Office 2016 améliore sécurité et collaboration

Comment Office 2016 intègre la collaboration sociale

Avec Office 2016, Microsoft se lance à la poursuite des Box et autres Slack, sur le terrain du collaboratif social. Et sa suite dispose d’au moins un avantage sur la concurrence : les utilisateurs n’ont pas besoin d’une seconde application pour partager et collaborer au sein d’Office. Dans Outlook, par exemple, les utilisateurs peuvent travailler avec un outil appelé Groupes pour créer des espaces de travail virtuels où partager calendrier, messages, et plus encore.

Office 2016 intègre en outre des capacités de co-création de documents entre utilisateurs de Word, de PowerPoint ou de OneNote, sur OneDrive et SharePoint Online. Qui plus est, Office 2016 s’intègre directement avec Skype for Business afin de simplifier la téléconférence. Les utilisateurs peuvent combiner co-création et Skype for Business pour travailler ensemble sur des documents tout en discutant directement des modifications.

D’autres nouveautés intéressantes

Office 2016 intègre une nouvelle boîte de dialogue en menu déroulant simplifiant l’ajout de pièces jointes. Elle présente une liste des fichiers sur lesquels on a récemment travaillé pour éviter d’avoir à parcourir son disque dur. Le ruban d’Office 2016 intègre en outre un assistant de recherche de fonctionnalités : il suffit de taper ce que l’on cherche pour y accéder par un raccourci.

Word, Excel, PowerPoint et Outlook intègrent Smart Lookup qui connecte directement l’utilisateur au moteur de recherche Bing : il devient possible d’effectuer une recherche en ligne sans quitter la suite bureautique ; les résultats sont présentés dans une liste sur le côté droit de l’écran.

Exchange intègre pour sa part un assistant de boîte aux lettres appelé Clutter. Il se charge de triller le courrier électronique pour présenter en priorité les messages importants. L’outil apprend automatiquement des habitudes de l’utilisateur, en fonction de ce qu’il a tendance à ignorer dans sa boîte aux lettres. Mais il n’efface pas de messages : les messages déclassés sont rangés dans une boîte dédiée.

Du mieux pour la sécurité

Microsoft a beaucoup travaillé au renforcement de la sécurité d’Office avec son édition 2016. Celle-ci n’intègre pas seulement protection des données, DLP et authentification, elle supporte également le chiffrement des fichiers et des courriels, l’authentification à facteurs multiples, ou encore le versioning de documents.

Les administrateurs peuvent désigner certaines informations comme sensibles. Ils peuvent alors localiser ces informations dans des documents et fichiers pour informer les utilisateurs de leur présence. Les fonctions de gestion des droits numériques d’Enterprise Mobility Suite peuvent être utilisées en complément pour assurer la protection de certains documents.

Enfin, les utilisateurs peuvent envoyer des liens vers des fichiers, plutôt que des fichiers en pièce jointe, pour renforcer leur protection.

Différences entre versions mobile et poste de travail

Outre les versions standard et professionnelle d’Office 2016, les administrateurs peuvent décider laquelle des versions mobile et poste de travail de la suite est la plus adaptée à certains utilisateurs. La décision n’est toutefois pas triviale : elle implique des considérations de fonctionnalités, de cohérence et de coût.

Office 2016 ne propose pas encore un éventail fonctionnel aussi étendu que son homologue de poste de travail. Mais son interface est taillée pour les écrans tactiles et la suite propose la plupart des fonctionnalités utilisées habituellement. Reste qu’elle brille par sa cohérence entre terminaux mobiles et s’avère gratuite pour les terminaux mobiles Windows. Mais sans abonnement Office 365, sa pertinence est plus que limitée.

Adapté de l’anglais.