Logiciels de gestion des ressources humaines : déterminer les exigences d'achat

Questions permettant d'élaborer un appel d'offres adapté aux HCM

Le logiciel RH de base offre-t-il à l'entreprise les fonctions et les caractéristiques dont elle a besoin ? La plupart des logiciels de gestion des ressources humaines peuvent suivre les temps de présence, administrer la paie, les charges sociales et les avantages sociaux, centraliser les informations dans une base de données, et administrer et générer les rapports périodiques et spécifiques concernant ces informations.

Cependant, les logiciels RH de base intègrent parallèlement de nombreux éléments différenciateurs qui se révèlent être des fonctions indispensables à de nombreuses entreprises. Les voici :

• Possibilité pour les chefs de service et les responsables d'activité d'utiliser la base de données d'employés centralisée des RH pour référencer et entrer des informations fondées sur des habilitations et des permissions d'accès définies
• Possibilité d'administrer un système de gestion de paie à plusieurs niveaux, capable de traiter simultanément les conditions salariales d'employés syndiqués (par exemple, déductions des cotisations syndicales, taux de salaire syndical et avantages sociaux) et non syndiqués
• Surveillance de la conformité dans des domaines tels que l'embauche, les relations entre employés, les risques et la sécurité
• Possibilité d'étendre la surveillance de la conformité et de l'administration RH aux pays dans lesquels l'entreprise compte des employés
• Fonction de paie internationale qui prend en charge plusieurs pays, langues, devises et conditions de traitement
• Interfaces faciles d'emploi entre les systèmes de gestion de la paie et des avantages sociaux et les fournisseurs tiers d'assurance, de plan-épargne retraite (401k), etc.
• Accès des employés aux informations sur l'assurance et les avantages sociaux en permanence e(24/7) et en tout lieu, depuis les plateformes mobiles et les postes de travail généralisés
• Possibilité d'activer et de désactiver certaines fonctions et certains modules du logiciel pour adapter ce dernier aux besoins de l'entreprise et le faire évoluer en conséquence, l'entreprise ne payant que ce qu'elle utilise

Votre entreprise cherche-t-elle un logiciel de gestion des talents ? Les logiciels élémentaires de gestion des talents permettent aux entreprises de gérer leur capital humain. Ils intègrent pour cela des outils de recrutement, d'administration et de suivi des performances des employés, ainsi que d'autres qui activent différents niveaux de rémunération des employés en fonction de ces performances.

Ils permettent également de générer des rapports et des données analytiques sur les collaborateurs, destinés aux cadres dirigeants notamment aux DRH. Outre ces fonctions essentielles, ils intègrent des éléments différenciateurs qui se révèlent être des caractéristiques indispensables à de nombreuses entreprises :

• Facilité d'utilisation et automatisation des flux de travail pour l'examen et la gestion de la performance des employés
• Génération de rapports analytiques de performance qui indiquent les perspectives d'évolution et les résultats des collaborateurs, et solutions analytiques prédictives qui facilitent la rétention des employés en évaluant les plus productifs pour l'entreprise et ceux susceptibles de la quitter
• Possibilité de créer et de modifier simplement les descriptions de poste
• Systèmes de rémunération souples qui permettent à l'entreprise d'appliquer à la fois une rémunération standard et une rémunération incitative, à l'échelle de chaque service
• Possibilité de canaliser le processus de recrutement suivant des critères sélectifs fournis par les RH, afin d'isoler les candidats les plus intéressants pour les entretiens d'embauche
• Système de formation interne qui permet aux employés de s'inscrire à des formations, de suivre des cours en ligne, de recevoir des notes envoyées par les formateurs et d'être certifiés pour des postes dans l'entreprise
• Tableau interne des postes et des projets indiquant aux employés les différentes opportunités ouvertes dans l'entreprise

Votre entreprise cherche-t-elle des outils d'implication des employés ? Les éditeurs de logiciels RH proposent différents moyens d'impliquer les employés dans des domaines liés aux RH et à la gestion de la main-d'oeuvre. Pour ce faire, ils proposent un assortiment de terminaux mobiles et une collaboration apparentée aux médias sociaux.

Ce domaine d'implication des employés est en pleine évolution, tant côté éditeurs de logiciels que côté entreprises, notamment dans les services RH. Aussi, les outils auxquels il recourt n'ont pas encore atteint le niveau de maturité des outils de base des RH, ni des outils de gestion des talents.

Au minimum, les entreprises doivent attendre des éditeurs de logiciels RH qui proposent ces outils d'implication des employés des interfaces simples d'emploi et une prise en charge des plateformes mobiles courantes. Voici les aspects indispensables aux employés dont les entreprises doivent tenir compte :

• Collaborer sur les projets en tout lieu et instantanément
• Dans les grandes entreprises, localiser rapidement un expert interne lorsqu'un problème doit être résolu en urgence
• Suivre des formations en ligne dispensées par l'entreprise sur leurs terminaux mobiles
• Accéder au système RH depuis leurs terminaux mobiles pour mettre à jour leur éligibilité aux avantages sociaux

Quelles sont vos attentes en matière de mise en oeuvre et d'assistance pour le système ? La mise en oeuvre et l'assistance du logiciel RH doivent être simples. Aussi, tous les éditeurs de logiciels RH s'attèlent à la suppression des difficultés liées à l'adoption de nouvelles solutions : intégration aux systèmes de l'entreprise, compatibilité (pour les logiciels sur site) avec le matériel informatique et les logiciels existants, assistance assurée par le fournisseur.

Mais tous les fournisseurs ne garantissent pas spécifiquement un niveau de mise en oeuvre et d'assistance. Il est donc important de définir vos attentes. Voici les informations que vous devriez absolument exiger des fournisseurs en matière de mise en oeuvre et de performances du système :

• Méthode d'intégration (le cas échéant) du nouveau logiciel à ceux de l'entreprise L'intégration passera-t-elle par des API ou des packages pour lesquels tous les fournisseurs concernés ont passé des accords de prise en charge, ou sera-t-elle personnalisée ?
• Le fournisseur doit afficher des accords de niveau de service (SLA) détaillant ses engagements en matière de disponibilité et d'assistance système (fonctionnement et assistance 24/7, par exemple), son délai moyen de réponse pour résoudre des problèmes système et répondre à des questions RH et IT, et un plan de reprise après désastre testé et certifié.
• Si le fournisseur est dans le Cloud, demandez-lui s'il exécute et détient son propre datacenter, ou s'il le loue à un tiers. Dans le second cas, demandez quel type de plan de contingence est en place en cas de défaillance au niveau du datacenter tiers.
• Les normes de sécurité du fournisseur concernant le système et les données doivent correspondre à celles exigées par votre gouvernance d'entreprise.

Quels sont la tarification et le retour sur investissement du logiciel de gestion des ressources humaines ? Dans toutes les entreprises, le budget constitue le nerf de la guerre. La possibilité de recourir à des outils RH flexibles et évolutifs est tout autant importante. Les éditeurs de logiciels RH en sont bien conscients et proposent des tarifs et des logiciels capables d'évoluer, les prix étant généralement fixés par poste informatique ou par module logiciel.

Ces éditeurs ont, en outre, des formules de retour sur investissement préconfigurées. Elles vous indiquent dans quel délai (rapide) le logiciel vous permet de récupérer votre mise de départ. Il n'empêche que les entreprises doivent s'impliquer activement dans les discussions liées à la tarification et au retour sur investissement. Voici quelques points à considérer impérativement.

• Si possible, avec les RH, établissez votre propre formule de retour sur investissement pour le logiciel. Il n'y a pas de formule magique dans ce domaine, car le recouvrement et les besoins de chaque entreprise sont uniques. Toutefois, pour généraliser, la plupart des entreprises étudient les bénéfices financiers et le gain de temps qu'elles peuvent tirer du nouveau logiciel, ou les améliorations possibles dans les domaines du recrutement et du développement de talents, ou de la rétention d'employés de valeur.
• Si vous achetez le logiciel, étudiez de près la composition du logiciel RH principal et identifiez les modules complémentaires facturés séparément.
• Déterminez si la solution RH implique d'autres investissements IT ou RH (par exemple, le développement du réseau d'entreprise, l'ajout de terminaux mobiles, l'emploi d'une personne aux RH pour développer un plan de formation, etc.).
• Demandez si le fournisseur propose une option de crédit-bail.

Le fournisseur de solutions RH sera-t-il un partenaire commercial solide ? A priori, tous les fournisseurs peuvent proposer un plan de mise en oeuvre complet pour votre nouveau logiciel, et mettre à disposition un chef de projet dédié pour diriger le projet, seul ou avec votre collaboration. La plupart proposent également une formation au nouveau logiciel sur site, destinée à votre personnel RH et IT, ainsi qu'un service d'assistance pour le produit.

Prendre la bonne décision

L'étape qui suit l'analyse des besoins consiste à étudier les principaux produits RH. En effet, de nombreuses variables doivent être étudiées pour ne pas se tromper en achetant un logiciel RH. Elles feront l'objet d'un prochain article.