Audits de licences SAP : trois conseils pour éviter les mauvaises surprises

Pour éviter les pièges de ce qu’il appelle les « abus de l’audit de licences », l’USF travaille sur un livre blanc dont il dévoile en avant-première les premiers conseils face à des pratiques qu’il considère comme de plus en plus « agressives » et « contestables ».

Un audit de licence n’est jamais une partie de plaisir. Souvent mal, voire très mal vécue, les mauvaises expériences ont poussé l’association des Utilisateurs SAP Francophones (USF) à se pencher sur le sujet en février 2016 avec la création d’un groupe de travail dédié.

Résultat, Un Livre Blanc sera édité à la fin de l’année. Mais face à la recrudescence de ce que l’USF qualifie d’« audits et de redressement abusifs », ce groupe de travail a décidé de donner trois conseils dès aujourd’hui.

« Nous sommes contactés depuis plusieurs mois par des utilisateurs SAP échaudés par des audits de licences particulièrement agressifs, ayant pour conséquence des redressements qui sont chiffrés pour certains en dizaines de millions d’euros » confirme Claude Molly-Mitton, Président de l’USF.

Des pratiques qu’il condamne avec virulence. Pour lui, « [elles] s’apparentent très fréquemment à une stratégie d’obtention de compléments de revenus commerciaux ».

Conseils pour « se protéger des pièges des audits »

Premier conseil. En amont, il convient de définir contractuellement - « et très clairement » insiste l’USF - les clauses d’audit. Ces précisions doivent porter sur la fréquence, sur le processus de déroulement, sur les métriques mesurables et enfin sur le mode d’application des remises contractuelles en cas d’achat complémentaire de licences.

Pendant l’audit, l’association invite fortement à « ne pas fournir d’information ou de document non indispensable ou dont on ne connaît pas exactement le contenu », comme par exemple, les cartographies applicatives ou des flux de l’entreprise. Un deuxième conseil sous forme de prudence donc.

Enfin, en aval de l’audit, l’USF conseille de demander formellement à SAP un document de clôture de l’audit.

Et surtout de ne pas accepter le démarrage d’un nouvel audit sans avoir clôturé le précédent.

Des pratiques qui impactent S/4HANA

Le principal enseignement de l’USF reste qu’en matière d’audit, l’essentiel se joue sur la phase amont, « en fonction des dispositions que les clients prennent avant même le démarrage du processus par l’éditeur » précise Patrick Geai (La Poste), Animateur du Groupe de Travail.

« Pour aider les utilisateurs confrontés à ces situations, l’USF a souhaité délivrer dès maintenant ces premiers conseils pratiques, afin de se protéger des pièges des audits », martèle l’association. Qui met par ailleurs en garde SAP sur ces pratiques commerciales qu’il qualifie, noir sur blanc, de « largement contestables ».

« La situation de tension qu’elles créent avec les utilisateurs nous paraît peu constructive, alors même que SAP tente de convaincre ses clients d’adopter sa nouvelle solution S/4HANA », conclue Patrick Geai. Comme une menace ?

Dernière mise à jour de cet article : juillet 2016

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