Projets IT : Malakoff Médéric bascule à son tour vers le Saas et les Google Apps 

Un compte de plus pour la suite collaborative de Google, les Apps Premier. Cette fois, après Valeo ou Euromaster sans parler des nombreux autres projets en maturation chez d'autres grands comptes (voir encadré), c'est le spécialiste de la retraite complémentaire et de l'assurance Malakoff Médéric qui prévoit de passer ses 6 500 utilisateurs sur les Google Apps Premier (40 euros par utilisateur et par an). Comme l'explique Pol Evlard (en photo), directeur des projets et du SI du groupe, le choix de la solution cloud du géant de la recherche repose sur la convergence de deux réflexions : le besoin d'une plate-forme de partage de documents pour les projets internes et une volonté d'améliorer la gestion du cycle de vie des données non structurées. Selon le responsable des SI, il s'agit donc avant tout de gagner en efficacité, plutôt que d'économiser sur les coûts d'exploitation de la messagerie, un des autres moteurs qui poussent les grands comptes à passer aux Apps. Même si ce facteur entre évidemment aussi en ligne de compte.

Des coûts divisés par 3 sur la messagerie, calcule Forrester

Si Pol Evlard se refuse à chiffrer les économies qui seront réalisées par rapport à la messagerie Exchange actuelle, signalons que le cabinet d'études Forrester estime que la messagerie Google génère un coût total (licences, administration, frais de personnel) de 8,5 dollars par mois et par utilisateur, contre plus de 25 dollars pour une solution interne de type Microsoft Exchange ou Lotus Notes. "Et cette comparaison n'est réalisée que sur la brique messagerie-agenda. A iso-fonctionnalités, donc en ajoutant côté Microsoft des briques comme SharePoint ou Office Communications Server, le facteur de réduction des coûts amené par Google serait bien plus important", relève Laurent Gasser, directeur général de Revevol, intégrateur et revendeur des Google Apps qui a accompagné Malakoff Médéric sur les phases de migration.

Démarré le 1er novembre, le projet comprend 5 paliers (dont le premier ce 16 décembre) et doit s'étaler sur un an maximum, selon Pol Evlard : "je pense que ce sera même plus court, car beaucoup de volontaires se manifestent dans nos équipes pour migrer rapidement". Un premier groupe d'une trentaine de personnes   - ayant déjà participé au prototype - servira d'éclaireur, avant un basculement progressif des équipes projets, puis du comité exécutif en février prochain. "A l'issue de cette phase, nous ferons un bilan des besoins de formation pour les utilisateurs sur la base de ces expériences. Avant une migration totale de nos 6 500 utilisateurs, qui interviendra de toute façon avant octobre 2010". Reste à trancher la question de l'authentification. Si Malakoff Médéric s'est assuré de la solidité de l'environnement - via des tests d'intrusion sur le prototype (tests restés infructueux) -, la société se pose encore la question de l'ajout d'un dispositif d'authentification forte, une option que ne propose pas Google. "On démarre sans dispositif particulier et on prendra la décision définitive au moment des déploiements massifs", assure Pol Evlard.

Remplacer la suite Office : c'est prévu

Si Malakoff Médéric a choisi un rythme rapide, c'est aussi parce que la société a opté pour des choix drastiques par rapport à sa base documentaire : pas de migration du stock actuel ni de portage des développements spécifiques générant des documents bureautiques depuis les applicatifs métier, ni même de sauvegarde sur bande des fichiers stockés sur le cloud de Google. "Dans notre activité, les documents bureautiques ne comportent pas les données les plus critiques. Ne pas savoir où résident nos données, mais avoir l'assurance qu'elles sont recopiées plusieurs fois nous rassure plutôt. Nous n'avions de toute façon pas les moyens financiers, ni la connaissance pour monter un cloud interne", remarque le responsable du SI. Si Malakoff Médéric conserve pour l'heure ses licences Office, Pol Evlard précise : "en parallèle, nous sommes lancés sur un chantier de rénovation du SI. D'ici à trois ans, nous aurons résolu les sujets de génération de documents Office depuis les applications métier. A cet horizon, nous envisageons l'abandon de la suite bureautique". "C'est la question que se posent toutes les entreprises : sont-elles obligées de conserver des postes de travail lourds et leur suite bureautique sur la totalité de leur parc ?", commente Laurent Gasser. D'autant que Google promet, de son côté, de s'approcher au plus près des fonctionnalités d'Office avec ses Docs (intégré aux Apps).

Tableaux de bord dans le nuage

Autre volet intéressant du projet du spécialiste de la retraite complémentaire : l'usage des App Engine (plate-forme de développement cloud de Google). La société prévoit de bâtir ses tableaux de bord de reporting interne en utilisant les outils de la société américaine. Ce qui nécessite de collecter des informations dans les systèmes métier de Malakoff Médéric. "Aujourd'hui, nous utilisons Access, 4D parfois Excel pour ces besoins de reporting, commente Pol Evlard. L'idée consiste à exploiter les API de Google pour nous brancher sur notre bus applicatif et mettre en forme ces données dans Google Apps ou via un développement effectué avec Java (supporté partiellement dans App Engine, NDLR)". Pour Laurent Gasser, ce type d'usage est étudié dans pratiquement tous les déploiements : "Google fournit un outil - Data Connector - pour publier des données dans Sites, l'outil de création de sites Web. Des données qui sont simplement affichées par l'outil et pas stockées. Ce type d'usage amène des économies très importantes dans la création d'applications Intranet ou pour gérer le mode projet".

Sur ces développements autour des Apps, Malakoff Médéric vise l'indépendance à terme, en misant sur la formation des collaborateurs de la DSI. Idem sur le support technique, où, côté GIE informatique (SI2M), deux personnes seront dédiées à temps plein à la plate-forme Google (en plus des tâches incombant aux gestionnaires de parc ou aux équipes sécurité). Idem encore pour l'accompagnement des utilisateurs, où 6 personnes en interne ont été affectées à ces tâches dans les deux ans qui viennent. "On a mis le paquet sur ce sujet, estime Pol Evlard. Ce sont aussi ces salariés qui sont chargés de la formation, via des vidéos". Des vidéos publiées... grâce à un module spécifique des Google Apps (Vidéo for Business).

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