Les Restaurants Côte abandonnent Excel pour optimiser leurs planifications budgétaires

La chaine anglaise de brasseries à la françaises « Côte Restaurants » a mis fin à l’utilisation du tableur en passant à un outil 100% Cloud de reporting et de planification. Une manière d’améliorer la visibilité sur les opérations et de mieux contrôler la stratégie de croissance du groupe.

Strahan Wilson, directeur financier de la chaîne de restaurants Côte, pense avoir trouvé la bonne formule pour ne plus revivre ce qu'il appelle la « douleur et l'angoisse » des planifications financières.

Son truc ? Abandonner les centaines de feuilles Excel de l’exercice et, à la place, unifier et rationnaliser le processus avec un outil Cloud dédié. En l’occurrence, Anaplan.

Tueur d'Excel

La DAF a fait pour la première fois connaissance avec ce logiciel en mode SaaS lors de son préavis de départ de chez KFC. Alors qu'il était sur le point de rejoindre à Burger King, il reçoit un mail de la toute jeune start-up britannique. « C’était en 2011. Comme j’avais du temps, j’ai discuté avec leur équipe de développement, basé à York. Puis quand je suis arrivé chez Burger King j’ai eu l’idée de lancer un PoC. Il s’est avéré que tout a été très simple à mettre en place ».

Anaplan est souvent présenté comme « un tueur d’Excel » dans la planification. Les professionnels de la finance passent une grande partie de leurs vies à travailler dans le tableur de Microsoft. Le bras droit de Strahan Wilson chez Côte ne faisait pas exception. « J'ai rejoint le groupe [en septembre 2016] à la fin du cycle de planification. Mon responsable opérationnel venait de passer trois mois à rassembler les feuilles de calcul de nos 80 restaurants. On sentait que cela avait été éprouvant », se souvient-il.

« J'ai alors introduit Anaplan. Personnellement, je vois la planification autrement. Habituellement, il s’agit d'un exercice annuel ou trimestriel, assez rigide, ce qui fait que la peur s'abat sur la finance et que toutes les affaires courantes s'arrêtent. J'ai toujours été opposé à cela. L’angoisse n'est pas une ambiance saine. Elle ne produit pas les meilleurs plans possibles parce que vous avez tendance à prendre des raccourcis pour vous simplifier la vie » et diminuer le stress.

Comparer vos chiffres avec le prévisionnel permet de faire de nouvelles prévisions plus cohérentes
Strahan Wilson, DAF de la chaîne Côte

A l’inverse, pour lui, la planification idéale devrait faire partie intégrante du processus de clôture. « Vous devriez clôturer votre période d'exercice, puis pouvoir regarder vos chiffres et les comparer au budget prévisionnel précédent pour déterminer les écarts et les causes – qu’elles viennent des opérations elles-mêmes ou de changements structurel. Et là, avec cette comparaison objective, vous pouvez faire de nouvelles prévisions plus cohérentes. »

Un tel processus ouvre ainsi la porte à une approche plus stratégique.

Un poste d'observation pour piloter la croissance

Côte est une chaîne de restaurants détenue par le groupe de capital-investissement BC Partners. « Nos ambitions sont très grandes », avoue le DAF, d’autant plus que le groupe possède deux autres réseaux de restaurants, Jackson & Rye (Grill) et Limeyard (cuisine californienne). « Pour les développer, j'ai besoin d'un poste d’observation. Il faut que le reporting financier fonctionne. […] Anaplan, parce qu’il est un système de planification piloté par KPI, m’a donné ce cockpit. Avec l’outil j’ai une vision globale mais je peux aussi descendre dans le détail de ce qui se passe ».

Il est par exemple plus facile avec Anaplan qu’avec Excel de calculer le coût réel de la main-d'œuvre ou l’impact des taux de change, affirme le DAF.

« Je l'ai choisi parce que c'est, à mon avis, aussi proche d'Excel que ce qu’un système de planification peut être. Anaplan est plus une solution d'entreprise qu’Excel, avec des contraintes sur qui peut faire quoi. Mais il est aussi suffisamment intuitif pour que quelqu'un comme moi - qui ne suis pas un informaticien, mais qui possède de bonnes compétences dans le tableur de Microsoft - puisse se l’approprier et bien l'utiliser ».

« La finance est une pyramide - à la base vous avez la comptabilité, puis la planification et l'analyse financière, et ensuite vous avez le niveau stratégique avec des recommandations. Tous les professionnels de la finance veulent faire cette dernière partie. Mais vous ne pouvez faire de la stratégie en tant que DAF que si vous en gagnez le droit. Réduisez votre délai de clôture de 15 jours à cinq jours, votre cycle de planification de trois mois à trois semaines, puis utilisez votre temps pour observer ce qui se fait ailleurs et voir où vous pouvez aider votre entreprise », conseille-t-il.

Ceci étant l'utilisation d'un logiciel de planification financière, en lieu et place d’Excel, ne fait pas tout. « Ce n'est qu'une petite partie du puzzle dans la gestion d'une entreprise », modère Strahan Wilson. « Les deux questions sont toujours" qu'est-ce que j'ai fait?" et "qu'est-ce que je vais faire?". Je pense qu’Anaplan est le meilleur outil pour la deuxième question. Et il est suffisamment flexible pour suivre les choses qui évoluent ».

Anaplan a remplacé 250 à 300 feuilles de calcul
Strahan Wilson, DAF de la chaîne Côte

Pour le groupe Côte, l'ouverture de restaurants est le moteur de la croissance. « Mais il n’y a pas un jour où le contexte réglementaire ne change et n’influence de futures ouvertures. De mon expérience, il est beaucoup moins douloureux de planifier cela avec Anaplan qu'avec Excel. Maintenant, c’est vrai : il y a des alternatives, mais je pense qu'il n'y a personne d'autre sur le marché qui soit aussi proche d'Excel et aussi Cloud ».

Au final, Anaplan à quasiment éliminé Excel de chez Côte. « La solution a réduit considérablement l’usage du tableur dans le cycle de planification. Elle a remplacé 250 à 300 feuilles de calcul ».

Prochaine étape : prédictif, AI, BI et CRM (et toujours Anaplan)

Avant d’arriver chez Côte, le DAF était passé par Eat - une chaîne de plats frais faits à partir de produits de saison. Il y avait déployé Blue Yonder, un outil créé par un ingénieur allemand du CERN qui revendique de « permettre aux distributeurs de transformer leurs processus métiers en automatisant les décisions complexes […] grâce à l'Intelligence Artificielle ». Dans le commerce alimentaire de détail, l’AI de Blue Yonder se focalise sur la manière répondre de la façon la plus rentable possible à la demande en jouant sur les prix, les stocks et le réapprovisionnement.

Dit autrement, Strahan Wilson y faisait de la planification prédictive quotidienne.

« La transformation numérique dans ce domaine peut être encore plus importante pour une entreprise comme Côte. Dans la vente à emporter, le temps d’interaction avec le client se compte en secondes. Dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, on se dit toujours: "Ha, si seulement nous en savions plus sur nos clients, nous pourrions faire comme dans le retail". Mais dans un restaurant, vous avez le temps pour comprendre vos hôtes, ce qu’ils aiment, qui ils sont. Vous pouvez avoir l’état civil d’un client via la plateforme de réservation qu’il utilise (comme La Fourchette en France), puis le rentrer dans votre PoS pour lister ce qu'il achète. Vous êtes une femme qui aimez le vin rouge? Peut-être peut-on vous présenter un vin que vous n’avez pas vu, tout en bas du menu »

Encore faut-il avoir un CRM. Pour arriver à ce degré de connaissance et remonter les données dans Anaplan, Strahan Wilson a évalué deux options : Microsoft Dynamics et Salesforce. Il étudie également Power BI pour faire d'autres analyses. Anaplan propose un outil analytique mais qui n’a visiblement pas les mêmes atouts que les solutions des pure players.

Ces autres projets de transformation, interfaçables avec Anaplan, sont en cours. « En attendant, mon responsable des opérations, mes collègues et moi-même sommes très heureux de la manière dont se passent aujourd’hui le reporting et la planification budgétaire », se réjouit Strahan Wilson.

Dernièure mise à jour de cet article : décembre 2017

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