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Assurer l’adoption dans un déploiement VMware Workspace One

L’adoption constitue un élément clé dans tout projet affectant les utilisateurs. Et cela vaut assurément pour les déploiements de Workspace One. Et là, les efforts requis pour emporter l’adhésion apparaissent nombreux.

Il n’est pas possible de passer à Workspace en faisant l’économie de certains défis. Et cela concerne notamment, sans trop de surprise, l’acceptation et la confiance des utilisateurs.

Déployer Workspace One de VMware peut aider à améliorer l’administration des terminaux et des applications avec lesquels travaillent les utilisateurs. Un tel projet peut également s’avérer utile pour fournir des ressources aux utilisateurs après une acquisition ou au sein d’un grand groupe comportant des organisations disparates. Lors de l’édition 2018 de VMworld, Texas Health Resources et Western Digital ont évoqué les obstacles qu'ils ont dû surmonter dans le cadre de leurs projets respectifs.

Texas Health Resources, une entreprise texane du monde de la santé, utilise Workspace One pour partager des ressources avec ses partenaires. Elle consolide les ressources via plusieurs déploiements de Workspace One afin de permettre aux utilisateurs d'accéder aux applications et aux données dont ils ont besoin.

Western Digital dispose également d'un déploiement VMware Workspace One. Celui-ci vise à permettre aux utilisateurs de ses filiales de travailler avec les mêmes ressources. David Schira, DSI du groupe, explique que « Workspace One rapproche toutes nos acquisitions et ouvre la voie à la collaboration. […] C'est beaucoup plus facile de montrer à tout le monde une seule icône qui les emmène là où ils ont besoin d’aller ».

Renforcer la cohésion à tous les niveaux

Les deux organisations ont dû consolider des ressources – entre entreprises et/ou partenaires. Le plus grand défi était de faire en sorte que les utilisateurs d'une organisation puissent accéder aux ressources de l'autre organisation sans que l’IT n’ait à dupliquer les profils d'utilisateurs ou les applications.

Western Digital, par exemple, avait trois grandes marques – HGST, SanDisk et Tegile –, les entités préalablement acquises par celles-ci, et rien moins que 16 domaines d'authentification.

L'équipe de David Schira avait pour objectif de ramener tout cela à un seul Western Digital uni avec son déploiement VMware Workspace One : « nous devions faire en sorte que tout le monde soit normalisé sur la même plateforme, à savoir fournir un portail où chacun pourrait accéder aux applications dont il a besoin ».

Pour Texas Health Resources, la conformité avec les normes de confidentialité des données était essentielle. L'équipe a dû trouver un moyen d'accorder l'accès à différentes données dans différentes organisations, ce qui était délicat, particulièrement pour la propriété intellectuelle.

Leon Pelton, responsable de l’informatique de l’utilisateur final chez Texas Health Resources, explique ainsi que Workspace One « a permis d’accélérer le développement des activités avec de nouveaux clients. Nous devons nous assurer de ne pas violer de règles et nous ne donnons donc pas d’accès à des choses auxquelles nous ne le devrions pas ».

Emporter l'adhésion des utilisateurs

Les utilisateurs sont presque toujours rebutés à l’idée de changements dans leur façon de travailler, surtout s'ils pensent que cela entravera leur productivité. Et le déploiement de VMware Workspace One induit des changements significatifs dans les habitudes des utilisateurs en canalisant tout au travers d'un portail unique.

Alors Leon Pelton le reconnaît volontiers : « il est difficile d'amener les utilisateurs à sortir des sentiers battus et de leur faire comprendre que ce sont leurs outils, qu'ils n'ont pas besoin d'aller vers autre chose. Il s'agit de les conduire à accorder leur confiance ».

Pour montrer aux utilisateurs la valeur de Workspace One, les DSI doivent donc développer des approches dignes de spécialistes du marketing, en vendant les nouveaux modes de travail basés sur un portail. Cela peut inclure l'envoi de tutoriels et d'autres ressources pour aider les utilisateurs à comprendre comment travailler avec Workspace One.

David Schira a ainsi travaillé avec des utilisateurs volontaires - des champions du changement - pour tester la technologie et recevoir leurs témoignages : « nous avons besoin de vrais retours d’expérience pour savoir si cela va répondre aux besoins ». Cette approche donne également aux utilisateurs le sentiment d'avoir leur mot à dire sur ce qui se passe avec les outils qu'ils utilisent.

Mais David Shira souligne que l'intuitivité de Workspace One aide à le vendre aux utilisateurs : « si vous donnez à un utilisateur un document de 16 pages qui dit ‘voici ce que nous voulons que vous fassiez et comment le faire’, l’adoption est un peu plus difficile ». Mais là, « les utilisateurs ont vu que [Workspace One], c’est un clic et tout est là ».

Accessoirement, déployer VMware Workspace One peut également aider à apporter des changements aux méthodes de base de l’activité, servir de socle pour d’autres évolutions, selon David Shira : « lorsqu’on commence à adopter le cloud, on a besoin d'une plate-forme de courtage pour rassembler les ressources et s’assurer de la prise en compte des identités des utilisateurs, ou encore de la mobilité ».

Dernière mise à jour de cet article : août 2018

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