SharePoint sur site ou SharePoint Online : comment choisir ?

SharePoint sur site ou SharePoint Online : quelle option retenir ? La réponse tient à des facteurs inhérents à votre entreprise. Les coûts en font logiquement partie.

Les entreprises, qui ont entrepris un déploiement de SharePoint, sont confrontées à deux options : fait-il sens de choisir un déploiement sur site de la solution de Microsoft ou faut-il préférer SharePoint Online, le service cloud d’Office 365. A première vue, la décision semble plutôt simple, surtout si on considère le scepticisme de nombreuses entreprises en matière de migration vers le cloud. Les bénéfices à externaliser l’administration de Sharepoint sont certes présents, mais il faut toutefois se poser certaines questions critiques.

Au final, certains facteurs doivent être pris en compte, comme votre architecture SharePoint déjà en place, votre configuration hardware, le licencing, la question des coûts et la perte de contrôle, généralement associée à une migration vers le Cloud. En tant que responsable IT, vous ne pouvez évaluer ces facteurs que dans un contexte opérationnel et métier, en y intégrant les contraintes associées et ainsi identifier la meilleure option.

Les entreprises qui évaluent un déploiement de SharePoint sur site ou dans le cloud devraient prendre en considération les facteurs ci- dessous :

  • Les problèmes liés au déploiement et à la migration
  • Le dimensionnement
  • Les coûts
  • Le stockage
  • L’intégration
  • La perte de contrôle
  • L’architecture SharePoint en place

 

Chacun des ces points sera examiné dans cet article

Déploiement et migration

L’une des premières réflexions consiste à savoir si  votre entreprise dispose de déploiements de la solution sur site. Si c’est le cas, le processus qui consiste à créer une ferme SharePoint 2013 et y migrer le contenu est simple.

Le contenu de SharePoint sur site peut également être migré vers un environnement SharePoint Office 365, mais cela nécessite souvent davantage de planification qu’une migration sur site. Si vous choisissez de déployer SharePoint 2013 sur site, évaluez les besoins hardware. Le processus de migration nécessite de bâtir une ferme SharePoint séparée pour SharePoint 2013, puis d’y copier le contenu ainsi que les bases de données et services (vous ne pouvez pas mettre à jour votre ferme en place). Cela signifie que sur une période donnée, vous aurez à entretenir deux déploiements en parallèle de SharePoint. Selon la taille et le périmètre de votre déploiement, il se peut que vous ayez besoin de hardware supplémentaire pour supporter le déploiement en parallèle.

Déploiement et dimensionnement

Que vous ayez ou non une ferme SharePoint en place, il vous faut considérer le dimensionnement de la ferme SharePoint 2014 que vous souhaitez installer. Bien qu’il soit possible de déployer SharePoint sur un unique serveur, la plupart des fermes SharePoint en production sont distribuées sur plusieurs serveurs. Cela permet aux entreprises de renforcer l’environnement SharePoint avec des capacités de scalabilité et de tolérance de panne.

Si vous déployez SharePoint sur site, vous devez déterminer le nombre de serveurs et de bases de données dont vous avez besoin, quels rôles ces serveurs devront héberger et à quoi votre architecture SharePoint doit ressembler. Il est également de votre responsabilité de vous assurer que tous les serveurs SharePoint sont conformes au mode de licencing. Bien que SharePoint ne soit pas difficile à déployer, il peut être très délicat de jongler avec les bons niveaux de tolérance de panne et de dimensionnement, tout en étant conforme au licencing Microsoft et aux bonnes pratiques recommandées par l’éditeur.

Les coûts

La dimension technique n’est pas le seul frein dans le déploiement d’un environnement SharePoint à tolérance de panne et capable d’être dimensionné. Les coûts sont également une donnée clé. Les fermes SharePoint sont généralement composées de plusieurs serveurs SharePoint et chacun doit disposer d’une licence adéquate.

Les déploiements Office 365 sont différents : le nombre de serveurs SharePoint requis pour supporter un déploiement de la solution n’a pas d’impact sur les coûts d’implémentation. Office 365 est encadré par une licence de type forfaitaire où l’abonnement se calcule à l’utilisateur. Ce modèle de licencing permet de bénéficier d’une ferme SharePoint de classe entreprise sans avoir à s’inquiéter du nombre de serveurs et de licences SharePoint utilisés.

Office 365 peut également réduire les coûts d’administration liés aux opérations de maintenance. Par exemple, Microsoft assure une gestion des patches et des mises à jour des serveurs en continu. De même, votre équipe IT n’a plus à s’occuper des opérations, assez lourdes, de migration vers la dernière version de SharePoint. Microsoft le fait à votre place.

Les coûts des Office Web App

Autre réflexion à mener autour des coûts : souhaitez-vous utiliser Microsoft Office Web Apps. Si les déploiements sur site et en ligne donnent accès aux Office Web Apps, leur mode de licence est différent.

Tous les abonnements Office 365 permettent aux utilisateurs de visualiser leurs documents Office en ligne. De plus, les abonnements Petites Entreprises (plan P) et la plupart de ceux à destination des PME et autres entreprises (plans E2, E3, E4) donnent accès à l’édition de documents Office. Cette fonction est également disponible dans l’un des kiosques (plan K2).

Pour les déploiements sur site, il n’est pas obligatoire de posséder une licence Office Web Apps pour visualiser les documents Office. Toutefois, si l’entreprise souhaite utiliser Web Apps pour éditer des documents, une licence doit être obtenue. Cela fait partie des accords de licence en volume pour Microsoft Office 2013, dans les versions Standard et Professional Plus, ainsi que pour certains abonnements à Office 365.

Le stockage des données

Le volume des données que vous souhaitez stocker doit également être pris en considération. Les déploiements sur site peuvent en théorie supporter une quantité illimitée de données SharePoint. Tout ce que vous avez à faire est d’acheter puis de provisioner la bonne quantité de hardware, ce qui a toutefois un coût.

Les abonnements à SharePoint Online ne comprennent pas d'offre de stockage illimité de données. Microsoft a fixé la limite à 10 Go, plus 500 mo par utilisateur abonnés. De plus, il existe un quota maximum par abonnement. La limite pour presque tous les abonnements à SharePoint Online est 25 Go. Une exception : l’abonnement pour les petites entreprises (P) qui propose une limite de 35 Go.

Des fonctions identiques

Au-delà des limites en termes de stockage, il existe d’autres inconvénients à utiliser Office 365. Le principal : le déséquilibre fonctionnel avec SharePoint 2013 sur site. Nombre d’entreprises ont personnalisé leurs applications pour les adapter à leur environnement et elles sont nombreuses à avoir dû ré-organiser leurs outils en migrant SharePoint vers le Cloud. Cela empiète sur les économies de coûts qui au départ ont motivé la migration vers le cloud et, parfois, ces modifications pour le cloud sont impossibles.

Dans certains cas, les entreprises essaient de combler ce manque en achetant des apps sur l’App Store d’Office 365, mais cela risque encore d’augmenter les coûts. De plus, il n’existe aucune garantie que l’App Store propose bien une application qui réponde aux besoins de l’entreprise.

L’intégration d’applications

Autre point de réflexion : l’intégration étroite de SharePoint 2013 sur site avec les autres applications. SharePoint Server est bien plus qu’un serveur d’applications. Il s’agit d’une plate-forme entièrement extensible. Ainsi, beaucoup d’entreprises ont investi dans des ressources importantes pour personnaliser SharePoint et créer des points d’intégration avec leurs applications métier critiques, comme leur CRM ou leur ERP.

La perte de contrôle

Comme généralement avec le cloud, la migration de SharePoint vers un environnement dématérialisé implique une perte de contrôle. Une fois l’administration de SharePoint confié à un tiers, il se peut que vous soyez dans l’incapacité d’assurer la continuité de services. Plus important encore, si Microsoft développe un patch – voire une nouvelle version de SharePoint – qui rend inutilisable une de vos applications Web, vous ne pourrez pas tester cette rustine en amont et limiter au maximum les déploiements problématiques.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir,  vous devez prendre en compte plusieurs facteurs dans votre choix de déploiements SharePoint, que ce soit sur site ou dans le Cloud. Les déploiements dans le Cloud sont plus adaptés aux entreprises qui ne veulent pas supporter les coûts ou encore la complexité associés à la mise en place d’une ferme SharePoint scalable et tolérante à la panne. Les déploiements sur site conviennent mieux aux entreprises qui ont besoin d’une quantité de stockage supérieure à celle proposée par Microsoft ou de davantage de contrôle sur l’architecture de leurs fermes.

 

Traduit et adapté par la rédaction

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