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Documation 2016 : automatisation et intelligence au cœur de la GED

La numérisation pousse les entreprises à opter pour des processus de traitements automatisés et à embarquer des solutions facilitant la découverte et la consommation de l’information.

Avec la dématérialisation galopante des documents, et le fait que l’information appartienne aussi au patrimoine de l’entreprise au même titre que la donnée, les processus de GED se calent inévitablement sur ceux imposés par la transformation numérique des entreprises. C’est un peu le constat qu’on aurait pu tirer au sortir de l’édition 2016 du salon Documation. Cet événement qui réunit l’ensemble de l’écosystème de solutions de gestion de l’information en France, se tient le 6 et 7 avril à Paris (Porte de Versailles).

Si comme l’année dernière, il est clair que la GED et la dématérialisation sont deux maillons de la transformation numérique, on peut toutefois constater que l’heure est à l’automatisation des processus ou du moins, à une gestion automatisée des informations et des documents. Comme une évolution logique de la numérisation globale des processus.

Les solutions de bases de données, comme celle Armadillo, côtoient celles d’automatisation de processus d’Esker, de numérisation de documents d’Abby, de Ricoh ou de Canon, les outils sémantiques de Proxem, ou encore les nombreuses offres d’ECM et de BPM, d’archivage hybride ou pas et de sécurité et conformité des documents.

Pourtant, comme l’explique un représentant de la société Knowings, sur le terrain, lorsqu’on aborde la problématique de GED, il s’agit avant tout de parler de collaboration. « Nous en sommes encore à la prise en compte de  la collaboration et au partage des savoirs », explique-t-il. En bref, « accompagner vers le numérique, mais sans heurter les collaborateurs et les pousser à entrer dans un mode de partage », ajoute-t-il. 

Evidemment, chez les grands comptes, dans les secteurs de l’assurance et des mutuelles par exemple, là où il faut gérer de nombreux entrants et de demandes et où les captures multicanales sont importantes, la gestion des cas (Case Management, qui rassemble par cas les informations et les processus nécessaires à traiter pour traiter un événement donné) tend à prendre le dessus sur le BPM, assure Isabelle Carrio, directrice commerciale de la société française Everteam. Une façon pour ces entreprises de gagner en agilité et de disposer d’une segmentation plus affirmée de leur processus que le BPM.

Mais numérique aidant, l’archivage, parce qu’il est devenu plus complexe, est de nouveau devenu une priorité pour les entreprises. Avec un problème double : gérer à la fois les documents historiques papiers et les flux numériques, avec les mêmes contraintes réglementaires et de conservation. « Les entreprises sont à la recherche d’un système unique qui assure à la fois un archivage électronique des documents et des données, et une description des archives physiques », explique encore Isabelle Carrio. La société Novarchive présentait d’ailleurs Novadoc (un portail qui centralise la gestion d’archives physique et numérique) lors de Documation 2016. « Il s’agit d’un véritable enjeu pour les entreprises », ajoute-t-elle.

Enfin, face à la montée en puissance de masses de documents et d’informations  à laquelle sont confrontées les entreprises, les outils de recherche et d’analyse minutieuse de contenu sont également mis en avant lors de l’événement. Data et Text-mining, sémantique, analytiques, les solutions pour maîtriser la circulation de l’information, et surtout la valoriser le mieux, auprès d’une cible donnée sont au cœur des solutions exposées lors de l’événement.

Le Machine Learning appliqué à la GED

Et justement. La valorisation de l’information est aussi un cas d’usage type du Machine Learning, qui ici aussi, trouve sa place.  La société Antidot propose une technologie algorithmique capable d’automatiser la classification des informations, pour au final permettre de mieux la consommer. Le monde juridique, scientifique, de l’extraction minière ou encore de l’aérospatiale et des médias – autant de secteurs confrontés à d’importants fonds documentaires – en sont des utilisateurs, résume William Lesguillier, responsable chez Antidot. Pour lui, cela est d’abord lié aux coûts. « Avec le machine learning, le TCO est plus bas qu’avec un outil à base de règles. Les règles sont longues à paramétrer et il faut les reconfigurer quand on en modifie une. »

Il n’y a pas une discipline qui n’a pas autant changé le monde que l’Intelligence artificielle, a lancé Jean-Gabriel Ganascia de l’Université Pierre et Marie Curie, en ouverture du salon. La GED n’échappera pas à la règle.

 

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