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Presstalis : 18 mois pour refondre le SI complet

En pleine restructuration, le principal distributeur de la presse en France s’est donné 18 mois pour rebâtir son système d’information de A à Z. La recette : méthodes agiles et Cloud.

Confronté à la baisse des ventes de la presse quotidiennes, des magazines et du hors presse, Presstalis a engagé en 2013 une vaste restructuration de son activité. Les ex-NMPP qui assurent encore 75% de la distribution de la presse en France desservent plus de 27 000 points de vente.

Isabelle Guidat, Responsable services Clients et Business Intelligence de Presstalis explique la situation actuelle : « Presstalis est en transformation du point de vue organisationnel afin de réduire nos coûts puisque l’activité est en baisse au niveau du groupe. Nous nous dotons d’un nouvel outil industriel qui permet une régionalisation et qui nous permet de mutualiser nos volumes de distribution, notamment avec des partenaires logistiques, des transporteurs. »

Presstalis

Une restructuration qui s’accompagne de nombreuses suppressions de postes et qui impacte très directement la direction informatique qui doit accompagner cette transformation numérique sur plusieurs plans. Presstalis développe de nouveaux services numériques, à l’image de l’application mobile Zeens App qui permet de lire la presse sur smartphone et tablette. Presstalis offre aussi aux éditeurs de presse des outils de publishing pour les aider à basculer dans l’ère numériques.

Mais  pour l’heure, le chantier prioritaire qui mobilise la DSI est la refonte du système d’information, menée avec Prosodie-Capgemini. « Notre SI « legacy » était principalement formé d’applications dédiées, développées en spécifique, sur toutes les technologies des 25 dernières années. Depuis quelques mois, accompagnés par Capgemini, nous construisions un nouveau SI, principalement fondé sur des briques progicielles, dans le métier de la logistique, avec la mise en place d’un WMS et d’un TMS ainsi que sur la prévision des quantités à destination du réseau de distribution, avec un outil d’APS FuturMaster. »

Une architecture Cloud choisie suite à une consultation publique

L’informatique de Presstalis est en train de connaître une véritable révolution. Celle-ci était en effet constituée de pas moins de 70 applications critiques, des développements maisons qui cèdent aujourd’hui la place à 6 grands progiciels. Seulement.

Un SI qui s'appuie sur l'ERP de SAP, Dynamics CRM, Generix, FuturMaster et BIME

Il s’agit d’une architecture conçue par Capgemini puis auditée et présentée au MLP par Ernst& Young et présentée lors d’une consultation publique menée par le CSMP (Conseil Supérieur des Messagerie de Presse) entre mars et avril 2013.

Le cabinet de consulting avait proposé au secteur cinq voies pour rénover son système d’information.

Les deux premiers scénarios étaient fondés sur Edgar, le logiciel des MLP (Messageries Lyonnaises de Presse).

Un autre scénario consistait à étendre « Réseau Presse », la solution du SNDP (Syndicat National des Dépositaires de Presse), et enfin un scénario de cohabitation des systèmes.

Autant de scénarios qui ont été repoussés au profit d’un système d’information « Cloud », qui s'appuie uniquement sur des progiciels d’éditeurs.

Ce SI Cloud, aujourd’hui en cours de déploiement par Capgemini, s’appuie en l’occurrence sur l’ERP SAP (pour assurer les fonctions support, la gestion financière), sur Microsoft Dynamics CRM (pour le volet relation client), sur l’offre Generix (pour le volet logistique), sur le progiciel FuturMaster (pour la planification) et enfin sur la solution SaaS Montpelliéraine de Business Intelligence BIME (qui assurera le volet pilotage et reporting).

Presstalis SI
L’architecture cible du scénario Cloud telle qu’imaginée par Ernst & Young, proposée lors de la consultation publique du CSMP, et dont Capgemini assure aujourd’hui le déploiement

Paul Lambert, directeur de projet chez Prosodie-Capgemini explique les choix réalisés pour mener ce projet, peu commun, de refonte complète d’un SI.

« Le systèmes d’information est complexe, avec un certain nombre d’applications que nous avons décidé de remplacer en adoptant une approche progicielle et un hébergement dans le Cloud. La démarche, c’est de simplifier au maximum un système relativement complexe et d'héberger l’ensemble de ces applications sur le Cloud avec une architecture scalable, où nous allons faire dialoguer les différents progiciels avec le référentiel que l’on est en train de monter via des API REST - standard de facto du marché. »

Le décisionnel, l’un des services clés offert par Presstalis aux éditeurs

Outre tous les processus logistiques, Presstalis doit tout particulièrement soigner le volet décisionnel du projet. Car le prestataire ouvre ses données de vente à l’ensemble du secteur de la presse. Plusieurs To de données où les éditeurs peuvent y trouver, chaque jour, les ventes de chacun de leurs titres, et ce dans chaque point de vente du réseau de distribution géré par Presstalis.

« Notre base de données des ventes concerne toute la profession » explique Isabelle Guidat, « Elle sert à la fois aux éditeurs, au réseau de diffusion qui compte 27 000 points de vente, dont 15 000 équipés de caisses communicantes. Ce système fonctionne bien, mais en quelques semaines, nous allons devoir prouver à nos clients que le nouveau SI que l’on est en train de construire nous permettra de délivrer le même service, voire plus à l’avenir. »

Outre le coût, l’une des contraintes fortes du projet porte sur les délais. La refonte du SI doit être réalisée en 18 mois seulement. Un défi de taille.

Paul Lambert revient sur le choix de la solution BIME pour le volet décisionnel du projet.

« L’une des parties importantes du SI Digital de Presstalis, c’est la partie Business Intelligence. Dans notre recherche de solutions, nous nous sommes assez naturellement orientés vers la solution BIME Analytics. C’était la solution qui répondait le mieux à l’ensemble des critères dictant la conception du nouveau SI. C’est un outil SaaS entièrement dans le Cloud. Ce sont des tableaux de bord paramétrables dont la simplicité d’utilisation nous permet d’obtenir très rapidement des résultats, sans avoir à réfléchir à un modèle de données au préalable. En outre, c’est une solution qui correspond entièrement aux attentes de Presstalis par rapport au cadre économique du projet, sans gros investissement initial. »

Les méthodes agiles privilégiées pour aller vite

Comme toutes les briques du système d’information Presstalis sont en train de changer, la direction informatique a fait une croix sur son datawarehouse existant.

« Ce nouvel SI arrivant, notre décisionnel, qui existait depuis une dizaine d’années va aussi être refondu, puisque les sources d’information ne seront plus du tout les mêmes. Cependant refaire un datawarehouse comme nous l’avions fait il y a 10 ans, ce n’est plus possible puisque cela impliquerait des investissements bien trop important. »

Une approche Data Lake plus souple que les datawarehouses traditionnels

Plutôt que de concevoir à nouveau un datawarehouse traditionnel avec sa conception en étoile rigide, ses process d’importation de données complexe, Presstalis a opté pour une approche Data Lake bien plus souple.

« L’idée n’était pas de reconstruire un datawarehouse, mais d’aller dans une approche Data Lake et mettre à disposition les données natives brutes » explique Paul Lambert de Prosodie-Capgemini, « chaque système va venir y puiser les données nécessaires à ses propres besoins ».

Outre le choix d’une solution Cloud et de cette approche « Data Lake », l’une des recettes appliquées par Presstalis et son prestataire pour pouvoir tenir les délais imposés réside dans les méthodes de développement agiles.

« Nous avons voulu éviter le Big Bang complet avec un arrêt du système existant le vendredi soir et le démarrage du nouveau le lundi matin. Nous nous sommes plutôt orientés vers une démarche itérative afin de mettre à jour brique après brique l’ensemble du système d’information. », explique Paul Lambert au sujet de la démarche.

Les équipes projet ont appliqué les méthodes agiles à la fois pour construire le référentiel commun pour l’ensemble des applicatifs et pour permettre aux progiciels de communiquer entre eux. Les processus ont été développés lors de sprints de 4 semaines. Pour chaque sprint, étaient définies des « user stories », les fonctions métier qui devaient être remplies et, en fin de sprint, l’équipe doit s’assurer que ces fonctions sont bien implémentées.

« Les ateliers mené avec les équipes métier étaient cadencés d’une semaine sur l’autre » se souvient Isabelle Guidat, « les aménagements étaient réalisés dans les reports soit en live, durant l’atelier lorsqu’il ne s’agissait que de mise en forme, soit lors de la semaine entre les deux ateliers. »

Un Cloud à 92,9 millions d’euros pour les 5 premières années

Les membres du centre de compétence décisionnel de Presstalis ont pu pleinement tirer profit de la simplicité d’utilisation de la plateforme BIME. « Ils ont été formés sur une journée et dès le lundi nous avons pu commencer à prototyper pour le premier atelier qui avait lieu une semaine plus tard » précise Isabelle Guidat.

Le centre de compétence décisionnel de Presstalis a tiré parti de la simplicité d’utilisation de la plateforme BIME

Autre avantage d’une solution Cloud : tout est en ligne, accessible à tous les membres du projet à tout moment. « Lorsqu’un atelier est terminé, dès le lendemain on peut envoyer aux participant un lien vers  ce qui a été prototypé. C’est l’un des avantages du SaaS. Ils peuvent manipuler directement l’état, voir s’ils ont bien ce qu’ils désiraient, c’est une vraie interaction entre l’équipe projet et les clients. »

Le travail se poursuit chez Presstalis pour mener à bien cette migration de système d’information sans précédent. Le choix de l’option Cloud a fait l’objet de vifs débats lors de la consultation menée par le CSMP. Les équipes informatiques de Presstalis et de Prosodie-Capgemini doivent désormais prouver la validité de ce choix. Ernst&Young estimait le coût de ce déploiement Cloud à 92,9 millions d’euros pour les 5 premières années.

Dernière mise à jour de cet article : mars 2015

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