ERP cloud : les principaux défis d’une implémentation

Constituer une bonne équipe

La création d’une bonne équipe, avec les bonnes personnes, est primordiale pour garantir le succès de la mise en œuvre d’un ERP cloud (comme dans tout projet de transformation digitale d’ailleurs).

Cette équipe doit être composée de différents groupes internes qui représenteront toutes les parties prenantes (métiers, IT, etc.). Elle accueillera aussi le plus souvent des personnes externes (partenaires, consultants, architectes cloud, etc.). Réussir ce savant mélange vous permettra de bénéficier de perspectives et de points de vue différents, et donc de réduire les risques de ne pas passer à côté d’exigences importantes.

Ce point est facile à oublier, mais il faut vérifier que les membres de cette équipe ont bien le temps de participer au projet. Bien souvent, les collaborateurs travaillent déjà à temps plein sur leurs missions quotidiennes – pour ne pas dire qu’ils sont débordés. Il n’est pas réaliste de penser que ces mêmes personnes pourront (ou voudront) dégager du temps supplémentaire pour assumer un nouveau rôle. D’où la nécessité d’impliquer la totalité de l’organisation (managers, RH, direction générale) pour officialiser cette équipe et permettre de dégager ce temps.

Clarifier les responsabilités, créer de l’implication

L’attribution de fonctions claires au sein du projet est essentielle. Une façon de créer de l’implication est d’avoir un plan qui liste les noms des personnes responsables de chaque élément.

Ce plan permettra à chaque membre de savoir quel pan du projet lui incombe et il facilitera les actualisations (nouveaux défis qui peuvent émerger lors du projet) et des avancées plus rapides lors des réunions.

Mettre en place une gestion des risques

Il y aura toujours des risques dans un projet d’ERP cloud. La façon dont vous aurez anticipé la manière de les gérer peut avoir un impact très positif (ou négatif).

Pour gérer des risques, il faut d’abord les repérer. Élaborer un journal (comme un log) de ces risques dès le début et le réviser régulièrement est une méthode agile.

Faites participer toute l’équipe au repérage, à l’identification et à la résolution de ces risques. Et n’oubliez pas que certains risques nécessitent le soutien de la direction générale, ou que d’autres sont complexes et ne pourront être résolus rapidement.

Se concentrer sur la concrétisation du projet

Plus vous rencontrez de difficultés, plus de nouveaux collaborateurs seront concernés par le nouvel ERP cloud (dont des utilisateurs), plus la demande sera grande de revoir le projet dans son ensemble et de remettre en cause certaines décisions clés. Par exemple, pourquoi l’entreprise a choisi tel éditeur et pas tel autre.

C’est naturel. Et il y a souvent des raisons valables de vouloir réviser certaines décisions. Mais évitez à tout prix de vous engager sur ce chemin. Sauf à ce que le projet soit en train de dérailler, remettre en cause les décisions clés ne peut avoir que des répercussions négatives sur le calendrier. Voire faire aller le projet dans le mur. Rester concentré le plus possible sur l’exécution de la migration décidée précédemment est primordial (ce qui ne signifie pas qu’il ne faille pas répondre aux préoccupations et aux remarques des collaborateurs – lire ci-après sur la conduite du changement).

Comment optimiser un ERP cloud (forcément imparfait)

La perfection n’existe pas. Chaque ERP – cloud ou sur site – possède ses atouts et ses limites (voire ses faiblesses). D’où la nécessité pour une entreprise de prioriser ses exigences en listant les fonctionnalités indispensables qu’elle souhaite pour sélectionner les outils – forcément imparfaits – qui peuvent lui convenir.

Une des conséquences de ce constat est qu’il faut aussi décider comment appréhender les limites du nouvel ERP.

Vous pouvez parfaitement décider d’accepter de n’avoir que des fonctionnalités limitées pour certains domaines. Dans le cas contraire, il est possible de s’adresser à un autre éditeur qui propose des applications qui comblent ces lacunes.

Ceux qui ont une relation avec l’éditeur d’ERP cloud sont à privilégier. L’intégration de leurs applications est probablement meilleure (temps réel, facturation via une marketplace) ou plus simple (connecteur).

Anticiper les problèmes de migration de données

Dans tout projet d’ERP, mais encore plus pour un ERP cloud, la question de la migration des données se pose.

En fonction de vos systèmes actuels, de leur ancienneté et des exigences du nouvel ERP, la migration des données peut être une entreprise complexe et longue. L’idéal est d’élaborer une stratégie en amont et d’affecter des ressources à cette tâche importante. Très importante même, car si la migration des données n’est pas correctement menée, le nouvel ERP fonctionnera avec des données inexactes ou incomplètes.

Or, essayer de corriger les données après les avoir migrées est beaucoup plus difficile que de le faire correctement au départ.

Penser intégration et partage de données

Un ERP cloud doit dialoguer avec plusieurs types d’applications : celles d’autres éditeurs, sur site, et que l’entreprise veut garder dans ses murs, celles développées en interne (sur site ou hébergées sur un PaaS), et d’autres applications SaaS.

Ces architectures complexes – souvent hybrides – qui mélangent applications « modernes » et anciennes ne sont pas simples. D’où la nécessité de planifier dès le départ la manière dont le nouvel ERP partagera et recevra les données de ces autres outils IT.

En fonction des applications, on pourra utiliser des connecteurs officiels, ou des APIs, et envisager des transferts de données en temps réel ou quasi réel. Dans d’autres cas, il faudra envisager toute une gamme de méthodes d’intégration (SFTP, iPaaS, ETL, RPA pour les opérations manuelles de copies de données qui restent réfractaires à l’automatisation, développement de spécifiques, etc.).

Ne pas sous-estimer la conduite du changement

L’un des points les plus sous-estimés de la mise en œuvre d’un ERP cloud est la conduite du changement. De nombreux projets logiciels d’envergure se heurtent à la résistance des utilisateurs. Si vous ne vous en occupez pas, la résistance peut vite se transformer en opposition et conduire le déploiement à l’échec. Pour atténuer les éventuelles réticences, rassurer, et anticiper les oppositions, on peut envisager ces quelques actions :

Évaluer le degré d’acceptation au changement. Déterminez si les employés attendent un changement avec impatience ou si au contraire ils aiment utiliser leurs applications. Toutefois, ne sous-estimez pas la résistance, même s’ils n’aiment pas l’ERP qu’ils utilisent actuellement.

Plan de communication. Élaborez un plan de communication sur différents canaux, dont une FAQ mise à jour tout au long de l’implémentation et après le go-live. La narration d’une histoire cohérente (pourquoi ce nouvel ERP, etc.) et le partage régulier d’informations sur la nécessité et les objectifs du projet favoriseront le changement.

Trouver des experts, des influenceurs internes et des ambassadeurs. Identifiez les experts et des ambassadeurs du projet dans votre organisation qui sont convaincus par le nouvel ERP cloud. Demandez-leur de partager leurs conceptions positives des choses dans leurs domaines respectifs (IT, opérationnel, stratégie, etc.). Le fait d’avoir des influenceurs internes, qui soutiennent l’implémentation, participera à rassurer les utilisateurs qui sont sur la défensive et à les convaincre du bien-fondé de l’évolution vers un ERP cloud.

Formation. La formation – avant et après la mise en service – est importante pour permettre aux utilisateurs de se familiariser avec le système et de l’utiliser correctement. Elle les aidera aussi à saisir concrètement les bénéfices du nouveau système. Après la mise en production de l’ERP cloud, effectuez des audits réguliers afin de remonter et de résoudre les problèmes rapidement. Cela évitera la défiance des utilisateurs envers le nouvel outil. Ne pas oublier de mettre à jour les supports de formation en fonction de ces éventuels problèmes et de partager les solutions ou les nouvelles procédures avec les utilisateurs.