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Box Relay: Box refond entièrement son outil d'automatisation de workflows

Box a remodelé Box Relay. Le spécialiste de la gestion de contenus va intégrer l'outil d’automatisation de workflows plus intimement à sa plate-forme. Et le destine à un usage en libre-service.

L'outil d'automatisation de Workflow de Box a subi une refonte majeure. L'éditeur a refondu Box Relay pour mieux l'adapter aux équipes métiers des organisations qui cherchent à concevoir des workflows documentaires personnalisés, sans passer par l'IT.

L'éditeur avait sorti Box Relay en 2016, à la suite d'un projet conjoint avec IBM. Box souligne aujourd'hui qu'il a presque entièrement refondu l'outil pour qu'il fonctionne de manière native sur sa plate-forme.

Cette nouvelle version est une nouvelle tentative de l'éditeur de combler une de ses lacunes dans l’automatisation de workflows - un domaine que Box (et d’autres fournisseurs d'EFSS) - ciblent en gérant la production de documents comme les contrats, les documents juridiques ou RH.

« Historiquement, ils avaient une lacune, même si [Box n'est] certainement pas le seul sur ce point précis. Je pense donc qu'il est important qu'ils aient réalisé cet investissement pour combler ce manque », analyse Cheryl McKinnon de Forrester.

Box s'attaque aux gros de la gestion documentaire

Cheryl McKinnon ajoute que la modernisation de cet outil était essentielle pour que Box fasse le poids face aux gros du marché comme Microsoft, OpenText ou Hyland Software (OnBase), qui dominent la gestion documentaire depuis deux décennies maintenant.

« Il est vraiment important de poursuivre sur cette voie du traitement de cas plus complexes, avec des volumes plus importants et la possibilité de transférer du contenu de certains anciens systèmes sur site vers le cloud de Box », ajoute-t-elle.

La nouvelle version de Box Relay, dévoilée le 22 mai, est en beta test chez quelques dizaines de clients. Elle devrait être disponible le mois prochain, promet Box.

Avec Box Relay, Box cible les processus documentaires lourds comme les validations de contrats, l'intégration et le départ des employés et des contractuels et les appels d'offres dans le secteur public.

Avec ce qu'il appelle « le tout nouveau Box Relay », l'éditeur permet à des équipes transverses de collaborer. « Souvent, aujourd'hui, ces processus sont gérés de manière très manuelle, avec des échanges de mails », constate Varun Parmar, VP Produits chez Box. « C'est un gros problème de conformité réglementaire », prévient-il, en particulier pour les appels d'offres publics dans lesquels l'audibilité et l'historique des changements sont essentiels.

Box Relay cible les utilisateurs métiers des grandes entreprises. « Nous avons reconstruit un produit pour qu'il soit utilisable en libre service », dixit le VP de l'éditeur.

Box Relay
Des triggers dans Box Relay

Tabula Rasa

La nouvelle version de Box Relay comprend un moteur de workflow entièrement repensé, une interface utilisateur simplifiée et un menu de déclencheurs (triggers), de conditions et d'actions (outcomes).

Sont également inclus:

  • un générateur no-code de workflow;
  • des passerelles de collaboration qui permettent d'attribuer des tâches à des clients, des fournisseurs ou des partenaires externes à l'entreprise ;
  • un tableau de bord pour suivre l'évolution du workflow ;
  • une intégration plus étroite avec les fonctionnalités cloud de sécurité et de conformité de Box, et à ses API.

Box met aussi un accent particulier sur le mobile. « L'une des choses les plus importantes que nous avons ajoutées, c'est la capacité de répondre très rapidement à toutes les tâches qui découlent de ces workflow depuis un appareil mobile », confirme Jon Fan, vice-président de la gestion des produits chez Box. Il est à présent possible, depuis un smartphone ou une tablette, « de voir le contenu qui est associé à un workflow et de prendre rapidement une décision d'approuver ou de refuser une modification ».

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