajouter la fonction téléphonie Skype for Business et dépenser moins, comparé à l’achat d’un système tiers, mais « faites vos calculs prudemment, car vous devez réfléchir aux coûts de migration vers une nouvelle infrastructure et à ceux de formation », parmi les coûts à prévoir, rappelle-t-il.

Office 365 Business Essentials, qui propose des versions en ligne d’Office avec email et vidéo conférence, coûte 5$ par mois. Office 365 Business est facturée 8,25 $ par mois pour un Office complet PC ou Mac avec des applications pour tablettes et smartphones. Office 365 Business Premium, avec toutes les fonctions listées ci-dessus, coûte 12,50 $ au mois. Chaque formule est également liée à un engagement à l’année. Toutefois, si vous choisissez une formule au mois, Microsoft facturera 6$, 10$ et 15$ par mois, respectivement.

Mais globalement, l’ajout de fonctions supplémentaires pourrait déboucher sur une hausse des prix, soutient encore Rob Helm. « Microsoft  peut changer ses prix à chaque renouvellement d’abonnement », ajoute-t-il. Il peut augmenter les coûts des dernières fonctions, ou encore des plus anciennes. Attendez-vous, comme cela s’est déjà passé, à ce que ces nouvelles fonctions nécessitent des mises à jour qui coûtent plus d’argent.

 

Traduit et adapté par la rédaction

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