Cet article fait partie de notre guide: Comment l’IT révolutionne la gestion des Ressources Humaines

Comment Rolls-Royce a déployé Workday

Le directeur de l’informatique RH Mark Judd explique comme le spécialiste de l’ingénierie et de l’aérospatial a remplacé son ERP et son approche tableur pour un système RH déployé à l’échelle du groupe.

Le projet à plusieurs millions de dollars de Rolls-Royce, qui vise à remplacer les systèmes RH du groupe (plus de 40 000 employés y sont gérés),  livrera ses premiers gains dans deux ans, a confirmé le groupe.

La société a entrepris de remplacer son ancien système ainsi que de s’éloigner de son approche reposant sur des tableurs, mise en place dans 46 pays, pour installer un système RH à l’échelle du groupe.

Le projet, qui a démarré en octobre dernier, doit apporter à Rolls-Royce de nouvelles fonctions pour répondre à ses besoins en matière de recrutement, et  lui permettre de mieux déployer ses ressources. « Nous parlons là de gestion de compétence et de déployer la bonne ressource et la bonne personne lorsque nous avons besoin d’elle et au bon endroit », assure Mark Judd, directeur de l’informatique RH, dans un entretien donné à nos confrères britanniques de ComputerWeekly.

Rolls-Royce, qui est présent dans 46 pays, a pris la décision de migrer ses technologies RH vers le Cloud après une courte période de transition. « En tant qu’entreprise, notre capacité à cartographier notre croissance dans le monde était limitée par la technologie sous-jacente », explique-t-il.

La société a donc commencé à tester les services Cloud RH en 2012. Même si les équipes de Mark Judd ont certes considéré de petits fournisseurs de services, seulement trois éditeurs pouvaient supporter les contraintes d’une entreprise comme Rolls-Royce : Successfactors, Workday et Oracle.

Des consultations en amont pour sélectionner l’offre

Pour cela, le groupe s’est mis en relation avec pas moins de 25 entreprises qui avaient déjà déployé de grands projets RH dans le Cloud. « Workday était considéré comme un outsider à cette époque », assure Mark Judd. « Lorsque nous avons alors écouté le marché, et perçu tout cet engouement pour Workday, cela nous a semblé être la bonne solution. »

Rolls-Royce a signé un contrat avec l’éditeur et a recruté des consultants Deloitte pour ce projet à la mi 2014. Cela fut la première implémentation Cloud à l’échelle du groupe.

La société s’adossait jusque-là à un système SAP pour gérer ses RH et la paie de ses employés sur ses 5 plus gros sites – soit 85% de ses effectifs. Les autres emplacements utilisaient une suite de systèmes RH et paie et une kyrielle de fichiers Excel et Powerpoint. Résultat, il était difficile pour les responsables d’avoir une vision précise de l’effectif dans le monde ou de créer des rapports sur les talents et compétences de leurs employées, poursuit Mark Judd.

Limiter les ajustements de l’application

L’équipe en charge du projet a décidé très tôt de travailler à une implémentation standard de Workday. L’idée était qu’il y ait un minimum de variations d’une région à l’autre, à moins que des raisons légales poussent la société à adapter l’application. « Nous avions vraiment un bon responsable du design et nous ne faisions des ajustements uniquement si nous avions son approbation », ajoute-t-il encore. « Cela peut sembler un peu autoritaire, mais je pense que les personnes l’ont bien pris. »

L’équipe RH a travaillé avec d’autres départements métiers pour repenser les processus RH du groupe. Elle a pu finaliser ses travaux et tester de nouveaux processus dans chaque région en l’espace de 5 mois. « Nous aimions l’idée de retour aux sources et de remettre à plat ce que nous souhaitions faire avec les RH. »

Une équipe de plus de 20 personnes RH et IT chez Rolls-Royce et un nombre identique de consultants  Deloitte ont déployé Workday en 15 mois, avec une mise à disposition en octobre 2015.

Les gains des métiers

Même si les déploiements ne datent que de quelques mois, Workday a permis aux responsables de chez Rolls-Royce d’avoir une vision plus claire de l’organisation en place, des compétences, de l’historique et des salaires de leurs équipes, assure aussi le responsable de l’IT RH.

Les responsables peuvent également utiliser l’application pour fixer des objectifs aux employés et établir des bilans de performance – un processus qui jusqu’alors nécessitait d’accéder à plusieurs systèmes, d’effectuer des appels téléphoniques à répétition et d’envoyer des emails.

« C’était quelque chose que nous devions résoudre », affirme Mark Judd. « Il est vraiment impensable de batailler pour avoir cette fonctionnalité. »

Cette nouvelle technologie a aussi permis à Rolls-Royce de libérer ses équipes RH des travaux administratifs pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques. « Une partie de la valeur de Workday a été de mettre en place une technologie pérenne et efficace qui nous donne de la visibilité sur notre organisation ; ce que nous ne pouvions pas faire jusqu’alors. »

Les difficultés du projet

Pour Mark Judd, connecter Workday aux systèmes historiques en place dans la société, puis nettoyer et transférer les données RH vers le Cloud a été l’une des plus grandes difficultés. « Nous devions relier Workday à notre environnement, faire correspondre nos données depuis nos systèmes sur site vers le Cloud. Des erreurs mineures peuvent avoir un impact important », résume-t-il.

Plutôt que d’étaler le projet pays par pays, Mark Judd a pris le risque de déployer le projet, le même  jour, sur chaque site. Selon lui, les entreprises qui choisissent une phase de migration par étape ont dû se battre pour implémenter les mêmes fonctions RH. « Certains de mes collègues qui s’y sont essayés tentent encore d’aligner leurs activités sur les processus deux ou trois ans après. Ils ne peuvent pas déployer toutes les fonctions de Workday », ajoute-t-il.

Dans le futur

Mark Judd envisage de dépenser les prochains 12 mois à creuser le service RH, et à améliorer les processus de gestion des talents et des performances. Rolls-Royce collabore également avec Workday pour développer ensemble un système de Learning Management. La société s’adosse pour le moment à SuccessFactors.

Mobile et analytique

Sur le long terme, le groupe envisage également de s’appuyer sur des analyses de données pour améliorer ses programmes de formations et de développement. « Nous prenons en compte les compétences pour nous aider dans le futur à mieux prendre nos décision. Par exemple,  comprendre là où nous devons améliorer nos capacités via la formation ou le développement interne ou via le rachat d’activités », soutient Mark Judd.

La société prévoit également d’ouvrir un peu plus l’accès à Workday depuis les terminaux mobiles des employés. Cela pourrait particulièrement attirer la prochaine génération d’employés de la société, celle qui mise davantage sur le numérique pour accéder à l’information. « En tant que société d’ingénierie, le papier n’est pas la meilleure façon de se présenter. Le Cloud donne une première bonne impression. »

Quelles leçons tirer

Mark Judd préconise désormais de persuader les responsables de présenter leur projet comme une technologie et non pas comme un concept. « Convaincre que nous achetez une idée, c’est acheter quelque chose qui change dans le temps », explique-t-il. Il recommande aussi d’investir dans une stratégie d’intégration bien pensée pour faciliter le lien entre les services cloud et l’infrastructure en place. «Le parcours a été plus sinueux que prévu mais nous avons beaucoup appris en le faisant. ».

Il est également important de rester intransigeant sur le maintien des configurations standards de Workday. « Workday est certes très flexible, mais nous souhaitions un design simple et unique pour l’ensemble de nos déploiements. Ce que je ne regrette pas », conclut-il enfin.

 

Dernière mise à jour de cet article : mars 2016

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