Definition

Bureau sans papier

Le bureau sans papier est un terme générique qui désigne une pratique d'organisation du lieu de travail tendant à réduire la consommation de papier.

Si le terme de bureau sans papier permet de décrire un bureau où tous les processus papier ont été supprimés, il décrit plus généralement des méthodes qui permettent aux entreprises de diminuer leurs coûts et d'améliorer leur efficacité en passant des processus papier traditionnels à des processus numériques gérés par des logiciels ou des services informatiques. Ces scénarios reposent souvent sur la gestion de contenu d'entreprise ou sur des logiciels de collaboration qui permettent de partager, d'éditer ou de gérer des documents d'entreprise autrefois sur papier.

En pratique, les entreprises qui cherchent à passer au bureau sans papier adoptent une approche progressive et ciblent l'élimination du papier d'un flux de travail ou d'un processus métier spécifique. Par exemple, une entreprise peut informatiser la vérification et l'approbation de documents. Dans ce cas, le fait de créer un dossier numérique et d'effectuer la totalité du flux de travail au format numérique réduit les coûts liés au papier et à l'impression et rend inutiles les numérisations de document. Cela permet également d'économiser le temps et l'énergie (et potentiellement les coûts annexes) nécessaires au transport des documents physiques jusqu'aux personnes impliquées dans le flux de travail. L'approche zéro papier présente d'autres avantages dont la diminution des coûts de recyclage du papier et celle des mètres carrés nécessaires au stockage des documents.

Dépoussiérer les processus papier

Un autre atout du bureau sans papier est de dépoussiérer les processus papier, de profiter des fonctionnalités numériques pour automatiser ou améliorer d'une façon ou d'une autre l'efficacité de la collaboration, des flux de travail et des autres processus métiers. Lorsque les entreprises revoient leurs processus, elles se rendent compte que le nouveau processus informatisé leur permet de supprimer des étapes et de gagner du temps. Ainsi, dans le cas d'un processus d'approbation des frais de déplacement, une entreprise peut découvrir que certaines personnes n'ont pas besoin d'approuver la dépense et peuvent sortir du flux de travail.

Les processus zéro papier peuvent être étendus au-delà de l'entreprise, mais, dans ces autres environnements, le besoin d'imprimer, de signer et de numériser les documents sont des obstacles courants. La technologie de la signature électronique permet de se passer d'une signature physique et de transformer les processus papier traditionnels, comme la signature d'un contrat, en processus numériques.

Un bureau sans papier peut cependant poser quelques problèmes. La numérisation exige un référentiel central qui facilite le stockage et la collaboration (en général, un service ou un système de gestion de contenu d'entreprise). Le lancement d'une initiative zéro papier demande aux employés de revoir leurs méthodes de travail, et éventuellement d'adopter de nouvelles technologies. Pour obtenir les meilleurs résultats, la direction aura intérêt à évaluer la nécessité de remanier certains processus afin de profiter pleinement des avantages du numérique.

La technologie du réseau privé virtuel (VPN, Virtual Private Network) est un obstacle fréquent à la centralisation. Les employés s'opposent souvent à la numérisation, qui les oblige à se connecter à un VPN pour accéder à des documents centralisés.

On compare parfois l'objectif du bureau sans papier à une quête impossible : idéale pour les professionnels de la gouvernance de l'information, la suppression de la totalité des processus papier est dans la plupart des cas peu pratique voire peu souhaitable.

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Cette définition a été mise à jour en août 2016

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