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Quelles différences entre un ECM, un DAM, un PIM et une GED ?

La Gestion Électronique des Documents, l'Enterprise Content Management, le Product Information Management et le Digital Asset Management peuvent facilement se confondre. Cette analyse de Laurence Caron (Contentserv) clarifie ces concepts.

Si l’ECM, le PIM et le DAM ont, tous les trois, vocation à gérer des informations et des documents professionnels à très grande échelle, leurs objectifs (et donc leurs fonctionnalités) sont bien différents.

L’experte Laurence Caron, qui dirige en France l’éditeur spécialisé Contentserv, revient sur les trois types de solutions en explicitant, pour chacune d’elles, les éléments clefs (types de documents gérés, objectifs, etc.) qui les caractérisent. Si vous confondiez ECM, DAM et PIM, la lecture de cet article vous clarifiera à coup sûr les choses.

Qu’est-ce qu’un ECM ?

L’ECM (Enterprise Content Management) se rapporte à tous types de documents à forte valeur ajoutée pour les entreprises.

À la différence du DAM (Digital Asset Management, lire ci-après), cette solution se concentre uniquement sur des données structurées. Un ECM va traiter une facture, un relevé de compte ou plus généralement toutes les informations de données transactionnelles, mais aussi des données cohérentes, qui vont être à jour et protégées.

Si l’on prend le cas du premier fabricant d’hélicoptères au monde, un ECM a été utilisé pour la génération du carnet de maintenance des hélicoptères : l’outil a permis de consolider et de mettre en page un document très volumineux. Lors de la livraison de chaque hélicoptère, il y a une obligation de maintenance de l’appareil et de l’ensemble de ses composants, consignés dans un document consolidé de 800 pages, qui lui-même fait appel à de l’information stockée dans de multiples systèmes.

Pour réaliser ce type document avec un ECM (mise en page et édition print), il faut faire appel à près de 400 solutions dans l’entreprise, c’est-à-dire 400 instances et systèmes, pour consolider l’information en un seul document de 800 pages.

Autre cas : celui de la facture téléphonique, beaucoup moins complexe, mais tout autant parlant. Ici, l’ECM permet de mettre en page et consolider des informations liées à l’activité qui sont par exemple la consommation des SMS, des appels téléphoniques, etc. Il est également possible de faire remonter des informations liées au profil, à l’adresse ou aux coordonnées personnelles, des points fidélités du consommateur, mais aussi des informations juridiques, voire marketing.

Grâce à l’ECM, il est alors possible de faire apparaître des informations personnalisées pour le client. Dès lors, l’ECM va pouvoir influencer les habitudes des consommateurs (promotion d’un nouveau produit, ou changer les habitudes de consommation, s’il s’agit d’une facture d’électricité ou d’un relevé bancaire).

Qu’est-ce qu’un PIM ?

Le PIM (Product Information Management) est une solution logicielle qui permet de gérer de manière centralisée l’ensemble de l’information relative à des produits (ou des services) dans le but de distribuer cette information de la manière la plus efficace possible sur tous les canaux.

L’information « Produit » peut être de différentes natures, aussi bien technique que marketing. Elle est disponible pour toutes les équipes ayant un accès à la plateforme. Dès lors, on va s’intéresser aux caractéristiques du produit et à l’ensemble de sa composition.

Il faut voir le PIM comme un outil de modélisation. Dans le domaine de l’alimentaire ou de la chimie par exemple, on va se concentrer sur la composition du produit et sur les ingrédients.

La modélisation doit être précise et pertinente en s’appuyant sur les besoins et les enjeux de chaque client. Par exemple, si une entreprise est implantée dans plusieurs pays, du contenu localisé et approprié sera nécessaire pour chaque zone géographique afin de répondre aux attentes spécifiques des clients.

Qu’est-ce qu’un DAM ?

Le DAM (Digital Asset Management) permet de centraliser la collecte et la gestion des images, des photos, des fichiers vidéo ou de tout autre format de fichier en facilitant leur recherche, leur enrichissement et leur distribution.

Dans les entreprises, de nombreuses personnes ont besoin d’accéder aux ressources multimédias en toute sécurité. Le DAM accélère ainsi la collaboration créative en facilitant le partage et la récupération des ressources numériques.

Il est ainsi plus simple de gérer les campagnes et les processus publicitaires pour les équipes concernées. La gestion des ressources multimédia reste un enjeu crucial pour un grand nombre d’entreprises notamment chez les marques.

Complémentarité entre PIM et DAM

Le PIM et le DAM sont très souvent utilisés ensemble pour leur complémentarité.

D’un côté, le PIM permet en effet de gérer l’information de manière centralisée pour prendre en charge et permettre d’automatiser les processus afin que les utilisateurs puissent réaliser des recherches exhaustives et simplifier l’enrichissement des informations. De l’autre côté, le DAM facilite la gestion des ressources multimédia.

Dans le cadre d’une solution comprenant le module PIM et le module DAM, toutes les images, vidéos et photos, stockées dans le DAM, peuvent ainsi facilement être associées aux produits se trouvant dans le PIM.

Et la GED dans tout ça ?

La GED ou DMS (Document Management System) s’intéresse aux documents d’une organisation ou d’une entreprise. Cette solution permet de digitaliser les documents et d’en finir avec les méthodes archaïques pour respecter les nouvelles obligations légales.

En effet, le règlement européen oblige aujourd’hui les organisations de type agence de conseils à envoyer leurs documents juridiques et sensibles – tels que des contrats ou fiches de paie – via une GED pour sécuriser le transfert d’informations.

La GED est souvent associée avec la signature électronique ou la certification avec des coffres-forts pour sécuriser les échanges.

Aujourd’hui, les emails sont considérés comme des preuves intangibles. Toutefois, un email peut toujours être altéré ou falsifié. La GED permet alors de sécuriser tous les échanges, mais de gérer également des versions de documents. Dès lors, les bulletins de paie peuvent désormais être dématérialisés et conservés électroniquement. De même, la fiscalité en France permet à une entreprise de tout dématérialiser pour autant qu’elle respecte évidemment de nombreuses contraintes comme déposer ses archives à un endroit très précis. La GED digitalise complètement l’ensemble de ces contraintes juridico-légales et mises en conformité très complexes pour de nombreuses organisations.

Si on parle de complémentarité, il s’agit de gérer la partie transactionnelle avec un ECM, et la partie marketing dans un DAM ou un PIM lorsqu’il y a un lien avec le produit. Il existe alors un point commun entre tous ces outils : la gestion de données et de contenus dans un référentiel unique. L’ECM est un référentiel unique, le PIM et le DAM sont des référentiels uniques même s’ils ne gèrent pas le même type de contenus.

Quant à la GED, cette solution ne se réfère pas à des contenus, mais à des documents de l’entreprise. À savoir que les documents représentent 80 % de l’information possédée par l’entreprise. Ces dernières sont au cœur des processus métier et de la gestion des organisations.

Conclusion

Ensemble, les quatre solutions proposent un accès centralisé, rapide et une protection de l’information.

Elles permettent également une unicité et une gestion des versions de l’information avec la capacité de changer une fois pour publier de multiple fois.

En termes de bénéfices, on peut citer l’augmentation de la productivité, de l’efficacité, de la qualité ainsi qu’une accélération du time-to-market ; enfin, une réduction des coûts et des délais et une mise en conformité simplifiée des certifications et des réglementations.

Présent en France depuis 2016, Contentserv est un éditeur suisse fondé en 1 999 spécialiste du PIM, du DAM et du PXM. En France, il compte parmi ses clients Lacoste, Thom Europe (Trésor, Histoire d’Or, Marc Orian, etc.), Villeroy & Boch, La Maison du Whisky et en Europe Porsche, Dorel (Maxi Cosi), Mitsubishi, Escada ou encore Dr Grandel.

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