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Les cliniques Vivalto Santé conjuguent portail collaboratif et réseau social d'entreprise

Pour améliorer la collaboration entre les praticiens et les personnels de ses cliniques réparties dans plusieurs régions françaises, le groupe Vivalto Santé a transformé son portail Intranet en « un vrai réseau social d'entreprise » (RSE). Objectifs : passer moins de temps à la gestion administrative pour en consacrer plus à soigner les patients.

« Nous avions un portail Intranet depuis longtemps. Nous l'avons refondu il y a trois ans, mais nous n'étions toujours pas satisfaits », raconte Olivier Boixière, DSI de Vivalto Santé. Ce groupe de cliniques privées, créé fin 2009, dispose de 3800 lits dans 25 établissements en Bretagne, en Normandie, dans l'ouest de la région parisienne et en Rhône-Alpes. Il emploie plus de 5300 personnes et 1700 médecins de toutes les spécialités y pratiquent en libéral. Originalité de Vivalto Santé, les praticiens détiennent 35 % du capital, aux côtés de fonds et d'institutionnels. De fait, ils participent activement à la gouvernance du groupe et aux décisions d'investissement.

Homogénéiser les outils

La DSI est centralisée pour regrouper les ressources informatiques de Vivalto Santé. C'est un GIE (Groupement d'intérêt économique) qui fonctionne comme une SSII interne. Elle passe des conventions de services avec chaque établissement, leur propose différents produits, services ou solutions sur catalogue et facture ses prestations. Son effectif – près de 40 personnes – est réparti entre le central, à Rennes, et les établissements.

Vivalto Santé a grandi par acquisitions. A chaque fois, la DSI procède de la même façon afin d'homogénéiser les outils informatiques. Dans le nouvel établissement, elle met en place les outils de base (réseau, base de données…), une application web de gestion hospitalière sur base de données relationnelle, puis différentes solutions de numérisation des processus (admission des patients, paiement à distance, retour à domicile…).

Faciliter la collaboration

Vivalto Santé a lancé le projet Vivacité pour rénover son portail Intranet. « Notre problématique était de faire que chaque établissement se sente intégré dans le groupe. Surtout, nous voulions faciliter la collaboration entre les établissements et à l'intérieur de chacun d'entre eux pour favoriser le partage d'expérience et d'informations. Par exemple, un hygiéniste qui travaille seul dans une clinique peut interroger ses collègues dans les 25 établissements et bénéficier de leur expérience », explique Olivier Boixière.

Le projet Vivacité a démarré en début d'année. Vivalto Santé a retenu l'application collaborative de la société eXo Platform qui propose des fonctionnalités de réseau social, de partage de connaissances ainsi que de gestion de projets, de contenus et de documents. Les développements ont été menés selon la méthode agile. En cinq Sprints, le Minimum Viable Product (MVP) était prêt. Déployé en juin auprès de 300 utilisateurs ciblés, il sera validé et adapté pour l'ensemble des utilisateurs du groupe à l'automne.

Rendre les utilisateurs autonomes

La solution intègre un annuaire qui facilite la recherche de compétences au sein du groupe, l'agenda des praticiens, une documenthèque et des applets comme le covoiturage ou la visioconférence, par exemple. « Surtout, chaque praticien peut personnaliser son environnement en fonction de ses besoins. Un pharmacien peut diffuser une information sur une population ciblée, un médecin peut rechercher un confrère dans une spécialité donnée, etc », précise Olivier Boixière.

Au terme de la phase de test du MVP, Vivalto Santé va mesurer l'adoption et l'usage des différentes populations pour « tuner » sa solution avant de la déployer. De nouveaux applets seront développés au fur et à mesure que des nouveaux besoins apparaîtront. « Nous verrons à l'usage à quel rythme nous ferons évoluer la solution. Pour l'instant, nous en attendons qu'elle augmente le sentiment d'appartenance au groupe, mais surtout qu'elle fasse que le temps médical soit plus consacré aux patients et moins à la gestion administrative ! », conclut Olivier Boixière.

Dernière mise à jour de cet article : juillet 2018

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