Digital Workplace : les pistes de Deloitte pour repenser le bureau et le poste de travail

Dans son rapport « Tech Trends 2021 », Deloitte Insights livre plusieurs pistes de réflexion sur les interactions professionnelles à l’ère du numérique, pour optimiser l’expérience employés avec les données et une pointe d’Intelligence Artificielle.

Personne ne peut nier que l’évolution de l’informatique de bureau a révolutionné les entreprises et renforcé leur productivité. L’IT a permis à presque tous employés de créer leurs propres documents, de gérer leurs propres données et d’avoir accès à des applications qui étaient auparavant réservées à quelques-uns.

Mais au cours de l’année écoulée, cette problématique de productivité s’est déplacée vers le domicile, soulevant la question de savoir comment un concept vieux de 40 ans pouvait s’appliquer dans le monde instable d’aujourd’hui, face à une pandémie mondiale.

Repenser le « digital workplace » est d’ailleurs l’un des domaines clés explorés dans le rapport annuel « Tech trends 2021 » de Deloitte Insights. « Beaucoup estiment qu’ils ont un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée et aimeraient continuer à travailler à distance », remarque Nick Smith, associé chez Deloitte spécialisé dans le cloud, « mais il y a aussi beaucoup d’incertitudes ».

Repenser et ré-équiper les bureaux physiques

Nick Smith constate que de nombreux clients de Deloitte s’inquiètent de la difficulté à trouver un juste équilibre entre les employés sur site et ceux qui travaillent à distance. Le consensus semble se faire autour d’un environnement de travail qui s’annonce « mixte », c’est-à-dire où les collaborateurs pourront travailler de chez eux une partie du temps.

« Il ne s’agit pas de ne faire que l’un ou l’autre », prévient l’expert qui invite par ailleurs à se poser la question de savoir « comment cela affectera le bien-être, l’apprentissage et la productivité ».

Au début du premier confinement, le travail 100 % à la maison a été vu comme un moyen miracle de doper la productivité des employés (et par les DAF de réduire les surfaces de bureau et les loyers). Mais ce que les 12 derniers mois ont aussi montré, c’est que la visioconférence peut rapidement devenir fastidieuse, intrusive. Et que la productivité peut s’éroder à mesure que la lassitude grandit.

Ceci étant, la visio et les outils collaboratifs ont permis aux employés de rester en contact. Et à mesure que l’économie repartira et que les employés reviendront au bureau, la question se posera de savoir comment pérenniser ces pratiques, mais dans un environnement où une partie de l’équipe est sur place et d’autres sont chez eux.

Pour Nick Smith, il n’est pas envisageable d’obliger toute une équipe à venir au bureau, en même temps, certains jours par semaine. « Cela ne fonctionnera pas. Nous devons réfléchir à ce que sera le retour au bureau dans un environnement mixte ».

Conclusion : Deloitte estime que l’équipement des bureaux devra être revu pour faciliter les échanges virtuels avec les collaborateurs à distance. Chez Deloitte par exemple, toutes les salles de réunion ont été équipées de plateformes agnostiques de visioconférence. Et chaque place autour des tables de conférence est équipée d’une caméra individuelle et d’un microphone avec filtre antibruit.

Travail à distance et sur site

Dans son rapport, Deloitte suggère également que le bureau du futur devra probablement être « infusé » avec les mêmes technologies que celles des outils du travail à distance pour améliorer « l’expérience » du lieu de travail physique.

En premier lieu, l’intelligence artificielle (IA) peut déjà aider des équipes à organiser leurs temps et leurs agendas. Elle peut aussi optimiser la manière de gérer les salles de réunions au bureau pour maximiser la valeur de l’espace. Mais l’IA pourrait aussi aller plus loin et promouvoir de meilleures interactions dans et entre les équipes.

« Il ne s'agit pas de faire Big Brother, mais de comprendre les interactions, les connexions et la façon dont l'information circule entre les équipes. »
Nick SmithAccenture

Dans cette optique « data-driven » et « AI-driven », la collecte de données est un élément clé pour bien comprendre le digital workplace (au bureau ou chez soi). « Quels sont ses points positifs ? Pouvez-vous le rendre plus mesurable et plus utile ? », questionne Nick Smith. « Il ne s’agit pas de faire Big Brother, mais de comprendre les interactions, les connexions et la façon dont l’information circule entre les équipes ».

Le rapport de Deloitte suggère qu’en collectant et en analysant les données anonymisées sur la manière dont les outils et les plateformes sont utilisés dans le cadre du travail à domicile, les décideurs seront mieux à même de trouver une manière d’améliorer l’expérience employés, de stimuler la productivité et d’améliorer la rétention des talents.

« Au fur et à mesure de la réouverture des bureaux, les entreprises utiliseront ces données pour s’assurer que les collaborateurs travaillent dans de bonnes conditions, à la fois au bureau et chez eux, afin de soutenir des opérations plus efficaces et plus rentables », écrit le rapport.

Ces données pourraient également faire émerger des corrélations entre certaines pratiques dans le digital workplace et des facteurs de succès. Deloitte avance que les entreprises auront ainsi l’opportunité d’améliorer leurs processus et de créer des expériences employés plus personnalisées, sur le modèle de la personnalisation de l’expérience client des services de streaming musicaux et vidéo.

« Les entreprises les plus agiles étudieront ces schémas récurrents dans les données que les collaborateurs génèrent, et elles les utiliseront pour développer de nouvelles méthodes de travail », prédit Deloitte.

Ces données pourront aussi révéler les structures informelles (sociogramme) qui sont souvent plus efficientes que la structure organisationnelle formelle (organigramme).

« Les outils virtuels créent du lien, ils peuvent favoriser les contacts entre les individus et les équipes, mais ils peuvent aussi faire des recommandations personnalisées pour mettre les employés en relation avec des mentors et des collègues, ou favoriser l’intégration des nouveaux embauchés en les connectant à leurs futurs coéquipiers », indique le rapport. Mais tous ces potentiels ne se concrétiseront pas sans relever de nouveaux défis ni sans réorganisation.

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