Club Med fait appel à l'IA pour le contrôle de la paie et des déclarations

Club Med contrôle les éléments de la paie et des déclarations sociales nominatives (DSN) avec Conciliator Pay de Dhatim. En détectant les erreurs et les incohérences, la solution évite le fastidieux travail de correction a posteriori et le risque de redressements.

Depuis le 1er janvier 2019, le calcul de la paie, mais surtout la vérification de la conformité des éléments de paie et des Déclarations sociales nominatives (DSN), se sont considérablement complexifiés. Impôt prélevé à la source, loi PACTE, modifications constantes de la réglementation, il devient difficile pour les gestionnaires de paie de s'assurer que les bulletins de salaire respectent bien toutes les nouvelles règles, qu'ils prennent en compte toutes les spécificités de chaque salarié (congés, absence, maladie…) et que les données des DSN sont fiables.

Une complexité ingérable humainement

Pour Club Med, à cette complexité s'ajoutent les variations liées aux contrats, saisonniers ou non et à l'ouverture des villages. Par exemple, novembre est un mois creux, certains villages d'hiver ne sont pas encore ouverts alors que d'autres ferment leurs portes.

« Sur les 15 000 employés du Club Med, 5 à 6 000 sont payés en France. Cela représente environ 55 000 bulletins de paie émis par an », précise Jérôme Gosselin, responsable paie. Charges ou cotisations, tous les éléments de ces bulletins de paie sont normés. Chaque rubrique, chaque ligne doivent être correctement remplies avant d'être déclarées aux administrations et aux organismes.

Tous les mois, les gestionnaires de paie du Club Med reçoivent les informations sous différentes formes : appels, envoi de fichiers ou de mails, etc. Ils les vérifient et préparent la paie en tenant compte des contrats de chacun, des congés, des accidents du travail… Puis ils transmettent les informations à leur prestataire ADP GSI, qui calcule les paies à l'aide du logiciel GXP et produit les données pour les DSN.

Sortir une DSN « propre »

« Sur les DSN, qui sont très normées, l'Intelligence artificielle est très efficace »
Jérôme GosselinResponsable paie, Club Med

A l'occasion d'une étude d'optimisation des charges menée avec le cabinet conseil Ayming, Club Med a découvert la solution Conciliator Pay de Dhatim. Cette solution de contrôle automatisé des déclarations et des bulletins de salaire, en mode SaaS,  utilise un moteur de règles et le Machine Learning (ML).

« Nous avions des doutes sur le paramétrage des DSN, nous devions faire beaucoup de corrections à chaque fois. Notre objectif était de sortir des DSN propres », raconte Jérôme Gosselin, qui décide de tester la solution. En à peine 20 minutes, le logiciel a analysé les DSN de Club Med et listé tous les problèmes de cohérence, les risques et les erreurs. « Sur les DSN, qui sont très normées, l'Intelligence artificielle est très efficace », constate le responsable. Club Med exploite la solution depuis 2017.

Un processus fiabilisé

Aujourd'hui, les gestionnaires de paie centralisent les données et établissent la paie vers le 20 du mois. ADP GSI produit les bulletins de salaire et les données pour les DSN. Ces dernières sont ensuite saisies sur le portail de Dhatim afin d'être validées en ligne par Conciliator Pay. Club Med corrige les éventuelles erreurs avant de saisir les données sur le portail DSN. « La solution est très facile à utiliser et elle est rassurante. Grâce aux alertes, nous avons identifié des erreurs que nous ne voyions pas avant ».

« Grâce aux alertes, nous avons identifié des erreurs que nous ne voyions pas avant »
Jérôme GosselinResponsable paie, Club Med

L'équipe paie veut maintenant utiliser Conciliator Pay pour développer le contrôle de la paie par rapport au contrat du salarié, à son statut et avancer le planning pour consacrer plus de temps au contrôle des DSN. « L'Etat s'est professionnalisé dans ce domaine, il réagit vite et c'est très bien. Nous devons nous aussi nous professionnaliser », affirme Jérôme Gosselin.

Il avoue qu'il est difficile de mesurer le retour sur investissement de la solution. Mais de toute évidence, les bulletins de salaire comme les données DSN sont beaucoup plus fiables. Ce qui se traduit par moins de temps à identifier les erreurs et à les corriger. L'équipe attend maintenant que les différentes solutions soient interfacées pour ne plus avoir à charger le fichier des données DSN produit par ADP sur le portail Dhatim, mais que cela se fasse automatiquement.

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