Aix-en-Provence mise sur Filr pour éviter le stockage Cloud

La ville d’Aix-en-Provence a déployé la solution de stockage et de partage de fichiers d’entreprise Filr de Novell pour éviter que les utilisateurs ne recourent à des services Cloud.

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Dropbox-like : l'avènement des FSS d'entreprise

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La mobilité est une composante importante du schéma directeur numérique et système d’information 2015-2020 de la ville d’Aix-en-Provence. Tous les membres de la direction générale sont équipés d’un smartphone, d’une tablette et d’un micro-ordinateur portable et/ou fixe. Il en va de même pour les chefs de départements. Mais les choses sont un peu différentes pour les directeurs et conseillers techniques, ou encore les chefs de service. Par exemple, le taux d’équipement en smartphones fournis par la mairie n’est que moins de 40 % pour les directeurs et conseillers techniques, voire 6,57 % pour les chefs de service. Et cela alors près d’un français sur deux possède un smartphone…

Dès lors, du point de vue la direction générale, il apparaît essentiel « de s’adapter aux attentes de nos cadres car, sinon, ils contourneront les outils de la mairie ». Avec un risque : qu’ils se tournent alors vers des appareils et des services non-maîtrisés, à vocation plus grand public. Et cela alors que les terminaux mobiles de la ville sont administrés avec les outils d’Airwatch.

Surtout, la ville souhaite que cadres utilisent ses outils. Et cela commence par la messagerie électronique Groupwise. Mais cela concerne également d’autres outils bureautiques, dans l’objectif d’améliorer l’efficacité des services communaux.

Dans un entretien avec la rédaction, Jérôme Richard, chef du département numérique et des systèmes d’information de la ville d’Aix-en-Provence, explique que l’ambition est d’amener au développement de nouveaux usages avec notamment l’échange de fichiers, « dans un environnement sécurisé », avec Filr de Novell, combiné avec Iprint pour permettre l’impression lorsqu’elle est nécessaire. A cela s’ajouter Iprojection pour lancer directement des présentations sur les vidéo-projecteurs Epson, sans fil.

« Filr répondait à une double problématique : partager des fichiers entre directions, hors silos. »

Jusque là, le partage n’était effectivement disponible qu’au sein d’une même direction, notamment. La DSI supportait l’utilisation de serveurs FTP, d’hébergements http ou encore de Novell Vibe.

Mais le constat était clair : une utilisation trop compliquée avait conduit à une « mauvaise appropriation » par des utilisateurs pressés de se tourner plutôt vers Dropbox ou Google Drive. Las, les fichiers se retrouvaient disséminés de manière « anarchique » sans le moindre contrôle.

A l’inverse, Filr doit permettre de « faire sauter des silos » et de laisser les utilisateurs partager des fichiers « hébergés sur des serveurs que nous maîtrisons », y compris des fichiers volumineux.

Filr doit concerner, en interne, 1500 postes sous Windows, 35 Macintosh, 150 tablettes Android, 120 iPhone et 80 smartphones Android.

Et c’est sans compter sur les utilisateurs externes, collaborant régulièrement avec la ville comme le centre communal d’action sociale, le trésor public, ou encore les fournisseurs d’Aix-en-Provence.

Un projet qui prend racine dans la mobilité

Et dans la pratique, le partage s’ouvre à des tiers par invitation, un peu comme avec Dropbox ou Box : « lorsque l’on partager un fichier avec une personne externe, celle-ci reçoit un e-mail l’en informant. Elle peut alors s’enregistrer et disposer de son propre compte sécurisé ».

Alors, certes, les alternatives ne manquent pas. Surtout que Dropbox et Box ont fortement fait progresser leurs offres entreprises au cours des dernières années. Mais pour Jérôme Richard, Filr bénéficiait d’un avantage clé : l’intégration avec le reste de l’environnement existant de la ville, largement sous Novell, avec Groupwise, Vibe pour le collaboratif. Mais Filr s’intègre également au portail intranet de la commune.

Les élus ne sont pas oubliés, dans une logique de dématérialisation des dossiers distribués. En particulier, « les élus sont équipés, depuis 2013, de tablettes tactiles. Ils n’ont plus de papier pour aller en Conseil Municipal. Filr va là nous aider à passer une étape supplémentaire en dématérialisant des réunions de commissions, conseil des adjoints, par exemple, au-delà donc des délibérations qui sont déjà dématérialisées ».

Dernièure mise à jour de cet article : avril 2015

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