Office 365 : points clefs à vérifier pour bien préparer un projet de migration

Migrer vers Office 365 n'est pas seulement une question de matériel et de coûts de licence. Vous devrez également tenir compte de la productivité et des coûts du support de l’infrastructure.

Extrait du Guide Essentiel :

Guide de migration vers Office 365

Sections de ce guide

  1. Avant la migration
  2. Licences
  3. Hybridation
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Alors que Microsoft met en œuvre ses stratégies cloud-first, la progression d’Office 365 continue de s'accélérer. Selon les estimations de Skyhigh Networks Inc., le ratio des utilisateurs professionnels actifs sur Office 365 est passé de moins de 7% à plus de 22% entre 2015 et 2016.

Cette croissance devrait se poursuivre, mais il est tout de même important de noter que la majorité des utilisateurs restent « sur site ». L'objectif de Microsoft est de changer un existant - où la majorité de ses utilisateurs sont sous licence - pour aller vers un mode SaaS. Mais ce chemin n’est pas si simple pour les clients.

En tout état de cause, les décideurs qui envisagent cette migration vers Office 365 Online doivent garder à l'esprit que le coût total de possession (TCO) de leurs outils de productivité n'est pas seulement lié aux licences matérielles et logicielles. Il y a un certain nombre de considérations de coûts qu'ils doivent garder à l'esprit pour maximiser les économies et minimiser les effets négatifs.

Dans un billet de blog, Michelle Ramirez, chef de produit marketing pour le portefeuille messagerie et applications chez Rackspace, prévient que « trop souvent, les organisations voient le TCO à travers la lentille étroite des coûts de licences matérielles et logicielles. Le calcul commun comprend généralement un examen de base du coût des licences matérielles et sur site, par rapport aux coûts mensuels prévisibles des offres SaaS ».

Perturbations, interruption et baisse de productivité liées à la migration

L'un des principaux obstacles à la migration à grande échelle vers Office 365 réside dans la perception de la difficulté – réelle ou fantasmée. Ce n'est pas étonnant, si l'on considère que chaque année 44% des professionnels de l'informatique vive l’épreuve d'une migration ratée et que 43% d'entre eux ont connu des temps d'arrêt du SI (sondage de Vision Solutions).

Si les organisations ne planifient pas bien leurs migrations, cette difficulté perçue peut effectivement se traduire par des coûts bien réels - et souvent cachés.

« La migration des données est facile, mais les entreprises sont souvent surprises par le fait que migrer les personnes et les compétences est, à l’opposée, une chose difficile » explique AmyKelly Petruzzella, directrice du marketing mondial chez Binary Tree. « Une migration Office 365 requiert beaucoup d’opérations manuelles. Du coup, beaucoup de projets ont des retards, des temps d'arrêt et dépassent leur calendrier et leur budget ».

Elle prévient que la facture liée aux problèmes de migration de 5.000 utilisateurs peut rapidement grimper. Binary Tree estime qu'une heure d’interruption provoque en moyenne $116.000 de pertes. Un retard d'une semaine représenterait également entre 20.000 $ et 40.000 $ pour gérer les problèmes liés au dépassement.

Coût du support et d'amélioration de l’infrastructure

Il est important de se rappeler que les utilisateurs ont l’habitude du niveau de performances d’applications gérées localement à partir de systèmes sur site. Si les entreprises veulent éviter des problèmes de productivité pendant et après une migration vers Office 365, elles devront planifier des solutions en conséquence, avec des mises à niveau appropriées de l'infrastructure pour prendre en charge un Cloud.

Cela peut nécessiter des investissements et de trouver des fournisseurs de services Internet qui auront une influence sur le coût total de possession.

Un gros écueil sur ce point est de migrer avec une bande passante insuffisante. « Le Cloud requière une grande vitesse [et] une large bande passante. Si vous vous lancer, vous avez besoin de plus que d'une connexion stable pour vous prémunir contre les pannes d'internet », prévient William Warren, propriétaire d'Emmanuel Technology Consulting.

Complications hybrides

Selon Skyhigh, plus de 90% des entreprises ont migré une centaine d’utilisateurs vers Office 365 l'an dernier. De toute évidence, la plupart sont en train de mettre le bout d’un orteil dans l'eau pour prendre la température avant de passer à une adoption à plus grande échelle.

Pour beaucoup, la stratégie à long terme consistera à réduire progressivement le nombre d'utilisateurs sur site pour les passer dans le SaaS, mais certainement via un passage par la case hybride. Cela pourrait ajouter des coûts à l'équation, tant du point de vue du soutien technique que de l'octroi de licences.

« Même après avoir déplacé certains systèmes, il se peut que vous continuiez à reposer sur une architecture hybride », analyse AmyKelly Petruzzella. « Ce qui implique que votre équipe IT doit être à la fois experte en informatique traditionnelle et en Cloud. Or il est rare qu'un tel niveau d'expertise unique existe en interne. »

Par conséquent, il faudra soit embaucher des talents pour combler les lacunes, soit faire appel à un fournisseur pour accompagner la transformation sur le long terme.

Une autre considération sur l’hybridation concerne le licencing. Il y a des années, Microsoft a introduit l'option Client Access License (CAL) Bridge pour aider les clients qui possèdent des accords d'entreprise pour les licences perpétuelles à progressivement transférer les utilisateurs vers Office 365.

« Les licences CAL Suite Bridges de Microsoft sont utilisées lorsque vous passez d'une CAL sur site à une association comparable de produits et de services en ligne. […] Les CAL Suite Bridges permettent aux clients de CAL Suites existantes de conserver leurs accès actuels aux produits de ces CAL Suite qui n'ont pas de licences dans le service en ligne correspondant », explique Microsoft.

Mais les entreprises doivent garder à l'esprit qu'il y a un peu plus de 18 mois, Microsoft a changé les termes du CAL Bridge pour un modèle d'abonnement par utilisateur. Une augmentation du nombre d’utilisateurs ne peut plus se faire par le biais des licences perpétuelles, mais directement sur Office 365.

La préparation est votre meilleure assurance

Les experts s'accordent généralement à dire que la clé d'une migration réussie - et rentable - vers Office 365 est la préparation.

« Avant toute migration, une évaluation complète du matériel, des logiciels et des taches existants doit être effectuée », conseille William Warren. « Sinon, vous allez tâtonner, ce qui conduira immanquablement à des retards, des problèmes et des dépassements de coûts ».

Il avertit également qu’avant de s'associe à un consultant ou à un fournisseur de services, une entreprise doit s'assurer auparavant qu'elle n'a pas été « attirée par le chant des sirènes du Cloud » et qu'elle est vraiment prête à sauter le pas après avoir comparé toutes les options.

Dernièure mise à jour de cet article : octobre 2017

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