Manitou déploie CCH Tagetik auprès de ses forces commerciales

Une plateforme pour servir une organisation matricielle

Si Manitou disposait bien d’une plateforme décisionnelle SAP BFC, celle-ci ne permettait pas à la direction financière de faire du Performance Management. Pour répondre aux besoins de reporting opérationnel, cela demandait 3 semaines de travail sur Excel pour y parvenir. Un délai bien trop important face aux besoins des utilisateurs et qui imposait à la direction financière de chercher des outils afin de le raccourcir.

« Ce projet avait pour but de couvrir les besoins de l’intégralité de nos filiales » explique Pierre-Yves Malgogne. « Notre groupe est organisé de manière matricielle, avec 3 grandes divisions opérationnelles : MHA pour les matériels de manutention et nacelles, CEP pour les équipements compacts et S&S pour les services et solutions. Dans cette organisation, la distribution est transverse au groupe. La complexité pour nous était de devoir à la fois fournir une information financière fiable sur nos métiers mais aussi délivrer aux forces commerciales une vision sur la rentabilité de chaque produit et ce pour toutes nos divisions. » Un deuxième volet du projet portait sur la prévision budgétaire, l’idée étant de disposer d’un outil permettant aux contrôleurs de gestion de travailler par itération simplement, sans processus lourds.

A l’analyse de l’appel d’offre, il est apparu que Manitou recherchait une solution qui couvre à la fois reporting de gestion, élaboration budgétaire, pilotage mais également qui puisse faire face à des besoins réglementaires (IFRS16).

De manière assez classique, Manitou s’est appuyé sur des consultants afin de rédiger son cahier des charges détaillé. Quatre couples intégrateurs / éditeurs ont présenté  leurs offres et répondu aux questions de l’équipe projet en septembre 2017. C’est le duo MeltOne / CCH Tagetik qui est finalement choisi à l’issue de la phase de sélection. « CCH Tagetik répondait parfaitement à notre demande, d’autant plus grâce à son partenaire MeltOne qui a bien analysé notre besoin. Parmi les autres participants à cet appel d’offres figuraient SAP avec sa solution BPC (ex-OutlookSoft), Oracle et Cognos. »

Ces soutenances ont commencé en septembre 2017 et dès le mois de décembre les contrats étaient signés sur un calendrier de déploiement très court puisque celui-ci devait commencer en début d’année. Vincent Salmon, Vice-président Professional Services chez CCH Tagetik France commente ce projet : « A l’analyse de l’appel d’offre, il est apparu que Manitou recherchait une solution qui couvre à la fois reporting de gestion, élaboration budgétaire, pilotage mais également qui puisse faire face à des besoins réglementaires (IFRS16). Le cahier des charges exprimait une volonté réelle de faire converger ces domaines sur une même solution. »

La DSI du groupe Manitou fut partie intégrante de ce processus de choix, depuis la rédaction du cahier des charges jusqu’à la phase de sélection. Contrairement aux habitudes chez Manitou, c’est un déploiement dans le cloud qui a été choisi pour ce projet. « Nous voulions une solution qui reste à la page et le cloud nous semblait le meilleur moyen d’y parvenir. La DSI nous a accompagnés dans ce choix. Pour des raisons de sécurité ; nous nous sommes donc assurés que l’hébergement des données serait réalisé en Europe uniquement. » L’offre cloud de CCH Tagetik est hébergée sur Amazon Web Services, ce qui permet à l’éditeur de proposer un hébergement en Europe de son service.

Un premier lot déployé auprès des forces commerciales

Le projet a été découpé en 3 lots. Le premier portait sur le budget mais le choix a été fait de travailler sur un mode strictement « Data collection », de la saisie de données sans intelligence, c'est-à-dire sans algorithmes complexes. L’objectif était de pouvoir élaborer le budget 2019 rapidement puis enchainer avec le reporting financier et enfin un lot 3 portant sur l’élaboration budgétaire. De la volonté de Pierre-Yves Malgogne, chaque déploiement devait être réalisé au niveau mondial auprès de toutes les entités concernées, l’ensemble des filiales devant être formées par l’intégrateur. Pour le lot 1 plus d’une centaine d’utilisateurs ont ainsi été concernés, tant issus des  finances mais aussi du commercial.

« L’approche retenue a été de vouloir un premier lot qui soit opérationnel très rapidement » commente Vincent Salmon. « C’est une approche que nous préconisons aussi car elle permet d’embarquer dans le projet un maximum d’utilisateurs très rapidement. Nous le faisons régulièrement dans des entreprises comme Manitou mais aussi dans des entreprises de taille plus modeste ou de très grands comptes. »

Dans un souci de rapidité d’exécution, le lot 1 du projet a été scindé en 2 parties. La partie A du lot 1 qui portait sur le chiffre d’affaires est déployée tandis que la partie B  qui porte elle sur les charges est en cours de déploiement. « Le seul souci que nous ayons vraiment eu a été de dégager du temps en interne pour effectuer les recettes » reconnaît Pierre-Yves Malgogne.

Il explique encore : « Nous avons démarré le déploiement de la solution auprès de profils commerciaux. Pour eux, le processus de prévision commerciale par pays et par produit était complexe. Dans une prise de commande, on intègre le délai de production, les délais de traitement administratif, les stocks, etc. tous les aléas qui peuvent survenir avant d’arriver au chiffre d’affaires. Ces prévisions étaient préparées en central. Désormais, on leur donne la main sur l’ensemble des éléments, ce qui leur permet de faire des simulations et estimer la date à laquelle ils pourront facturer. Cette application est aujourd’hui utilisée par 100% des profils auxquels elle est destinée. »

CCH Tagetik a séduit de par son interface utilisateur qui, pour les contrôleurs de gestion, est proche de celle d’Excel ; c’est un vrai plus.

Outre le volet purement fonctionnel de la solution, un premier bilan de ce déploiement fait apparaître la bonne ergonomie de la solution : « CCH Tagetik a séduit de par son interface utilisateur qui, pour les contrôleurs de gestion, est proche de celle d’Excel ; c’est un vrai plus. En outre, les états de restitution sont très faciles d’accès pour tous les profils d’utilisateurs, notamment sur tablettes, ce qui est particulièrement pertinent pour les forces commerciales. »

Pour le directeur financier du groupe Manitou, le succès d’un tel projet ne peut se bâtir que sur une collaboration étroite entre l’entreprise et l’intégrateur. « Le travail avec l’intégrateur doit être sur un mode de co-construction. Les équipes de MeltOne travaillent au siège de Manitou avec notre équipe projet car nous voulons être en capacité demain de maitriser l’outil et d’assurer le support opérationnel de la plateforme en interne. » Une vingtaine de consultants ont travaillé sur le projet jusqu’à aujourd’hui.

Autre recette du succès selon  directeur financier, impliquer les parties prenantes dans les comités de pilotage mais aussi soigner la communication lors du projet. « Il ne faut pas négliger le volet communication autour du projet et ne pas attendre qu’il soit achevé pour informer les futurs utilisateurs. Il faut […] qu’ils puissent apporter leurs contributions avant la mise en production » conclut Pierre-Yves Malgogne.

La partie B du lot 1 qui porte sur le volet charges est en cours de paramétrage et les formations des futurs utilisateurs ont commencé.  La mise en production du lot 2 va démarrer en février, puis le lot 3 est planifié pour la fin juillet 2019.