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BI : 4 recommandations pour créer des rapports efficaces

Les entreprises font les mêmes erreurs lorsqu’elles créent leur reporting. Mico Yuk, spécialiste en BI, vous évite de tomber dans ces pièges.

Aujourd’hui toutes les entreprises ont mis en place au moins un système de reporting et de BI. Et presque toutes ces entreprises font finalement leur reporting de la mauvaise façon. « Beaucoup de jolis déchets sont aujourd’hui produits », raconte Mico Yuk, dans une présentation qu’elle a tenue lors de la conférence Real Business Intelligence.

Pour Mico Yuk, qui est la CEO du cabinet de conseil BI Brainz,  la plupart des entreprises créent des rapports problématiques qui en diminuent la valeur. Selon lui, le monde de la BI a passé ces dernières années à rendre ces rapports plus attrayants visuellement. Mais un bon rapport est bien plus que cela. Et de nombreuses entreprises font la même erreur. Ces erreurs amoindrissent l’efficacité des systèmes de BI. Avec quelques ajustements mineurs, cela pourrait être réglé. Voici quelques conseils pour y parvenir :

1 - Limiter le nombre d’indicateurs pris en compte

Mico Yuk est souvent confrontée à des entreprises qui prennent le mesure d’au moins 20 indicateurs de performances (KPI – Key Performance Indicator) dans leurs rapports. Un nombre plus adapté serait de l’ordre de 5, voire moins, explique-t-elle. Prendre le pouls de 10 (ou plus) KPI devient une forme de distraction car le cerveau humain ne peut tout simplement pas trier et interpréter autant  d’informations en même temps.

2 – Les KPI doivent avoir des noms pertinents comportant des actions à réaliser

Trop d’entreprises donnent encore des noms neutres à leurs KPI - « ventes » ou « revenus ». Le problème, confirme Mico Yuk, est que de telles nominations ne comportent pas d’appels sur les actions à réaliser. Personne ne sait ce qu’il a à faire lorsqu’il consulte l’indicateur « Vente ». Les KPI doivent donc être nommés en fonction de l’action à réaliser – par exemple « ventes nécessaires pour atteindre l’objectifs », explique l’analyste. « Si vous nommez vos KPI ainsi, vous allez rendre les rapports moins ambigus ».

3 – Rester centrer sur ce qui compte

Les employés apportent beaucoup d’intérêt à la présentation de leur rapport. Ils organisent des réunions à répétitions pour discuter de l’aspect graphique et déterminent des bonnes pratiques sur le type de tableau ou diagramme à proposer aux utilisateurs. Toutefois, affirme-t-elle, il est rare que le choix de la mauvaise couleur ait eu un impact sur une mauvaise prise de décision. Elle recommande alors de passer plus de temps à suivre les bonnes métriques, celles qui ont un impact réel,  plutôt que de rester concentrer sur les aspects liés au design.

4 – Utiliser ses propres mots

Nous avons tous entendu le conseil suivant lors de présentation : « un dessin vaut mieux qu’une parole ». Avec le système de reporting, cela revient à créer des visualisations qui limitent le verbiage et livre une vision de certains KPI. Mais selon Mico Yuk, cela ouvre la porte à l’interprétation. En laissant les personnes donner leurs propres visions, les interprétations deviennent inévitablement subjectives. L’analyste recommande alors d’imposer une explication orale des visualisations pour couper court à ces interprétations. « Il est un mythe : les dataviz ne doivent pas être accompagnées de textes », explique-t-elle. « Mais vous devez ajouter du contexte dans les graphiques, autrement vous vous ouvrez à toutes formes d’interprétations. »

 

Dernièure mise à jour de cet article : juillet 2017

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