Cet article fait partie de notre guide: Comment bien choisir son ERP ?

L’iBPM ou comment relier son ERP aux autres applications de l’entreprise

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à installer une plateforme de BPM intelligent au-dessus de leur ERP. Si cela évite d’avoir à personnaliser à outrance son ERP, il faut également cibler les processus complexes et miser sur des applications plus modulaires

Les entreprises connaissent déjà les difficultés à personnaliser à outrance les ERP – surtout lors des périodes de mises à jour. Mais ce qu’elles ne savent pas : les systèmes de BPM dits intelligents (iBPM) peuvent contribuer à relier leur ERP aux autres applications de l’entreprise et à créer ainsi des applications temporaires qui évitent d’avoir à personnaliser de façon intensive leur très couteux systèmes.

Et c’est de plus en plus le cas dans les entreprises. « Chez les fournisseurs, le passage des systèmes monolithiques à des ERP plus modulaires a donné l’occasion aux entreprises de déployer des iBPM au-dessus de leur ERP », explique Mathias Kirchmer, directeur et CEO de BPM-D, une société de conseil spécialisée dans le BPM. Les fournisseurs d’ERP considèrent de plus en plus leur système comme une plateforme sur laquelle on se connecte pour gérer les processus, poursuit-il. « C’est l’occasion de présenter une autre façon de gérer les processus et d’organiser la façon dont sont par exemple soumis les formulaires de demandes d’investissement ou de maintenance. »

Le fait que les outils d’IBPM s’orientent de plus en plus vers une approche Low Code est justement l’un des avantages à considérer le BPM – et éviter d’avoir à coder dans le dur de nouveaux processus dans l’ERP. «  Ces applications ont pris cela très au sérieux depuis que la transformation numérique est devenue presqu’un standard dans les entreprises », commente à son tour Matthew Tharp, évangéliste chez Bpm’online, un éditeur de BPM pour CRM. Selon lui, ces outils ont été conçus pour que l’utilisateur n’ait pas besoin d’être formé aux mécanismes de personnalisation des systèmes ERP.

L’iBPM pour les processus complexes

Les processus les plus utilisés par les utilisateurs métier  sont ceux susceptibles de bénéficier le plus de l’iBPM. Dans certains cas, cela peut être des processus complexes qui nécessitent de nombreux flux de données. Comme exemple, la création et la mise à jour de devis dans l’ERP et l’update qui en découle dans le CRM.

L’iBPM peut alors orchestrer la création de devis et sa gestion dans le CRM, en intégrant les données d’inventaire de l’ERP en temps réel, illustre alors Matthew Tharp. Les ERP prennent généralement en charge la transformation du devis en facture, mais le workflow intégré n’est pas conçu pour tous les utilisateurs.

De plus, l’iBPM contribue à combler le fossé entre certains systèmes, comme la comptabilité et les systèmes de taxes, insiste-t-il. Il peut non seulement faire passer les données d’un système à l’autre, mais aussi ajouter une série de fonctions, comme la création de différents vues du client. Le processus est ainsi plus centré sur la gouvernance, l’exactitude et les problématiques métier. 

Plus la transaction est complexe, plus l’iBPM est adapté, affirme de son côté Greg Crouse, directeur du cabinet de conseil Navigant. Par exemple, une demande de prêt implique de rassembler plusieurs sources de données disparates et d’obtenir des approbations. Résultat, un processus peut prendre jusqu’à 30  jours avant d’être approuvé. Avec un système de BPM intelligent, cela peut être ramené à quelques secondes, si toutes les sources de données, les approbations et les règles sont bien inclus à l’ensemble.

Jusqu’alors, les moteurs de règle et  les sources de données devaient être connectés manuellement pour pouvoir ensuite prendre des décisions – d’où des processus à rallonge. « L’iPBM intègre pour nous le moteur de règle et un framework pour réaliser à notre place des processus complexes », soutient Greg Crouse.

Les applications modulaires facilitent la maintenance

Lorsqu’il s’agit de coupler les ERP avec les systèmes de BPM intelligents, les experts recommandent de rendre les applications suffisamment modulaires pour en faciliter la maintenance.

Comme finalement en SOA, la bonne pratique est d’avoir des règles différentes pour chaque source de données, affirme encore l’expert. Ainsi, si la source de données est modifiée, il est relativement simple de changer cette référence plutôt que d’avoir à recoder la règle dans son ensemble. Cela est particulièrement nécessaire lorsque de nouveaux flux doivent être intégrés. 

Comme dans tout projet IT, placer un outil de BPM intelligent au-dessus d’un ERP n’est pas qu’une question de technologie. Il s’agit surtout de résoudre un besoin métier réel et au final faciliter le quotidien de l’utilisateur final.

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