Comment Atkins Global a divisé ses coûts de maintenance Oracle (en repoussant son passage au Cloud)

If it ain’t broke…

C’est le cas d'Atkins Global, dont les bureaux américains utilisent Oracle eBusiness Suite 11.5.10 (EBS) – et leurs collègues britanniques lui ont préféré le progiciel JD Edwards. La fin prochaine du support d'Oracle eBusiness Suite 11i fait dire à Randy Martin, directeur des systèmes d'entreprise d'Atkins Global, que sa « stratégie est de migrer l'ensemble de l'entreprise vers la plateforme Cloud Fusion… à l'horizon 2020. Nous n'avons trouvé aucun argument convaincant pour passer à la version 12 d'EBS. »

Outre le coût du logiciel, le passage à la version 12 aurait constitué une mise à jour majeure, impliquant plusieurs mois de travail pour la mise en œuvre et le test des nouvelles fonctionnalités.

« La version d'eBusiness Suite que nous utilisions arrivait en fin de vie et nous allions devoir payer davantage pour une assistance réduite, explique-t-il. Procéder à la mise à niveau uniquement pour conserver un niveau d'assistance acceptable était un véritable non-sens économique. »

Oui mais voilà, Atkins Global avait besoin de prolonger de quatre ans la maintenance de son ERP Oracle 11i pour se préparer à la migration vers Oracle Fusion.

Oracle propose bien à ses clients une offre de reprise s'ils acquièrent Fusion. Mais, d'après Randy Martin, l'offre n'était pas rentable au regard du calendrier que s'était fixé Atkins : une migration mais pas avant 2020.

Un prestataire tiers pour la maintenance Oracle...

Randy Martin explique qu'Oracle lui demandait 500 000 dollars par an pour assurer la maintenance de l'ERP Oracle 11i, alors que Rimini Street, prestataire tiers, proposait ses services pour moitié moins. « Nous allons économiser 250 000 dollars par an pendant quatre ans. Rimini sera amorti même si nous perdons l'offre de reprise proposée pour l'achat de Fusion », calcule-t-il.

La transition d'Oracle à Rimini Street s'est faite en douceur. « Notre système était assez stable et nous n'avions que rarement recours à l'assistance d'Oracle ; nous n'ouvrions que peu de tickets d'incidents auprès d’eux. »

Le problème majeur réside dans la gestion des correctifs comme l'a bien montré le procès entre Oracle et Rimini Street : le tribunal du Nevada a jugé que l'hébergement des correctifs logiciels des clients sur les serveurs de Rimini Street constituait une violation des droits d'auteur d'Oracle.

« Nous avons étudié le jugement en détail pour en dégager les points litigieux, confie-t-il. En termes de droits de licence, il s'agissait de s'assurer que les correctifs restaient bien sur nos serveurs. »

« Pour éviter un contentieux, explique Randy Martin, nous devions capturer tous les correctifs d'Oracle qui étaient mis à notre disposition. ». Il nous a fallu plusieurs semaines pour identifier et copier ces correctifs qu'Atkins était en droit de de détenir. Ils ont été téléchargés puis stockés dans le Cloud d'AWS.

Atkins a dû faire une extrême confiance à son partenaire Rimini Street. C'est en effet lui qui s'est chargé de l'inventaire initial des logiciels Oracle déployés et qui s'est assuré d'identifier tous les correctifs officiels susceptibles d'être utilisés au cours des quatre années du contrat de maintenance.

Mais il arrive toujours un moment où l'entreprise doit procéder à des modifications, par exemple pour se conformer à une nouvelle loi. Le module des comptes fournisseurs constitue un exemple récent, poursuit Randy Martin.

« Ce module a été affecté par les mises à jour fiscales règlementaires, les déclarations 1099 des sous-traitants pour les services fiscaux américains. C'est l'un des domaines où des correctifs spécifiques doivent être créés » rapporte Randy Martin. Rimini Street devait se tenir prêt à proposer ces correctifs à Atkins.

... qui permet de passer à Fusion à petits pas

Atkins Global a décidé d’adopter un déploiement graduel vers Fusion, en commençant par la gestion des ressources humaines. En refusant entre temps de migrer son ERP 11i obsolète vers une autre plateforme prise en charge, l'entreprise a économisé des sommes considérables. De plus, en confiant l'assistance des produits à un tiers, l'entreprise a pu réduire considérablement ses coûts annuels de maintenance logicielle.

Rory Canavan, auteur de SAM Process Kit, l'affirme : « il est inutile de plonger dans le Cloud si vos logiciels existants fonctionnent correctement. Sans nécessité absolue de migrer vers Fusion, les clients restent très souvent fidèles à leurs logiciels existants. »

À supposer que les entreprises personnalisent un tant soit peu leur version d'eBusiness Suite en fonction de leurs processus, la migration vers Oracle Fusion risque fort de s'étendre sur plusieurs années. Mais quoi qu’il en soit, que les DSI décident ou non de migrer vers Fusion, il est de leur intérêt, comme Atkins Global l'a compris, de confier l'assistance des produits Oracle à des tiers. Tellement le retour sur investissement est rapide.