Cinq étapes pour bien gérer les applications de collaboration d'équipe

La collaboration d'équipe peut être difficile à gérer lorsque les organisations jonglent avec les déploiements de multiples applications. Mais cinq étapes peuvent l'améliorer.

Les applications de collaboration d'équipe sont en train de prendre rapidement une place dans les organisations qui cherchent à harmoniser la collaboration aussi bien interne qu'externe avec leurs workflow et à améliorer ainsi la capacité des groupes de travail répartis à communiquer et à partager l'information.
Mais à mesure que leur utilisation s'est développée, les défis en matière de gestion IT se sont multipliés.

Selon les données de Nemertes Research, un peu moins d'un tiers des entreprises disposeraient d'une seule et unique plate-forme de collaboration d'équipe à l'échelle de l'organisation. Les deux tiers restantes sont confrontées à des défis de gestion, créés par le fait d'avoir à supporter différentes applications déployées par les métiers et/ou les services en dehors du contrôle l’IT (le fameux Shadow IT).

Comment ces organisations maîtrisent-elles leurs multiples applications de collaboration d'équipe ? Voici cinq conseils pour prendre en charge la gestion de la collaboration en équipe.

Utilisez des indicateurs métiers

Nemertes Research souligne qu’il existe une corrélation directe entre le succès des déploiements d'applications de collaboration et le fait que ces applications correspondent aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Si vous déployez Slack, ou Teams ou Spark simplement parce que vous pensez qu'elles sont merveilleuses, vous ne verrez probablement aucune adoption en interne. Mais si vous mettez en avant le fait qu’elles peuvent améliorer les procédures et les workflows (en détaillant comment), les utilisateurs les regarderont différemment.

En faisant un lien clair (et mappé si possible) entre chaque besoin métier et chaque bénéfice opérationnel de ces outils, vous pourrez également justifier du bienfait de votre choix en soulignant qu’il sera possible de mesurer de manière objective les améliorations espérées dans le domaine visé (développement de logiciels, création de produits, évaluation de la réactivité face aux demandes des clients ou du taux de clôture des ventes par exemple).

Gérez vos applications de collaboration d'équipe comme vous gérez la Communication Unifiée

Si votre application de collaboration d'équipe permet les appels vocaux et vidéo, rentrez dans la même logique que celle que vous appliqueriez pour les outils UC.

Vous devez vous assurer de la disponibilité des services (et donc repérer les indisponibilités). Si vous utilisez une application hébergée dans le cloud, assurez-vous de surveiller proactivement les rapports de pannes et de partager l'information avec vos utilisateurs.

Surtout pour la voix et la vidéo, informez-vous bien sur les capacités de gestion offertes par votre fournisseur ou de l'existence d’outils édités par des prestataires tiers.

Ayez une stratégie sérieuse de sécurité et de conformité

Une stratégie de sécurité signifie activer l'authentification unique (SSO), intégrer les applications de collaboration d'équipe avec la plate-forme de gestion de la mobilité de l’entreprise (EMM) et mettre en œuvre des contrôles de conformité basés sur votre environnement d'exploitation.

Vous devrez également suivre les annonces et les correctifs de sécurité de votre fournisseur si vous exécutez la solution sur site ou dans un cloud privé.

Interfacez votre outil de collaboration d’équipe avec vos procédures RH

Le provisionnement de l’application de collaboration d’équipe gagne à être relié aux procédures RH. Cette intégration garantit que les comptes utilisateurs sont configurés automatiquement au fur et à mesure que les nouveaux embauchés sont accueillis dans l’entreprise et que les permissions sont révoquées lorsque les employés la quitte.

Idéalement, ce provisionnement lié aux RH doit également permettre de contrôler l'accès des utilisateurs aux différents espaces de travail et aux différents groupes en fonction des besoins et de leurs rôles dans l’organisation.

Assurez le SAV interne

Une des principales raisons pour lesquelles les applications de collaboration d’équipe ont décollé est qu’elles sont très intuitives, faciles à prendre en main et, pour ainsi dire, qu’elles ne demandent pas de lire une notice ni d’être formé. Mais cela ne signifie pas pour autant qu’en tant que responsable vous pouvez faire l’économie d’une formation et laisser vos utilisateurs dans la nature, sans conseil ni support.

Bien au contraire : créez un canal communautaire dans l'application - ou les applications - pour fournir des conseils, des astuces, des bonnes pratiques et pour répondre aux questions.

Très rapidement, vous verrez qu’en faisant cela des utilisateurs expérimentés vous épauleront spontanément et partageront des informations qui aideront les autres employés à tirer pleinement profit des capacités natives de ces outils, y compris celles plus avancées et moins intuitives comme l’intégration avec des outils tiers, ou l’installation de plug-ins pour améliorer l'expérience au sein de l'équipe.

Conclusion

Ces quelques conseils de gestion ne garantissent peut-être pas le succès, mais ils vous aideront à contrecarrer le Shadow IT et à éviter l'échec d’une adoption nulle de l’application de collaboration d’équipe de référence que vous aurez choisie.

Soyez proactif dans la gestion des performances de l’application, de l'information du fournisseur, de la formation des employés, des retours et du conseil des utilisateurs, et vous aurez aussi plus de chances d’avoir une valeur métier mesurable en retour de votre investissement.

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