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Box ouvre une bibliothèque de workflows

Pour renforcer son outil d’automatisation de gestion documentaire, Box a conçu des templates types de workflows à personnaliser. Relay s’ouvre par ailleurs aux documents externes et aux cas d’usages qui nécessitent des fichiers multiples.

Il y a un an, le spécialiste du partage de fichier (EFSS) Box repensait entièrement son outil d’automatisation de workflow documentaire, Box Relay. Ce mois-ci, l’éditeur vient de lui ajouter une bibliothèque d’une vingtaine de procédures types (des templates) pour éviter d’avoir à créer soi-même, depuis une page blanche, l’intégralité d’une automatisation.

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Ces canevas visent vingt-quatre cas d’utilisations qui vont des RH à la gestion commerciale en passant par le légal.

« Les utilisateurs peuvent facilement modifier les étapes de ces flux opérationnels, leur ajouter des pointeurs vers des contenus connexes, et assigner rapidement les bons collaborateurs et les bonnes tâches avant de les lancer [sans passer par l’IT] », vante Box dans son communiqué.

Box donne comme exemple celui d’équipes juridiques qui peuvent choisir parmi des modèles pour examiner et approuver des contrats clients ou contrôler les communications externes sensibles.

En plus de ces canevas à personnaliser, les workflows peuvent désormais concerner plusieurs documents.

« Les utilisateurs peuvent regrouper plusieurs contenus pour les intégrer dans un flux opérationnel, et les assigner en bloc pour examens et approbations », confirme Box. La prise en charge de plusieurs fichiers simplifierait, selon l’éditeur, des processus comme les lancements de produits, les demandes fournisseurs, la gestion des notes de frais et de nombreux cas de figure de gestions documentaires RH.

La bibliothèque de workflows de Box Relay
La bibliothèque de workflows de Box Relay

Enfin, Box Relay va bénéficier d’une intégration avec la nouvelle fonctionnalité « File Request ». File Request ouvre – en partie – Box à des acteurs extérieurs à l’entreprise qui peuvent, à la demande d’un membre interne, déposer des documents sans avoir de compte.

« Un client de Relay pourra associer une demande de fichier (préalablement configurée) pour agir comme un déclencheur de workflow dans Relay. Il pourra aussi spécifier des règles en fonction des métadonnées des documents ainsi soumis afin d’acheminer et de traiter la demande initiale de manière appropriée », ajoute Box.

Par exemple, lorsqu’un fournisseur télécharge une proposition dans un dossier particulier, un flux opérationnel de Relay peut automatiquement être déclenché. Le workflow déplacera la proposition vers tel ou tel autre dossier en fonction des métadonnées du document, puis il attribuera des tâches, en leur fixant des délais, aux bonnes personnes et/ou aux équipes prévues, pour qu’elles examinent et/ou approuvent la proposition.

La prise en charge des workflows documentaires qui nécessitent plusieurs fichiers sera effective la semaine prochaine. La bibliothèque de templates et l’intégration ave File Request sera opérationnelle début août. Box promet de ne pas facturer de supplément pour ces nouveautés.

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