Cet article fait partie de notre guide: Comment l’IT révolutionne la gestion des Ressources Humaines

Comment Alcatel-Lucent a mené la transformation de son SIRH

En parallèle du vaste programme de transformation Shift, la DRH d'Alcatel-Lucent a mené la transformation de son SIRH. Outsourcing et Cloud ont été les recettes appliquées afin de réduire de 30% des coûts de la DRH.

Quand, en 2013, Michel Combes, alors PDG d'Alcatel-Lucent, présente le plan Shift, c'est le choc. Celui-ci vise à transformer l'entreprise pour relancer et passe par une restructuration profonde, avec un repositionnement sur les marchés les plus porteurs, mais aussi une baisse significative des frais de fonctionnement. Le géant des télécom veut alors réduire de 1 milliard d'euros ses coûts de fonctionnement ; ce qui passe notamment par la fermeture de nombreux bureaux régionaux. Les effectifs devant passer de 60 000 à 50 000 personnes.

La DRH du groupe est donc en première ligne dans ce plan mais, outre le fait de mener cette nouvelle restructuration, celle-ci doit appliquer à elle-même une cure d'austérité sévère. L'objectif fixé est de réduire de 30% le coût de la fonction RH dans l'entreprise. " Le groupe Alcatel-Lucent s’est engagé dans un plan ambitieux de transformation visant à la fois les aspects stratégiques, opérationnels, financiers et culturels. Notre pari était d'accompagner les managers dans le plan de transformation vis-à-vis de leurs équipes et d’effectuer notre propre transformation en RH", explique Laurent Geoffroy, vice président des ressources humaines d'Alcatel-Lucent, à la tête de la transformation des RH de l'entreprise.

« En RH, nous avons considéré qu'il nous fallait atteindre un objectif de 30% de réduction, un objectif élevé mais si nous n'avions pas un tel objectif à atteindre nous serions sans doute pas allé aussi loin dans la transformation qui est aujourd'hui bénéfique pour le groupe et pour les ressources humaines du groupe. C'est une contrainte qui nous a obligé à sortir de notre zone de confort, de réinventer une façon de travailler, à prendre des risques aussi, plus qu'une simple réduction de coûts."

SuccessFactors est maintenant devenu le "Core RH" d'Alcatel-Lucent

Pour atteindre une telle réduction des coûts fixes en deux ans seulement, la DRH a misé sur l'outsourcing mais aussi le Cloud Computing. Laurent Geoffroy a fait le choix de SuccessFactors de SAP pour constituer le "Core RH" de l'entreprise. "Nous voulions absolument une solution dans le Cloud afin de pouvoir bénéficier de plans d'innovation en permanence. C'est un peu le principe des solutions Saas que de proposer de nouvelles releases en permanence. SAP nous a assurés qu'ils allaient investir des moyens financiers et humains sur leur offre SuccessFactors et Employee Central. Par ailleurs, nous avions déjà une partie de notre paie qui était déjà sur SAP avec ADP. Il y avait donc une certaine logique d'interfaçage des systèmes qui nous paraissait plus simple en optant pour les offres Cloud SAP." 

Autre clé de réduction des coûts RH, une généralisation des services self-service. Un salarié déménage ou change de statut marital ? Plus besoin d'appeler ou d'envoyer un email à la DRH pour modifier ses informations personnelles, le service en ligne lui permet de le faire lui-même. Même chose pour bon nombre de tâches qui, jusqu'ici réalisées par la DRH, sont alors confiées aux managers.

Des workflows assurent l'automatisation de ces tâches administratives sans grande valeur ajoutée. "Sur le volet self-service RH, SuccessFactors répondait à nos objectifs", juge le responsable de la transformation RH. "C'est vrai que l'on aimerai avoir toujours plus de self-service à mettre à disposition des employés d'Alcatel-Lucent, mais il y a d'une part des contraintes réglementaires dans différents pays. Il y a des contraintes sur les accès aux données privés, on doit faire très attention à cette ouverture, mais SuccessFactors et en particulier Employee Central, nous ont permis de répondre à nos besoins tant au niveau des données des employés où chacun peut venir mettre à jour ses données personnelles, que pour les données professionnelles. C'est un peu plus compliqué puisqu'il y a un workflow d'approbation à organiser."

Accenture a été choisi afin de mener le déploiement de SuccessFactors chez Alcatel-Lucent, mais l'industriel ne s'est pas privé de solliciter les équipes de SAP en direct, notamment sur certains domaines complexes : "A un moment donné, nous n'étions pas satisfait de notre processus lié aux rémunérations (compensatiosn). Je trouvais le processus trop compliqué, trop alambiqué. J'ai demandé aux spécialistes de la question chez SuccessFactors, ceux qui ont développé le processus, de passer 2 jours avec mes équipes pour qu'ils analysent notre processus. Nous avons pu bénéficier de leurs conseils et ce fut très très utile pour nous."

Si Laurent Geoffroy s'estime satisfait des résultats enregistrés, il n'estime pas le projet comme achevé d'un point de vue fonctionnel. "Nous continuons à développer des services. Ce à quoi il faut bien faire attention dans ce type de projet Self-service : vous devez être un peu en avance par rapport aux employés et aux managers, mais ne pas être trop en avance non plus pour ne pas perdre les utilisateurs en chemin. Aux Etats-Unis, c'est tout à fait naturel que de demander aux employés d'utiliser le self-service. Dans certains pays de la zone Asie-Pacifique, culturellement, ce n'est pas aussi évident. Chez Alcatel-Lucent, nous sommes très habitués à ce type d'éléments, nous sommes présents dans une centaine de pays , nous avons des self-services pour d'autres systèmes donc nous étions préparés à cela. En terme de gestion du changement, nous avons mis différents moyens, selon les pays."

La France et l'Allemagne ont été les premiers à migrer

Alcatel-Lucent s'appuie désormais sur la brique "Employee Central" de SuccessFactors qui constitue le "Core HR" à l'échelle mondiale du groupe, avec aujourd'hui  62 pays déployés. Le déploiement, mené par grandes vagues géographiques a commencé par la France et l'Allemagne, deux des pays jugés les plus complexes.

"C'était un bon point de départ pour entamer la transformation de son SIRH. L'écart mesuré par rapport aux modèles initiaux a été inférieur à 6%. Nous avons pu enchainer avec les Etats-Unis et le Canada, environ 15 000 personnes, puis nous avons enchainé avec une soixantaine d'autres pays en parallèle."

Le déploiement sera totalement achevé en 2015. "2 ans pour mener une telle transformation, c'est très court", souligne Laurent Geoffroy. "On ne peut parvenir à un tel résultat qu'en impliquant les manager dès le début du projet". Jean-Christophe Carrère, directeur des ventes HCM chez SAP - SuccessFactors France commente cet aspect du projet: "L'enjeu principal de ce projet était, de notre point de vue, son envergure mondiale. Alcatel-Lucent avait déjà fait un pas vers l'outsourcing en choisissant ADP comme prestataire de paye avec l'application Global View [NDLR: l'application HR de SAP opérée dans le Cloud ADP]. Ce fut l'un des plus gros projets mené avec Global View d'ADP, avec un système de paye pour 56 pays."

Si SuccessFactors, avec des clients comme Wal-Mart, Siemens et Vallourec, est désormais rodé aux déploiements de dizaines de milliers d'utilisateurs, ces projets présentent toujours un certain nombre de difficultés. " Une autre difficulté qu'il a fallu surmonter, c'est la grande diversité des systèmes RH au sein du groupe Alcatel-Lucent, avec pas moins de 60 applications et 8 instances SAP HR", souligne le responsable SAP. "Nous étions face à un environnement hétérogène et faire basculer tout cela dans un système unique dans plus de 60 pays, l'enjeu était de taille pour nous."

 Sur ce volet de l'intégration des systèmes, Laurent Geoffroy ajoute : "La difficulté de ce type de projet, c'est l'intégration du service avec les applications « upstream » et « downstream ». Or aujourd'hui, le système HR est devenu le cœur du réacteur de la société. Vous ne pouvez pas avoir une adresse email, un ordinateur ou entrer dans un building, réserver une salle de réunion, si vous n'avez pas été enregistré dans le système. C'est Employee Central qui envoie l'information vers tous les autres systèmes du groupe."

Ce ne sont pas moins d'une centaine d'interfaces qui ont du être créées entre SuccessFactors et les différentes applications, SaaS ou pas, mises en œuvre dans le SI d'Alcatel- Lucent. "Certaines sont d'énormes interfaces. Je pense notamment au système de paye qui était déjà outsourcé chez ADP. Global View est certes d'un système SAP, mais il a fallu mettre en place cette intégration et ce ne fut pas si simple que cela "

Le déploiement s'achève alors que la fusion avec Nokia approche

Actuellement, la migration vers SuccessFactors est en cours d'achèvement et le projet sera bouclé d'ici la fin de l'année. Il restera certaines applications spécifiques dans tel ou tel pays, mais la volonté de la DRH est de les réduire à la portion congrue. "Ce n'est pas le métier d'Alcatel-Lucent que de maintenir en interne un savoir-faire spécifique aux applications RH", conclut Laurent Geoffroy.

Avant l'ouverture de SuccessFactors aux terminaux mobiles, le prochain déploiement de la DRH d'Alcatel-Lucent sera la mise en place de la brique "business intelligence" de la plateforme SuccessFactors, Workforce Analytics. Dès le lancement du projet, la décision prise par la DRH était d'attendre que SAP porte cette brique sur sa solution HANA. La DRH souhaite bénéficier des performances et des capacités décisionnelles avancées de la technologie "in-memory" de SAP dès l'ouverture de la fonctionnalité auprès de ses utilisateurs.

Enfin, s'esquisse le prochain chantier auquel va devoir faire face Laurent Geoffroy : celui de la fusion des SIRH avec ceux de Nokia. Ce dernier utilise déjà SuccessFactors pour le volet gestion des talents mais pour l'instant, les échanges entre les deux DRH n'ont pas encore commencés quant au devenir des deux SIRH. 

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