Luis Louro - Fotolia

La Polyclinique de l’Atlantique structure sa gestion des contrats avec ContractSide

Automatisation des procédures, tableau de bord des échéances, gestion des droits, Saas et ergonomie ont poussé la clinique vers ContractSide pour mettre en place une stratégie des achats maîtrisée.

Cet article traite de

SaaS

La Polyclinique de l’Atlantique est une clinique connue pour sa maternité qui accueille plus de 5 000 patientes par an et ses différentes spécialisations en matière de chirurgie. L’établissement de santé fédère quelque 16 000 patients en ambulatoire et 8 000 en hospitalisation.

Dans sa gestion opérationnelle, l’établissement est logiquement amené à gérer une kyrielle de contrats liés exemple à la maintenance, à des prestations de services, de contrôle obligatoire, et ce, de façon transversal et multi-département ; de l’IT au biomédical ou encore des services généraux (entretien des espaces verts et de la climatisation par exemple) aux RH. Autant de métiers avec des contraintes et des contrats différents.  A tel point que jusqu’alors, la Polyclinique de l’Atlantique était incapable de savoir  exactement le nombre de contrats à gérer. Le process dédié était absent.

 « Les contrats étaient recensés dans un fichier Excel, centralisé au service Achats, qu’il fallait alimenter ; ce qui est très contraignant. De plus, les contrats étaient quelque peu éparpillés. Nous disposions bien des données comptables, mais cela ne nous permettait pas d’avoir le nombre de contrats réels», explique Angélique Dreno, responsable achats et logistique de la Polyclinique de l’Atlantique, installée dans la région nantaise.

« Le service Achats traitait le contrat depuis ce tableur Excel pour accompagner les acheteurs dans la démarche de négociations ou dans le suivi des échéances de contrats, mais sans le maîtriser à 100%. Les contrats étaient  généralement entre les mains des acheteurs- métiers », ajoute-t-elle. Une mise en place qui a occasionné l’absence de procédure dans le rappel des échéances de contrats. En clair, le nombre de contrats et leurs échéances n’étaient pas contrôlés par le service Achats. Ces contrats qui n’ont pas pu être renégociés constituent un « manque à gagner » pour la Polyclinique.

Au lieu de reprendre chaque contrat, dans un processus très lourd, la Polyclinique a préféré s’adosser à l’application Saas de la société française ContractSide. Avec les outils de cette société,  la clinique dispose de certaines fonctions clé qui ont fait la différence. Angélique Dreno cite par exemple celle qui envoie automatiquement un email au service Achats et à la personne du service concerné par le contrat lors de l’arrivée d’une échéance. Dans cette procédure, l’échéance de la dénonciation est également prise en compte pour placer le contrat au cœur des débats en interne.

Reconnaissance automatique des clauses

Désormais, la Polyclinique a la capacité d’injecter un nouveau contrat numérisé dans un espace personnalisé sur l’application Saas de ContractSide. Une fois le contrat ajouté, il est classé dans l’entité dédiée – ContractSide reprend le classement de l’entreprise.  « Les utilisateurs dépendant d’un service ne pourront voir que les contrats appartenant à ce service », précise-t-elle. En revanche, le service Achats a une vue sur tous les contrats. A ce jour, aucun système interne de la Polyclinique n’est connecté à ContractSide.

La technologie de ContractSide reconnait automatiquement les clauses du contrat, comme par exemple les échéances, les préavis, l’objet du contrat et son coût. Et ce, quel que soit le type et la présentation du contrat (avec des intitulés différents). Les informations peuvent ensuite être commentées et amendées, et des documents joints pour compléter l’ensemble.  

ContractSide propose aussi des fonctions d’extractions vers Excel à des fins statistiques ou de négociations. Un tableau de bord liste les échéances à venir, poursuit encore Angélique Dreno, ce qui permet d’anticiper la charge de travail à venir – et donc mieux planifier les négociations ou les dénonciations.

Le Saas pour anticiper un regroupement de sites

Le choix du modèle Saas a été motivé par plusieurs facteurs, résume-t-elle. D’abord, « on est vraiment déchargé de la lourdeur de la tâche administrative de la  gestion des contrats. » Et autant de gain en termes de coûts associés, donc. Autre gain cité, la facturation au nombre de contrats, et non pas au nombre de personnes. Cette méthode de calcul apporte de la souplesse en matière d’organisation, selon elle.

Enfin, et c’est un élément clé dans la décision de l’établissement, la PolyClinique fait partie d’un ensemble d’établissements dont le siège est à Paris. Un regroupement est prévu dans 2 ans. ContractSide sera l’outil commun de gestion de contrats de trois établissements, commente Angélique Dreno. « Nous avons préparé le site de façon à pouvoir l’utiliser pour les autres sites lors d’un regroupement. »

Sur son site, ContractSide facture son application 900 euros par an pour l’édition professionnelle (limitée à 100 contrats, pour un nombre d’utilisateurs illimité). Au-delà de 100 contrats, la société met un place un programme personnalisé.

 

Dernièure mise à jour de cet article : mars 2016

PRO+

Contenu premium

Accéder à plus de contenu PRO+ ainsi qu'à d'autres offres réservées aux membres.

Approfondir

Soyez le premier à commenter

M'envoyer une notification dès qu'un autre membre commente.

En soumettant ces informations à LeMagIT.fr, vous acceptez de recevoir des emails de TechTarget et ses partenaires. Si vous résidez hors des Etats-Unis, vous consentez à ce que vos données personnelles soient transférées et traitées aux Etats-Unis. Politique de confidentialité

Merci de créer un identifiant pour pouvoir poster votre commentaire.

- ANNONCES GOOGLE

Close