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Réussir son projet RPA - première partie

Les entreprises prennent de plus en plus la mesure des bénéfices qu’elles peuvent retirer de l’automatisation de processus. Yannick Waller, directeur général chez Business Line Fonctionnel, Devoteam, se penche sur la manière de retirer le meilleur retour sur investissement.

Depuis quelques mois, une grande majorité des entreprises ont lancé ou s’intéressent aux possibilités offertes par l’automatisation de processus. La logique : traiter tout type de données d’entrée en exécutant une série d’actions préprogrammées et en suivant des règles prédéfinies pour automatiser en priorité les tâches dites à « non-valeur ajoutée ». Il s’agit ainsi de gagner en efficacité et en productivité. Si les avantages de l’automatisation sont aujourd’hui mieux compris, et les premiers projets mis en œuvre par 70 % des entreprises, la question se pose encore souvent de savoir comment procéder pour assurer un réel ROI de ces démarches.

Un changement de commanditaire

Les scénarios de RPA ont beaucoup évolué au cours de dernières années et vont ainsi aujourd’hui de la simple création d’une réponse automatique à un email au déploiement de milliers de robots, chacun étant programmé pour automatiser des travaux. En outre, le panel des processus concernés par l’automatisation s’est considérablement développé, notamment avec l’apport des technologies de Machine Learning et d’Intelligence Artificielle.

Yannick Waller, directeur général
Business Line Fonctionnel, Devoteam.

Parmi les premiers grands cas d’usage, les directions financières des entreprises qui, par l’adoption du RPA, ont pu automatiser une partie de leurs processus de saisies comptables, de traitements back-office, les robots garantissant des traitements plus rapides de ces opérations, mais également une capacité de production 24 h sur 24 h et un taux de fiabilité de 100 % sur les opérations réalisées.

Fini donc le RPA déployé sur une infrastructure ou un poste de travail, par les directions IT seules sans vision stratégique globale ni retour sur investissement. Les projets se pensent aujourd’hui en premier lieu dans les directions métier, l’IT venant donc en support de celles-ci.

5 étapes pour un projet RPA réussi

Le déploiement d’un projet d’automatisation intégrant du RPA pourrait se résumer en 5 étapes

 

  1. Découverte, pilote et périmètre : cette phase de préparation, nécessaire à la réussite d’un projet d’automatisation, permet de définir le ou les processus et d’identifier les équipes à impliquer dans la démarche. Les directions métiers sont les meilleurs promoteurs des projets de RPA avec l’appui des équipes IT. Elles devront travailler de concert pour analyser les processus, et mettre en place des démarches de Lean Agile, seules à même de garantir la réussite du déploiement d’un projet de RPA. Quant aux équipes conseil, elles doivent à la fois maîtriser les processus métiers de leurs clients, mais également les spécificités de leurs processus dits « régaliens » (RH, Finance et Customer Service Management) parce qu’un projet RPA a bien souvent des impacts sur d’autres entités de l’entreprise, a minima RH…
  2. Sélection du logiciel de RPA qui corresponde à leurs problématiques et attentes : quelques solutions se sont imposées sur le marché du RPA au premier rang desquelles Automation Anywhere, Blue Prism et UI Path, de nouveaux acteurs émergeant régulièrement au regard des perspectives de croissance de ce business.
  3. Construction et mise en œuvre : cette étape vise à étudier chaque processus dans le détail afin de clarifier l’ensemble des tâches liées à ce processus. Une activité qui devra faire intervenir à la fois les équipes métiers et les spécialistes du RPA pour garantir la bonne conception du processus automatisé. La phase de configuration du logiciel de RPA pourra être menée simultanément à cette phase de conception. Une fois les tests d’automatisation validés, la solution pourra être déployée.
  4. Surveillance et gestion : décision sur les procédures de gestion des robots, configuration du suivi et attribution des responsabilités d’exécution.
  5. Avantages et mesure du ROI : l’analyse des avantages apportés par le RPA impliquera encore une fois les équipes métiers et le département IT. Il leur incombera de surveiller en continu les KPI, et d’ajuster l’organisation pour optimiser les gains liés au déploiement du RPA, ainsi que de suivre les potentielles évolutions des processus.

L’apport des centres d’excellence

La technologie RPA est aujourd’hui mature ; l’enjeu désormais consiste à passer de l’étape « Proof of Concept RPA » au déploiement et à la mise en production à l’échelle de dizaines ou centaines de robots. La création d’un centre d’excellence RPA avec des procédures et gouvernance adaptées à cette nouvelle technologie sera bien souvent nécessaire à ce déploiement à grande échelle, avec plusieurs objectifs. D’abord, supporter le processus de validation des demandes de nouveaux robots pour détecter en amont ceux qui peuvent apporter du ROI. Prendre en charge, ensuite, les procédures de gestion des changements adaptées : un robot RPA peut être corrigé, validé et redéployé en quelques dizaines de minutes… Définir, enfin, les meilleures pratiques de paramétrage, de sécurité, de supervision, etc.

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La deuxième partie de cette tribune : Réussir son projet RPA - seconde partie

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