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Il est temps de déployer une solution de partage de fichiers d’entreprise

Les éditeurs sont très près de proposer des produits de partage et de synchronisation de fichiers pour entreprise idéaux. Les gains de productivités promettent une rentabilisation rapide des investissements.

par
  • Matt Schultz
Publié le: 05 mars 2015

Les entreprises comme les employés peuvent très largement retirer des bénéfices d’une solution de partage et de synchronisation de fichiers (EFSS, Enterprise File Sync-and-Share). A charge pour les DSI d’évaluer plusieurs facteurs au moment de choisir un système d’EFSS comme alternative aux services de stockage en mode Cloud que les employés utilisent probablement déjà.

Il s’agit dès lors de mettre en balance les bénéfices de l’EFSS – en tenant compte des gains de sécurité et de contrôle sur les terminaux qui y accèdent –, et les ressources nécessaires à l’acquisition et à l’administration du nouveau système.

Pour et contre

Les systèmes d’EFSS intègrent une console d’administration et une interface utilisateur qui donnent accès à un entrepôt de données corporate, comme Microsoft SharePoint. Le principal avantage est que la DSI donne là aux utilisateurs un moyen d’accéder à leurs fichiers de n’importe quel endroit. Ce qui peut ouvrir ses effectifs à la mobilité. Toutefois, tous les collaborateurs ne rayonneront pas d’enthousiasme. Parmi les réticences courantes, on relèvera la difficulté liée à l’apprentissage d’un nouveau logiciel, et la taille d’écrans de terminaux mobiles qui rendent plus difficile de véritablement travailler.

Mais, globalement, les services d’EFSS sont très prêts de fournir le parfait scénario tant pour la DSI que pour les utilisateurs finaux lorsqu’il s’agit d’accès mobile aux données.

De nouveaux éditeurs apparaissent régulièrement, offrant de multiples niveaux de contrôle sur les fichiers, ainsi que des moyens de partage, de consultation et de modification de fichiers à partir d’une multiple de types d’appareils.

Comme l’EFSS transforme l’entreprise

Pour pleinement tirer profit de l’EFSS, les organisations ont besoin que leurs fournisseurs historiques commencent à penser mobilité en priorité. Microsoft, notamment, a fait des progrès en ce sens, proposant désormais des versions mobiles d’Office, intégrées à Dropbox. Mais il reste beaucoup de chemin à parcourir.

De leur côté, les DSI devraient réfléchir à l’endroit où elles enregistrent les fichiers. La plupart des entreprises ont suivi la même voie au fil des ans, mettant régulièrement à jour leurs outils technologiques existant. La sauvegarde de fichiers a ainsi commencé par se faire sur les disques durs de PC, avant d’être migrée vers des serveurs. Après cela, beaucoup ont déployé un environnement SharePoint – qui est clairement conçu pour le poste de travail classique. Si les entreprises pouvaient tout reprendre de zéro et déployer directement un EFSS, elles augmenteraient la collaboration et la productivité de leurs collaborateurs.

Même avec toute la complexité et les différentes options disponibles, il est essentiel de fournir à ses employés un système d’EFSS pour maximiser les capacités d’accès distant et de travail collaboratif. Et si le coût d’un tel système n’est pas insignifiant, les gains de productivité devraient plus que le compenser.

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