Comment la région Occitanie déploie ses postes de formation sans intervention avec ceBox

Plutôt qu’opter pour le VDI pour gérer à distance les postes de ses salles de formation, la Région Occitanie a fait le choix d’une solution développée par une startup française. La technologie ceBox de Wisper lui apporte une administration ultra-light d’un parc en renouvellement constant.

Début 2019, la région a créé le dispositif Occitanie e-formation, un vaste réseau permettant de diffuser des formations à destination des demandeurs d’emploi afin de se former à un métier ou acquérir de nouvelles compétences professionnelles. Ce sont ainsi 620 sessions réparties sur 170 formations en e-learning qui seront programmées sur 4 ans. Les stagiaires alternent différentes séances pédagogiques et lieux de formation : site e-formation, domicile et centre de formation.  

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Pour accueillir les stagiaires, des sites e-formation ont été intégrés dans certaines Maisons de régions réparties sur toute la région, une décision qui permet à l'Occitanie d’offrir de nouvelles opportunités de formation aux usagers. Recourir à ces locaux de la région plutôt que de louer des salles permet de faire des économies, mais cette décision n’est pas sans conséquences d’un point de vue informatique, comme l’explique Benoit Dehais, DSI de la grande région Occitanie Pyrénées Méditerranée : « l’objectif de ces salles est de pouvoir organiser des sessions de formation sur le territoire et éviter que les stagiaires ne se déplacent sur Toulouse ou Montpellier. Nous devions donc mettre en place des équipements informatiques dans des Maisons de région pour offrir aux usagers un environnement propice pour recevoir les cours à distance ». 

En fonction de l’importance de son bassin d’emploi, une ou deux salles seront aménagées dans les Maisons de région, des salles de 4 à 20 postes permettant d’accueillir les stagiaires qui suivent des formations à distance.

Dispenser une formation dans une Maison de région impliquait le déplacement de techniciens depuis Toulouse ou Montpellier afin de réaliser l’installation d’un master et de tous les logiciels nécessaires à la formation. En effet, le catalogue de formation proposé est très large, depuis la formation à un logiciel comptable à une formation à la CAO, ou à la logistique. « Les premières années, nous fonctionnions comme cela et les coûts d’exploitation étaient faramineux », explique le DSI. « En outre, ce mode de fonctionnement engendrait énormément de déplacements, ce n’était pas très vertueux du point de vue environnemental pour, au final, avoir un taux de satisfaction assez médiocre, car les techniciens devaient fréquemment faire face à de nombreux problèmes d’installation et d’incompatibilités ».

Le VDI, une solution techniquement intéressante, mais bien trop coûteuse pour la région

Faire passer ce dispositif à l’échelle, c’est-à-dire dans les 13 départements de la grande région allait tourner au cauchemar. Benoit Dehais devait trouver une solution qui permette à la fois d’avoir une très grande réactivité dans la reconfiguration de postes pour enchainer les formations dans une même salle tout en limitant les déplacements des techniciens et tenir les coûts. Le VDI semblait la solution idéale, notamment avec une réinitialisation systématique de chaque poste après chaque session.

Dans l’architecture mise en place par la région Occitanie, des serveurs tampons permettent de limiter le trafic réseau engendré par la mise à jour des Master des postes clients.

Néanmoins, le DSI considérait les coûts des solutions du marché telles que Citrix ou VMware comme bien trop importants pour le budget de la DSI de la région. « Nous n’avions pas de compétences en interne sur ces solutions, ce qui aurait engendré des coûts supplémentaires pour nous former. Enfin, nous considérions que de telles architectures étaient trop lourdes à déployer vis-à-vis de nos besoins ». C’est vers Wisper que le DSI s’est tourné, une startup qui propose une technologie basée sur la télédistribution de machines virtuelles sur des mini-PC de type NUC d’Intel.

L’approche a notamment été beaucoup déployée dans le monde de l’éducation, dans les collèges et les universités notamment, et semblait correspondre en tout point à ce que la région Occitanie souhaitait faire. Le DSI précise : « nous avons fait un travail de sourcing et évalué leur approche face à une approche virtualisation plus classique ; une expérimentation a été menée face à VMware et une procédure de marché public a été lancée et la solution ceBox de Wisper a finalement été retenue pour le déploiement ».

Des mini-PC pour exécuter des images virtuelles

Didier Giraud, chef de projet à la DSI de la région ajoute : « nous avons pris la solution complète ceBox de Wisper avec un mini-PC Intel NUC et la solution embarquée de manière à avoir la facilité de stockage. C’est clairement l’avenir pour moi. Ce sont de petits boîtiers qui vont jusqu’au Core i7 et donc parfaitement capables de faire fonctionner des logiciels lourds tels qu’AutoCAD ».

Pour des postes dédiés à la formation, le mini-PC cumule les atouts : ce matériel est moins onéreux qu’un Desktop classique, consomme 10 fois moins d’énergie et c’est un matériel qui est à la fois résistant et peu attractif pour un voleur. De plus, son faible coût permet d’en laisser un exemplaire supplémentaire dans chaque Maison de région, un mini-PC de secours qu’un personnel qui n’est pas informaticien peut remplacer lui-même en cas de panne et donc sans que la DSI n’envoie de technicien sur site.

La solution ceBox de Wiper permet à la DSI de la région de piloter à distance les installations de l’ensemble de ses postes de formation.

Le déploiement des premières salles a été mené avec l’éditeur ainsi que NXO, un prestataire qui a accompagné la région dans la mise à niveau de son réseau. « L’essentiel du travail technique de la DSI a porté sur la normalisation des VLAN, la construction du réseau MPLS, la mise en place d’une QoS, le sizing des flux au niveau du proxy et de la sortie Internet », explique Benoît Dehais.

« L’architecture a été optimisée sur les premiers mois de fonctionnement mais aujourd’hui elle est scalable, et comme tout a été normalisé correctement, chaque nouvelle ouverture de site correspond à un simple paramétrage des switchs ». Dans l’architecture mise en place, des serveurs relais permettent de limiter les échanges réseau, de faire une distribution en local des masters depuis ce serveur, et n’affecter que ce VLAN.

Le DSI le reconnaît, une fois l’architecture en place, l’effort porte essentiellement sur le côté administratif : « la planification précise des nombreuses formations est plus que nécessaire en en amont, afin que la DSI gramme la diffusion des masters sur les postes, et la liste des stagiaires doit être connue également en amont pour que ceux-ci soient intégrés à l’Active Directory. Les contraintes sont aujourd’hui clairement plus du côté métier que du coté IT. »

Le déploiement des masters est mené exclusivement de nuit

Wisper a accompagné la région dans le déploiement des postes ceBox sans vraiment connaître d’impondérable, hormis des câblages réseaux parfois défaillants dans certaines salles. « Ils avaient déjà l’expérience de la formation, notamment pour avoir déployé leur solution dans des Greta, ce qui se rapproche du dispositif e-formation déployée par la Région Occitanie », explique Didier Giraud.

En pratique, lorsqu’une formation est planifiée dans une salle, le master est préparé par la DSI dans la journée puis celui-ci est poussé vers les postes dans la nuit afin de ne pas perturber le trafic réseau en journée. « Une seule fois en 8 mois nous avons dû intervenir sur un master en journée et nous l’avons fait entre midi et 14h de manière à ce que les stagiaires puissent bénéficier de leur formation, mais cela reste très exceptionnel ».

Actuellement, 8 masters suffisent à la DSI pour les premières sessions de formation, sachant qu’un master pourra être réutilisé 4 à 5 fois dans l’année, peut être plus l’année suivante ou moins, selon le succès de la formation. Il s’agit de masters Windows 7 et Windows 10. « Linux est supporté et Wisper propose plusieurs distributions, mais nous n’en avons pas encore reçu la demande », ajoute Didier Giraud.

Soixante-dix postes sont aujourd’hui déployés sur 5 sites et 3 nouveaux sites devraient être créés lors du prochain trimestre. Le nombre de postes devrait dépasser les 130 en 2020. Le chef de projet ajoute : « outre la technique, cela reste un projet humain. Cela enlève beaucoup de déplacement et de fatigue pour les techniciens qui devaient déployer ces postes à chaque formation. C'est aussi un projet qui a un gros impact d’un point de vue environnemental avec non seulement des postes qui consomment moins d’énergie, mais aussi beaucoup de déplacements, dans les 13 départements de la grande région, qu’il n’est plus nécessaire de faire ».

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