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ERP : ne sous-estimez pas les coûts cachés du SaaS

La mode du cloud dit que les ERP en mode SaaS sont moins chers que les systèmes sur site. Mais plusieurs experts mettent en garde contre les coûts cachés que vous devrez prendre en compte avant de passer au cloud.

La sagesse populaire veut que le cloud soit une option de déploiement plus facile et moins coûteuse pour l'ERP. Bien qu'il y ait certainement des avantages à cette approche, les ERP en mode SaaS ont leur part de pièges et de coûts cachés, en particulier ceux liés à l'intégration, à la migration des données et à la personnalisation.

Sur le court terme, les ERP cloud sont généralement moins coûteux que les implémentations sur site car ils éliminent les dépenses d'investissement importantes en infrastructure réseau, en serveurs et en stockage. De surcroit, c'est le fournisseur qui gère la maintenance et le déploiement continu, ce qui permet aux entreprises de gérer les tâches quotidiennes d'administration et de gestion avec moins de ressources.

« Vous pouvez économiser sur les coûts d'infrastructure et, selon la façon dont vous vous procurez le service, vous pouvez économiser sur le support technique en réduisant le personnel interne », explique Brian Potts, COO chez Third Stage Consulting, une société indépendante spécialisée dans les solutions ERP. « Cependant, la plus grande erreur commise par les entreprises est de croire que l'ERP en mode cloud est plus facile et que cela prend moins de temps. Ce n'est vraiment pas le cas. »

Pas une solution magique

Alors que beaucoup considèrent le cloud comme un élixir magique pour les problèmes historiques de l'ERP, la réalité est que ces mêmes problèmes persistent dans le cloud, en particulier en ce qui concerne les personnalisations et l'intégration.

La plupart des ERP SaaS offrent un ensemble standard de fonctionnalités prêtes à l'emploi, mais contrairement aux ERP traditionnels, ils ne sont pas facilement personnalisables, voire pas du tout. Bien que cela soit souvent présenté comme un avantage - en particulier en ce qui concerne la mise à jour de la plate-forme - cet état de fait peut ouvrir la porte à des défis et à des coûts inattendus lorsque l'entreprise est obligée de revoir ses processus pour les adapter à ce que le logiciel supporte (et non l'inverse).

« Dans le cas, où une organisation peut adopter le système tel quel, prêt à l'emploi, ce n'est pas un problème, mais c'est le cas le plus rare », explique Andrew Boliver, responsable du Center of Excellence de Ultra Consultants, un cabinet spécialisé dans la sélection et la mise en œuvre d'ERP. « Si vous ne pouvez pas configurer le système pour qu'il réponde aux besoins de l'entreprise, vous devrez modifier les processus en fonction du logiciel. C'est beaucoup de redéfinition des processus, de formation et de gestion du changement pour adapter l'entreprise au logiciel... et c'est généralement un temps et un coût sous-estimés. »

Ce qui est aussi souvent sous-estimé, ce sont les dépenses associées à la perte de contrôle du cycle de mise à niveau. Dalsin Industries a appris cette leçon à ses dépens lorsqu'elle est passée d'une plate-forme ERP Epicor sur site à l'offre cloud de Plex Systems. La fréquence du cycle de mise à jour - initialement considérée comme un avantage - a pris l'entreprise par surprise, car elle n'était pas préparée à faire face aux changements. Selon Jeff Dalsin, analyste informatique chez le fabricant de tôles, il en a résulté des temps d'arrêt de production épisodiques.

« Nous avons passé beaucoup de temps à éteindre des incendies parce que des gens ne pouvaient plus faire une chose [à cause de la mise à niveau] », explique-t-il. « Il y a eu une perte de productivité parce que les gens ne pouvaient pas faire leur travail ». Finalement, Dalsin a fini par mettre fin à l'implémentation de son ERP cloud pour revenir à une version sur site d'Epicor.

Ne vous laissez pas berner par le prix du SaaS

Bien que le prix initial des ERP SaaS soit moins élevé, ses coûts augmentent avec le temps. Le prix de l'ERP SaaS est généralement de 20 % à 30 % moins cher la première année. Cette différence reste stable les deux années suivantes. Mais les choses changent à l'aube de la quatrième, de la cinquième et au-delà.

« La plupart des gens ne réalisent pas à quel point le SaaS coûte cher quand on dépasse quatre ou cinq ans », avertit Jeff Carr, PDG d'Ultra Consultants. « Avec un ERP sur site, on amortit une licence sur cinq ans ; mais avec les solutions cloud, on continue à payer une licence au-delà de ces années, ce qui fait que l'on finit par avoir une solution cloud beaucoup plus chère que sur site. »

Les entreprises qui envisagent des ERP SaaS oublient souvent également que les coûts de support et de service reste une réalité, même avec le cloud.

« Que ce soit sur site ou dans le cloud, [le service et le support] doivent toujours être assurés » dit Brian Potts. « Le SaaS ne veut pas dire que vous n'avez plus à vous occuper du tout de l'IT. Au contraire : soit c'est vous qui le faites, soit vous payez quelqu'un d'autre pour le faire à votre place. »

Dernière mise à jour de cet article : septembre 2018

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