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Les étapes clés de la transformation du poste de travail, selon T-Systems

Eric Mijonnet, consultant Workplace & collaboration chez T-Systems France, détaille les étapes clés qu’il convient de suivre dans un projet de transformation du poste de travail. Un chantier qui n’est pas que technologique.

La transformation des postes de travail vers une approche environnement de travail (Digital Workplace, selon la terminologie d’analystes tels que le Gartner Group ) représente un enjeu de taille pour les entreprises : comment réussir en effet la construction d’un catalogue de services réellement fonctionnel, accessible en tout lieu et à tout moment et sur tout type de devices ?

Il s’agit pour les DSI d’un vrai changement de paradigme du poste de travail, soulevant des questions de fond : Comment évaluer au plus juste les concepts et solutions possibles ? Pour quel gain financier ? Quels risques prendre en compte ? Comment préparer au mieux la transition et la transformation, convaincre en interne et trouver les budgets ?

 Pour prendre la bonne décision dans ce type de projets, il convient de suivre plusieurs étapes clés :

Le business case

Cette étape nous parait indispensable à plusieurs titres. Elle doit permettre de :

  1. Prendre le temps d’expliquer et d’assurer une compréhension mutuelle de la solution cible globale : technologies, usages.
  2. Analyser la situation et les coûts en CMO (Current Mode of Operation), et se projeter en FMO (Future Mode of Operation): d’expérience, les discussions nécessaires pour argumenter les choix d’hypothèses à tous les niveaux sont une manière très efficace de clarifier le paysage, et surtout d’établir un consensus sur les résultats.

Même si le business case doit être « industrialisé », et recourir à un outillage (ex : calcul de ROI), il est indispensable de rester souple au long de son exécution, pour ne pas affaiblir ses conclusions : s’il faut par exemple un workshop supplémentaire, ou reconsidérer la façon de calculer le TCO du poste de travail en CMO, il ne faut pas tergiverser trop longtemps !

Car il s’agit ici d’établir la confiance : confiance dans la solution cible et confiance dans l’opérateur qui la prendra en charge.  

Le prototypage

Egalement appelé par les anglo-saxons Proof-of-Concept, cette étape se situe également avant la prise de décision effective. Elle complète les enseignements du business case en répondant à des questions aussi diverses que :

  • La solution répond-elle réellement aux besoins métiers ?
  • Les usages sont-ils bien perçus des utilisateurs ? La souplesse et les performances sont-elles bien au rendez-vous ?
  • La solution technique s’interopère-t-elle correctement avec l’infrastructure et les applications existantes ?

Les critères de recette du PoC doivent être clarifiés dés le début, et être les plus larges possibles : test d’interopérabilité, de performance en charge, d’impact réseau et enfin tests utilisateurs par le biais d’une enquête de satisfaction.

Cette étape peut conclure la phase d’évaluation préalable à la prise de décision.

Les enseignements du PoC et du business case peuvent également servir de base à une consultation marché.

Enfin, certaines entreprises souhaitent investiguer plus profondément avant d’envisager une prise de décision, auquel cas une troisième étape peut être nécessaire.

Inventaire applicatif et cadrage de la solution

Cette étape permet d’entrer dans le détail du projet, avec, pour objectif principal, une gestion anticipée des risques et des « surprises » liées à la transformation ultérieure du paysage applicatif. Les bénéfices clés de l’inventaire sont une estimation précise des coûts de Transition & Transformation, et un plan de migration balisé.

La clé est un inventaire applicatif détaillé :

  • Identifier le degré de virtualisation du paysage applicatif ;
  • Cartographier les usages réels des applications par les utilisateurs par rapport à la cartographie des installations ;
  • Identifier les pré-requis matériels et logiciels permettant de réussir la virtualisation des applications selon leur complexité.

Pour réussir cet inventaire, le recours à un outillage adéquat est indispensable. Lui seul permettra de mettre en évidence les possibilités de standardisation du parc applicatif, ou d’argumenter les arbitrages : quelles applications virtualiser ? Quelles applications ignorer ? Dans quel ordre procéder pour construire le plus rapidement possible un catalogue de service viable ?

Cette étape conclut dans tous les cas les préliminaires à la prise de décision.

Préparer l’intégration des services

Etape logique en prélude à la transformation effective, il s’agit ici d’aligner clairement le client et le prestataire sur la solution cible, le modèle de gouvernance.

Des ateliers sont par exemple tout à fait efficaces pour répondre aux questions afférentes à cet « alignement » :

  • Validation de l’architecture technique, et de son intégration au SI de l’entreprise, en particulier au niveau infrastructure Active Directory ;
  • Validation des processus de gestion d’incidents et de demandes, et outillages associés ;
  • Qualification des pré-requis de reporting et de sécurité, moyens à mettre en place.

Ne reste plus alors qu’à démarrer la transformation effective, et à exploiter les bénéfices liés à ces nouveaux environnements de travail :

  • Bénéfices directs : baisse du coût total de possession du « poste de travail »
  • Bénéfices indirects : agilité organisationnelle, meilleure gouvernance, gestion de bout en bout de la sécurité.

 

Eric Mijonnet est consultant Workplace & collaboration chez T-Systems France

Dernière mise à jour de cet article : juillet 2016

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