Comment améliorer vos processus de paie avec la RPA

Processus d’implémentation de la RPA

Selon l’organisation, la paie relève de la comptabilité ou des ressources humaines. Dans ce second cas, avant toute chose, les responsables RH et les gestionnaires de paie devront cartographier les différents processus de paie, étape par étape, puis évaluer la durée de chacune de ces étapes et celles qui sont le plus source d’erreur.

L’IT et les RH créent ensuite une feuille de route des bots prioritaires à mettre en œuvre sur ces tâches manuelles les plus chronophages et les plus consommatrices de temps.

En plus des RH, dans le cas de l’automatisation de la paie, c’est généralement l’IT qui implémente les bots, souvent en collaboration avec un intégrateur expert en RPA. Le service IT collabore avec le spécialiste pour garantir le respect des normes internes, alors que les RH chapeautent l’initiative. Les gestionnaires de paie apportent leur connaissance pointue du processus de paie.

Certains bots RPA peuvent être lancés par les comptables et les agents de la paie. D’autres bots seront, au contraire, exécutés selon un calendrier et programmés à l’avance.

Usages possibles de la RPA dans la paie

Calcul des rémunérations du travail posté

Dans les structures de rémunération, certaines règles ou exceptions exigent un traitement ou un calcul manuel, notamment dans les usines de transformation alimentaire et de fabrication. Les systèmes de rémunération de ces entreprises peuvent imposer d’exporter les données vers un autre système ou tableur, puis de calculer le salaire à l’aide de règles et de taux variables.

Un robot peut se charger d’un tel processus et éventuellement limiter les erreurs sur les fiches de paie.

Calcul et traitement des primes

Le calcul des primes, tout comme des rémunérations du travail posté, demande souvent une intervention manuelle. En effet, certaines entreprises n’utilisent pas de logiciel de planification des rémunérations, et même si elles le font, certains de ces outils IT ne s’intègrent pas aux programmes de rémunération variable.

Un bot qui calcule et traite les primes en allant d’un système à l’autre fait gagner du temps et réduit les erreurs.

Traitement et paiement des notes de frais

La gestion et le traitement des notes de frais sont souvent chronophages, d’autant plus quand le système de paie n’intègre aucune application dédiée.

Un bot peut « lire » les notes de frais, les classer selon qu’elles sont approuvées et non traitées, puis envoyer les détails du remboursement au système de paie pour traitement, ou au système de paiement pour virement.

Validation des résultats de la paie

Un bot peut s’occuper du rapprochement de la paie en fin de période, garantissant ainsi le versement correct des salaires. Un bot peut assurer plusieurs tâches : vérification du registre de paie, des taux de rémunération, du temps de travail effectif et des absences, et validation des retenues.

Traitement des départs

En cas de départ d’un employé, il faut calculer le prorata de son salaire mensuel, ses avantages et ses retenues.

Un bot peut saisir le départ dans le système de paie et lancer automatiquement les calculs. Les gestionnaires de paie peuvent lancer le bot au moment du départ ou programmer une recherche régulière des effectifs quittant l’entreprise dans le SIRH.